Slackのみで稟議完結

今回作ったもの

Slackとkickflowを用いて、申請者にワークフローサービス（kickflow）を認識させる事なく、稟議を完了させる。

レシピ

トリガー：Slackワークフロー
ワークフロー：kickflow
繋ぎ込み：GoogleAppsScript

作った経緯

・特定部署しかワークフローサービス（kickflow）を利用してない　→　稟議ってどうやって起票するんだっけ？　→　kickflowを使え？どうやってログインするの、どうやって起票するの、どうやって・・・　
からの
Slackから稟議が起票できると良いなぁ　→　私が作りました

突然、利用してないサービスをいきなり使えと言われても混乱します。
それなら、日常的に利用しているSlackで何とかしたい。
そんな気持ちで作りました。

メリット

・稟議申請者のアクセス先は、Slackのみ（起票→完了まで）
　なのでもう迷わない。
　人数分のkickflowライセンス買い足しもいらない（小声）。
・承認者もSlackのみで完結（※）
　秒速の承認を実現。
　※一部、特殊なワークフローを組んだ場合のみ、該当パターンのAPIが作成されていないため、承認者がkickFlowへログインして作業する必要あり（2021/07/01時点）

デメリット

・GASの箇所がボトルネック（エラー吐いても申請者は成否が不明）
　そのため、申請が成功したか確認するステップが必要
→弊社では、Slackワークフローにて最初の承認者へ申請アラートを飛ばして漏れを防いでいます。

注意ポイント

今回作ったワークフローは代理申請という形になります。
個人アカウントで発行したトークンを利用するので、全稟議がトークン発行者からの申請と見なされます。

稟議は基本的に「職務権限規程」をベースに作られるため、
”誰が申請したか”
”どの規程をベースとしたワークフローを用いたか”
”誰に承認されたか”
が重要となります。
”誰が申請したか”の部分が全て代理申請となるので、
エビデンスが必要となる稟議には向いておりません。

例えば、秘書さんが役員の経費申請を代理で行うとか
経理が代理申請していた小口現金精算を、本人に申請させるとか
オリジナルワークフロー（規定関係なし）に利用するとか
そんな使い方になるかと。

作ってみよう

では実際に作っていきましょう。

今回は、
申請者はGoogleフォームから申請　→　Slackの総務チャンネルに転記　→　記載された情報を元に総務がkickflowで稟議を起票　→　承認完了したら総務がSlackで申請者へ連絡

という流れで運用していた備品購入フローを

申請者はSlackワークフローから申請　→　承認完了　→　申請者のDM（Slack）へ稟議完了連絡

というフローに改善した時の物となります。
細かーく設定を記載すると仕様やAPIが変更された時に、この記事との乖離が大きくなるので、ざっくりベースです。ご了承くださいませ。
やった事は２つ
１：Slackワークフローの作成
２：スプレッドシートのトリガーとGoogleAppsScriptの作成

１：Slackワークフローの作成

作り方については、マニュアルが公式から出てますので、必要項目だけ。

トリガー：アップデートによりショートカットコマンドが見やすい位置にあるので、こちらからSlackワークフローを起動する設定がおススメ。

フォームの作成：稟議申請に必要なデータを入力させる、フォームを作成します。注意ポイントとしては、KickFlowのフィールドとSlackフォームのフィールドが同じ型で作る必要があります。
（とは言っても、現状はSlackフォームで選択できるフィールドタイプが限定的で、kickflow側と同期出来るのでそこまで気にする必要は無いかも）

通知：GASが動かなかった時でも稟議を検知出来る様にするため、「DMか特定チャンネル」にメッセージ投稿する処理を付けておきましょう。

転記するスプレッドシートの選択：転記する先のスプレッドシートを選択し、転記する内容をどの列に入力するのか指定します。
条件
・kickflowのフィールド順序と合わせる
・誰からの申請なのか分かる様に、申請したユーザ名を入力する行を作成
　（変数”ショートカット名”をクリックしたユーザ　でピックアップ可能）

２：スプレッドシートのトリガーとGoogleAppsScriptの作成

１で作成したSlackワークフローを実行すると、こんな感じにスプレッドシートへ転記されます。

そこでGASを以下の様に書いて、トリガーを「スプレッドシートから - 変更時」に設定。

function Welfare_request() {

//全データを取得するシート情報を取得
var spreadsheet_id = SpreadsheetApp.openById(‘SheetID’);//スプレッドシートID格納
var sheet_name = spreadsheet_id.getSheetByName('sheet_name');//シート名を格納
const lastrow = sheet_name.getLastRow();
const Kick_Data = sheet_name.getRange(lastrow,1,1,5).getValues();

var kickflow_token = "****"; // 発行したKickflow Token
var kickflow_uri = "https://api.kickflow.com/v1/tickets";　//エンドポイントを取得

//payload の設定
const payload = {
  "status":"in_progress",
  "authorTeamId":"****",
  "workflowId":"****",
  "slipItems": [],
  "inputs":[
    {"formFieldCode”:”****,”value":Kick_Data[0][0]},
    {"formFieldCode":"****","value":Kick_Data[0][1]},
    {"formFieldCode":"****","value":Kick_Data[0][2]},
    {"formFieldCode":"****","value":Kick_Data[0][3]},
    {"formFieldCode":"****","value":Kick_Data[0][4]}
  ],
};

//paramの設定
const kick_params = {
  'method' : 'post',
  'contentType' : 'application/json',
  'payload' : JSON.stringify(payload),
  "headers": { 
    Authorization: "Bearer " + kickflow_token 
    }
};
//リクエストの処理
var kick_response = UrlFetchApp.fetch(kickflow_uri,kick_params);

}

これだけ。

後は承認者がSlack上で承認するのみ。

テスト運用が成功しただけで、リリースはこれからなのですが、これで総務や申請者の負担が減れば良いな、と思ってます。

以上です。