こんな風に仕事を進めるようにしたら効率が良くなった話

こんにちは！ CASTER BIZ recruitingでアンカーをしているmutsumiです。
今回、2回目のnoteを書きました^^
4月中旬にnoteデビューをしたのですが、それから3ヶ月の間に世の中では色々なことが起こりましたね。。あまり良いニュースばかりではないですが、きっと今を乗り越えればもっと素敵な日常が戻ってくるはず！
今はその準備期間として大切に過ごさないとですね。

私事ですが、この3ヶ月の間に念願だった、わんこを我が家に迎えました♡

実際に飼ってみると、想像以上に大変なことも多々ありますが、足元で寝ているわんこの温もりに癒されながら仕事をしている時間が幸せです^^

これが、わたしにとっての最近のハッピーニュースでした♡

さて、そろそろ本題に入りますが、CASTER BIZ recruitingで働いて半年以上が経ち、担当させていただくクライアントさんも増えてきました！
それに伴い時間の配分や、タスク管理が今まで以上にわたしの課題となってきました。

今回は、わたしの場合こんな風に仕事を進めるようにしたら効率良くタスクを進められたよ！という話を書こうと思います。

まずは作業環境を整える！！

入社時は１社の担当からスタートしましたが、今では3~4社担当させていただいています。担当クライアントさんが増えたことは嬉しい反面、業務工数も増えるので、これまでの業務の進め方や、タスク管理方法を見直す必要が出てきました。

CASTER BIZ recruitingでは効率よくタスクを進めるための業務マニュアルや、ミスを防ぐためのマニュアルが整っています！
マニュアルも随時更新されるので、まずはマニュアルを確認し、先輩アンカーさんからもアドバイスをもらったりしながら、ブラウザ画面、ブックマーク、テンプレ等の作業環境を整えることにしました。

散らかっているより整理整頓されている方が、必要なものが探しやすく作業もはかどりますよね。それに、別案件の書類と取り違えてしまった！というミスも防げます。

作業環境を整えたことで、今では1~2社担当していた頃よりも、効率良く仕事が出来ていると感じています！

各採用媒体・ATSの使い方をマスターする！

アンカーにとって必須のツールですが、クライアントさんによって利用している採用媒体やATS（採用管理システム）は違うので、アンカーはそれぞれの媒体やATSの操作方法を把握する必要があります。ATSによっては媒体との連携機能があるので、作業工数削減のためにもそれぞれ機能を知っておくことは大切ですね。

以前、企業の人事として採用担当をしていた時にはエージェント経由での採用がメインだったので、利用した媒体は1～２程度でしたが、今では、色々な媒体やATSを扱う機会があります。
新しく媒体やATSを覚えることは大変ですが、それぞれの媒体の特性なども新たに知ることが出来るので、初めての媒体やATSを使用する機会があるとちょっと嬉しくなります！
企業人事をしていた頃よりも確実に各媒体やATSの知識を増やすことが出来ているので、これもアンカーの魅力だと思っています^^

タスクを見える化する！

一人で数社担当していると、時には目が回るくらい忙しくなることがあります。そこで怖いのが、タスクの対応漏れやミス。

「これも対応しなきゃ！」と思っていても、別のタスクを対応している内に忘れてしまうっということもあり得ますよね…><そんなミスを防ぐために、タスクを確実に拾って管理するようにしています。

ToDoやタスクの管理をするときに「付せん」を使ったことがある方も多いのではないでしょうか？
わたしも前職では「忘れずに対応すること！」や「対応時注意すること！」などを付せんに書いて、デスクやパソコンにぺたぺたと貼っていました。
絶対に忘れたくないものは、目に付くPC画面に貼ったりもしました(笑)

CASTER BIZ recruitingでは、「Trello（トレロ）」というツールを使ってタスク管理をしています。これがめっちゃ便利！！

簡単に説明すると、付せんを貼ったりはがしたりする感覚でタスク管理が出来るツールなのです！

タスクを一つ一つカードに登録する工数は増えますが、ボードを見れば一目で今日やるタスクが確認出来るので、タスクを拾ったらすべてTrelloのカードに登録することをMUSTで行っています。

対応したら【対応済】のリストにどんどん移動して管理をしているのですが、登録したタスクのカードが業務終了時に【対応済】に移動してスッキリする感じも達成感があって好きです^^
こんな方法でタスクを見える化することで対応漏れを防いでいます！

うっかりミスを防ぐには確認時間を惜しまない！

社会人になってから過去にこんなことがありました。
「これって、これで良かったっけ？ちょっと不安だけど、まぁ大丈夫かな。」「これやらなきゃいけないけど、今忙しいから覚えておいて後でやろう。」

・・・そんな時程やり直しやミスが発生したり、対応漏れが発生したりするのですよね…><　

「あの時確認していれば…」「メモを残していれば…」
こんな風に後で悔やんだ経験があるので、「これって？」っと思ったことは確認や相談をすること、メモに残すことを心がけています。新人研修でも教わるような基本的なことですが、事前にミスを防ぐ習慣は大切だと思っています。

そして、確認に時間は惜しみません！
特に日程調整を行う際には、日程はもちろんのこと、予約する会議室や面接官など間違ってはいけない事だらけです。
スケジュール登録や応募者さんへメッセージを送るときは、「大丈夫！」と自分が納得できるまで何度も確認するようにしています。時には指差し確認もします！

送信ボタンを押す瞬間まで緊張したりもするのですが、うっかりミスを防ぐためにも良い緊張感は必要だと思っています。

最後に…

ここまで、わたしの仕事の効率が良くなった話をしてきましたが、このほとんどがCASTER BIZ recruitingのマニュアルに記載されていたり、アンカーが普段取り入れているタスク管理方法なんですよ^^しかも、ほんの一部なのです！

これからもより良いサポートが出来るように、経験を積んでアンカースキルを上げていきたいと思います！

人事でお困りの経営者の皆様

「具体的にはどうしたらいいのかもっと知りたい」
「自社のケースに当てはめるとどうだろう？」
という方は、ぜひ無料相談会へお申し込みください！

採用に悩みを持つ企業様のご質問・ご相談をお待ちしています。何でもお気軽にご相談ください。

CASTER BIZ recruitingのサービス内容について、詳しく知りたい！という方は資料ダウンロードからお願いします。

採用に関連する情報はこちらのマガジンでぐんぐん発信していますー！

もしよければ、「スキ」やフォローしていただけると嬉しいです^^
CASTER BIZ recruitingの中のひとについてもっと知りたい方は、ZUKANのフォローもお願いします！