30GBのメール

一時期96GBの大量のメールをため込んでいた私ですが、最近は30GB辺りで安定して管理できております。フォルダーの構成は前に整理した時から大幅に変わってないけど、一番業務で使用するメールを直近8ヶ月分だけ残して削除してます。今のところ大きな問題無し。1年以内のメールを削除するメリットは削除作業が早いってことです。

ちゃんと説明すると私はOutlookを使ってるんだけど、Outlookは動作を軽くするためにキャッシュデータを端末に保持する動作になってます。このキャッシュの期間っていうのが選べるんだけど、私は1年にしております。これは1年以内のメールだったらオフラインでも見られる状況ってことです。1年以内のメールを削除するのは全然時間がかからない。でも1年より前のメールはサーバー上から情報を探索して削除するのでめっちゃ時間がかる。ということになります。

大量のメールを削除する時、オンラインから削除すると本当に時間がかかって何万件ものメールを削除するのが大変なので、Outlookユーザーはキャッシュしている期間内のメールを整理しようね。キャッシュする期間を長くすればよいという考えもありますが、端末に保存するキャッシュデータが増大するので現在どれくらいメールの容量を使用しているかをふまえてキャッシュする期間を検討するとよいと思います。

あと、メールデータが多い人は端末やメールクライアントの不具合がめっちゃ多いので業務の効率下がる。そういう人にメールデータ整理した方がいいよって言っても絶対整理しないけど。