第15号：トクイテンで大事にしている「すべてのことが明文化されていること」について（2021年12月17日配信）
💡過去に配信したトクイテンメルマガを再投稿したnoteです。面白いなと思ったり、気がついたことがあればぜひ、SNSなどで感想をお願いします！
こんにちは、トクイテンの豊吉です。自宅のコンポストが水浸しになり、今週はそれを乾かすために混ぜ続けています。
さて、今週は前々回に続き会社で大事にしていることの紹介です。今回は「すべてのことが明文化されていること」です。
私は前職を含めると10年以上リモートワークには親しんできていますが、それに副業の解禁ラッシュが拍車をかけて、ますますバラバラの場所、バラバラの時間でチームワークを発揮することが求められるようになったと感じます。（求められてはないかもしれませんが、そのような対応準備ができている会社が求職者には選ばれるようになっていくでしょう）
そこで必要なのが文書ベースの仕事です。一緒の時間に集まれなくても、すぐに声をかけることができなくても全員が同じ情報を持って仕事をするためです。
今トクイテンで文書化できているのはこの辺りです
会社入社時の説明
会社で大事にしていること（ミッション・バリュー）
ロードマップ・事業の数値計画（副業含め全員に公開）
進行中のプロジェクトとその目的
メンバー一覧と各自の自己紹介
SlackやNotionなどのツールの使い方の社内ルール
プロジェクトの作り方
すべてのミーティングの議事録
あと、これは私が始めたことではないのですが広報のためのFAQというのも整理してもらっていていてこれも素晴らしいなと思っています。
「社名の由来は？」「今後の計画は？」「どうしてXXをやらないんですか？」こういったことは何回も聞かれることです。これらをきちんと文書化しておくことで社内の誰でも発信が可能になります。
他にも細かいところだと会社の住所やロゴの画像の場所などもすぐに参照できるようにしておきます。今だと社内で使っているチャットで自動でキーワードに反応してbotが教えてくれるように設定しています。
このように「２回以上誰かが聞くこと」を文書化しておけるかどうか、それが大事だと考えられるかどうかが大きな差になると私は思います。
一方でまだ今後できそうだと思っているのは意思決定を文書でやることです。多少リスクのある決定だとどうしても対面でしたくなりますが、過去を振り返ってみると反対意見のある決定事項というのはそれほど多くありません。であれば事前に文書で話し合い、どうしてもずれがあるようなものだけ対面などで対処するということにしたほうが良さそうです。それで意思決定の精度や正しさのようなものが多少減ることはあるかもしれませんが、全体のスピードが上がることのメリットの方が上回る予感がしています。
こちらは事前に文書を用意して「こちらに書きましたので反対意見や心配事があれば書いてください。なければこれで決めます」というようなことを試し始めています。
明文化されていないことを文書に落とし込んでいくのは手間です。しかし組織が多様性も確保しながら一定のスピードを持って拡大していくには必要なはずです。ソフトウェアが書いたコード通り動くように（私も含め）組織も文書の通りに動くはず。そう信じて今後もどんどん明文化を進めていきたいと思います。
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