時間通りに終わるMTGは大半がクソ説
どーもこんにちは、Teccoです。
タイトルを煽ってみましたが、煽る気はないです、すみません。
聞かれることが多いので、書いちゃおう、そうすればURLを貼るだけで済む。そういう作戦です。
前提(チーム構成
弊社は関係者だけでいうと20名くらいの体制でやっていますが、コアメンバーは6名くらいで動いています。
コアメンバーは主に自社サービスの担当をしており、弊社のボクが決めた制約と誓約により、MAX週3までのコミットしか認めておりません。
詳しいことはM&Aバンクさんの動画で話しているので、気になった方はそちらをチェックしてみてください。
定例MTG概要(弊社の場合
火曜: 11:00~11:10 朝会
水曜: 11:00~11:10 朝会 17:00~18:00 スプリント振り返り・次スプリント計画
木曜: 11:00~11:10 朝会
結論、弊社の定例はこれだけです。かなり少ないかなと思います。これはあくまでウチのチーム構成・メンバーに最適化されているものでチームごとに異なります。
ちなみに月曜と金曜に入れていないのは、週の始まりの朝からMTGか〜起きれないかも、というプレッシャーを与えたくないのとあまり月金とかいうカッチリした意識がないほうが自由感あって楽しいなぁみたいな狙いがあります。
あとスプリントは月曜・金曜にやっている会社が多いかと思いますが、
- 月曜の場合：先週のこととか覚えてなくて効率悪い
- 金曜の場合：来週になったら忘れてて効率悪い
という考えから真ん中の水曜にしております。
正しいMTGとは？
一つ話題を挟ませていただきます。
いろいろな考え方があると思いますが、よくMTGをやる上で勘違いしている方が多いと思っているのは、`MTGを時間通り終わらせることは基本的に正しくないケースが多い`ということです。
MTGをやっているときに一度は耳にしたことがあると思いますが、
「時間なので終わりにしましょうか」
という一文です。
MTGを辞める理由が時間の場合は、
1. その時間まで無駄話をしていた
2. MTGの目的を果たせていないのに終わってしまった
3. 完全に時間通り終わった
のどれかになります。
3の場合は素晴らしいMTGですが、98%くらい1か2のパターンが多いかと思います。これはなにかを失っているMTGになります。
MTGでやるべきこととは
つまり本当にやるべきことは
1. の場合は無駄話になるなら時間まで来ていなくてもMTGを早めに終わらせる。
2. の場合は時間が許す限り、MTGの目的を果たせるまで続ける。
というのが本質になると思います。
もちろん、メンバーとの信頼関係・雑談を否定しているわけではありません(むしろ推奨)。しかし、その目的も果たせない無駄となってしまう時間はMTG参加している全員の作業を止めてしまうので、非常にもったいない時間となってしまうのは意識すべきかなと思います。
実際にどうやってるの？
さて、上記で説明したものをどうやっているかについても軽く触れておきましょう。
朝会のアジェンダ： 昨日やったこと・今日やること・相談したいこと(特に困っていること)
これを主にやっており、10分と一応雰囲気決めておりますが実際は、
- 50%: スムーズに進むときは5分
- 40%: 雑談が挟まるときは10分
- 10%: 共有すべきこと・困っていること・相談したいことが大きい問題の場合、30分
くらいの確率でかかります。
30分以上かかる可能性がある場合は、前提として関係者のみを集めて、別MTGに切り出す。もしくは、全体が関わることでもいったん切り上げて、別途それ専用のMTGを設ける、という雰囲気でやってます。
スプリント振り返り・計画のアジェンダ： 前スプリントでやったことの共有・次スプリントでやることの共有・成果物見せ合いっこ
(ここは真面目に書いたら1時間くらいかかりそうなので触りだけ書きます)
・前スプリントでやったこと
基本的には前回のスプリントで決めたことをやっているので、それが計画通り終わったかを確認します。
ここで大事なのは計画通り終わらなかった理由の共有をすることで、次スプリントから同じ失敗を繰り返さないことと、他メンバーへの知識共有です。
・次スプリントでやること
メンバーそれぞれが向こう1週間で何をやるかを共有しておくことによって、タスク間での結びつきを意識できるようにします。
たとえば、この機能を実装する前にデザインが必要だよね？とかの気付きでタスクの優先度や順序を決めることです。
・成果物見せあいっこ
これは弊社独自の文化かもしれませんが、自分たちがやったもので見せられるものがあれば見せるようにして、みんなで見て称賛し合う場です。これでお互いがやっていることにリスペクトが生まれ、何が得意・不得意かの把握に役立ちます。
あくまで成果報告会やレビューではないので個人開発など何でもおっけーです。
・タスク管理
今回の主題とは外れますので多くは語りませんが、チケットで管理しており、このチーム体制で1週間に大体100ほどのタスクに分割されています。タスクはカンバンで管理しており誰が何をやっているかはリアルタイムに見れるようになっております。
意味のあるMTGは個別で議論する
定例に関してはこれくらいですが、別途議論すべきMTGは必要です。
そう言っても弊社の場合はそれもある程度朝会などで解決することが多く、週に1回あるかないかくらいなペースです。
それも技術的・企画的に重たい話など以外は30分以内に終わらせるようにしているので、負担は少ないかと思います。
ここまで見てみると、MTGの時間が少なく、重要視していないのでは？と感じられるかもしれませんが、個人的にはMTGは意思決定・アイディア出し・モチベーション管理をする上でとても重要だと私は思っております。
逆に考えなければいけないことは「それはMTGという同期的な手段でなくとも解決できるものでは？」ということをなるべく非同期コミュニケーション(Slack等)で行うことです。
これをしっかり区別することと、これは私の師匠からの受け売りなのですが、MTGのタイトルをしっかりとカレンダーに定義することと、アジェンダを明確にすることです。
MTGが始まったのに
「特にアジェンダはないんですが…」とか
「なんで呼ばれたのかわかってないんですが…」とか
聞こえてきたり、思ったらそのMTGから一瞬で抜けましょう。
きっと問題ないです。
まとめ
MTGはもちろん大事だけど、大人数が関わる、とてもコスパの悪い方法になります。
MTGを開く場合は、人数を最低限に絞り、時間を奪わないように意識しつつ、なるべく素晴らしい価値のあるMTGを行えるように頑張っていきましょう。
と、書いてたら時間がなくなったのでこれくらいにしておきます。では。
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