コミュニティにゲストを呼ぶときの運営

しっぽにちは。おみーです♪(*^^*)♪
先日S!PPO定例会議に初ゲストが来てくれました。

コミュニティにゲストを呼んで意見交換などする際、お互い実りある時間をすごせることが望ましいです。そのためにどのように運営していけばよいのか、先日の初ゲスト招待時のメンバーの所感を記録しておきます。

【今回やった事前準備】
①会合方法検討
　オンライン会議サービスを使う。顔出しで話す。（事前に会議サービスはテスト済み）ZOOMだと、3者以上のミーティングは40分制限があり、いちいち繋ぎなおすのも手間なので（課金しなさいよという話もありますが、今回はとりあえずしなかった）、wherebyというWEB会議サービスを使いました。（ZOOMの方が音いいなという印象だった）

Video Calling API for Web and App Developers | Whereby

②たてつけを考える
　といっても、「自己紹介」「ビジネスプラン紹介」「ざっくばらんに意見交換」のたてつけでざっくり時間配分しかしてなかったです。（ぎちぎちに時間で縛らず臨機応変に対応しましょうという名目のもと。）

【当日の流れ】
①アイスブレイクしつつ、自己紹介しつつ、だんだんメンバー参加（仕事の関係で開始時には全員揃わなかった）
②ゲストのビジネスプランを聞く！
③それについて意見交換
④日が変わる前くらいに解散。

【運営に関する所感】
■良かった点
①ゲストとの交流。
　お互いにとって、新しい刺激になり、壁打ちになる。
②顔出し会議。
　顔が見えない相手だと特にゲスト側が不安になると思われる。ゲストが二回目以降の場合は、打ち解け具合にもよるが、なしでも良いかもしれない。


■工夫できるポイント
①ファシリテーターの負担軽減
　参加メンバーのスキル・人柄にお任せしてしまうと、場合によってはあんまり実りなかったなあ…なんてことにもなりかねません。ファシリテーションって重要ですね。でも負担がきついとみんなやりたくないし…。
　・ある程度やることフレームワーク化する
　・持ち回りでファシリテーターやる
こんな感じで負担軽減していこうと思います。やってみたら気づくこともあるだろう。
↓フレームワーク案（笑）

#フレームワーク案その1

#基本事項
基本たてつけ = 自己紹介 → テーマに関連した情報共有 → 意見交換（夢を語る・実現方式・技術などレイヤー分ける）

#各回でやること
case ステータス in
    事前準備)
        ・ゲスト・テーマに合わせて、「基本たてつけ」をカスタマイズ
        ・ゲスト・ホストに予習・連絡事項周知
    当日)
        ・タイムマネジメント
        ・沈黙してしまった時の着火剤投入
        ・カスタマイズした「たてつけ」を実行しつつ、
　　　　　　話の流れ・レイヤー大枠を踏まえ、必要に応じて脱線から戻す
　　　　　　#ここは臨機応変力ですね
    事後)
        ・ゲストへのお礼
        ・振り返り
esac

②ゲストの負担軽減
　ゲストの方のスキルや人柄にお任せしてしまうと、負担となる場合がある。（ゲストの専門分野に明るいメンバーがいる場合は、負担は多少軽減される想定。）
　事前にこんなこと話したい・質問したいという内容をゲストに伝えておいて、話の方向性がなんとなく見える状態にしておくと、参加前の不安も消えるのではないかと思います。ホスト側のふわふわ参加はよくないですね。
③時間の有効活用
　・事前予習。お互いある程度バックグラウンド理解してないと最初のうち探り探りになって時間がもったいない。
　・終わりの時間は決めておく！最後だらだらはよくない。
　・満腹になる前に終了。ちょっと物足りないくらいで終わったほうが満足感が高いので。


■案
①お酒とかおつまみとか用意して、後半はもっと雰囲気砕いても良いかも。（同じ釜の飯仲間には絆が生まれる発想より）
②会議の後にサマリをまとめて共有することで、お互い価値になるのではないかな。
③意見交換の際は、話の発散を抑えるため、夢を語る・実現方式・技術など話すレイヤーを意識してたてつけ組んだ方がいいかな。