幹事のお仕事

等々力小学校PTA役員会の幹事のお仕事について説明します。

令和５年度の組織図

幹事って何をするの？

　主な仕事は以下の通りです。
◆PTA会員の名簿の作成・更新作業
◆資料作成（PTAだより・総会）
◆役員会の議事録作成
◆とどろき会幹事補佐　※とどろき会の概要はPTAのしおり参照
◆新入生へのPTA関連書類の配布
◆転出・転入生対応　

学校に行く頻度や活動時間帯は？

　時期により仕事量に差があります。
【4、5月（繁忙期）】
・複数の仕事が重なり、作業量が多い時期です。
・週３〜４日（１日２、３時間）作業を行うこともありました。
※名簿作成の仕事は、学校（PTA室）でのみ作業可能です。
【６月以降（通常期）】
・一気に仕事が落ち着き、月３日程度の作業になります。
・毎月の役員会の議事録作成、転入出生への対応や、名簿の更新などを行います。
【年度末から次年度入学式まで（繁忙期）】
・新入生向けの資料の準備など、学校での作業が多くなります。　

幹事は何人いるの？

　幹事は２人います。
　例年おおまかに「名簿担当」と「資料（PTAだより・総会）＆議事録担当」に役割分担しています。「名簿担当」はPTA室（PTA室のパソコン）で作業、「資料・議事録担当」は自宅（自分のパソコン）で作業できます。
　その他の業務は適宜分担して行います。

幹事をやってよかったことは？

　子どもたちのことを第一に考えて活動されている先生方、役員や委員のみなさんと一緒に仕事をできた点が、幹事をやって良かったなと思える点です。
　また、学校で作業する日は子どもたちの様子を垣間見ることができ、家庭で子どもと学校について話す機会が増えました。

幹事を務める中で大変だったことは？

　4、5月は複数の仕事が重なり作業量が多いです。
　学校に行って確認することも多く、回答や書類待ちで作業が中断してしまい期限に追われることもありました。
　また、伝統的に長い間やってきた業務が多く、業務改善する際には、どう変えたいか他の役員さんに説明してきちんと話し合って、変えていく必要があります。

※令和５年度業務改善の例①：PTAだよりの発行

【変更内容】
①役員会・委員会の活動報告・活動予定の掲載の廃止（５月の総会資料に1年分まとめて掲載）
②ワードでの作成廃止（必要な情報をマチコミ本文に掲載したり、エクセルデータを添付する運用に変更）
【変更しようと思った理由】
　必要な情報をコンパクトに見やすく、かつ効率的に短時間で作れるようにしたいと思いました。今はスマホで見ることが多いと思うので、紙ではなく配信方式にしたいと思いました。

※令和５年度業務改善の例②：PTAだより発信方法の変更

【変更内容】
　地域の方たちへの紙媒体でのPTAだより発送をやめて、ホームページの掲載内容をご覧いただく案内に変更しました。
【変更しようと思った理由】
　PTAだよりの簡略化に伴い、見たい情報をいつでもスマホ等でコンパクトに見られるよう、紙媒体の発送ではなくホームページ掲載の案内に切り替えたほうがよいと思いました（結果、作業量も減りました）。

幹事におすすめの方

◆繁忙期は週３日程度、通常期は月に３日程度、平日日中に学校に来る時間が取れる方。
（自宅で作業できる業務もありますが、年度初めや年度末は学校でやる作業も多くなります。）
◆簡単なタイピングができる方
◆（できれば）自分のパソコンを持っている方
◆等々力小学校のことをもっと知りたい！色々な保護者と知り合いたい！方

次に幹事になりたい人に向けての一言

　４月、５月は分からない中で期限のある仕事をこなすので大変でしたが、2人で手分けしたり、協力しながら頑張りました。また、前年度の幹事さんも、引き継ぎ後でもPTA室に来ていろいろ教えてくださり、乗り越えることが出来ました。
　大変な部分もありますが、PTAを影で支えているという自負や、やりがいを感じながらお仕事ができると思います。来年度も色々相談にのりますので、もし、少しでもやってみようかなと思われたらぜひ手を挙げてみて下さい。
　幼稚園等とは違い学校は各家庭との距離が遠く、自分から一歩を踏み出して知り合わなくてはいけなかったですが、PTAに入ることで他のPTAメンバーとの距離も自然に近くなり、学校生活を保護者として楽しめるようになりました。色んな学年の方といろいろ聞いてみたいなって思われる方、ぜひオススメです。