「2時間スケジューリング」を実際にやってみた結果...
こんにちは。マウスピース矯正サービス企業Zenyum Japan社長の伊藤です。
先日、株式会社ドリームインキュベータ代表取締役社長の三宅孝之さんの以下のnoteを読み、衝撃を受けました。
スケジュールをいい加減に作ると守る気がしません。適当に作ったものは守ろうと思いませんし、なんなら忘れてしまう。そうではなくて、ものすごく真剣に考えて作れば守れるのではないか、と思ったのです。実際、２時間ほどかけて作ったスケジュールは守れるようになりました。
大事なのは愛着が湧くほどスケジュール作りを頑張ること。
「これを守らないことは、自分を裏切ることだ！」と思えるほど、スケジュール作りにコストをかけるのです。
実はコンサルティングファーム勤務時代は、近しいスケジューリングを実施していました。毎日次の日の予定を30分刻みで立てることで、ムダな時間の削ぎ落し、および「次何しようかな？」という悩みを排除していました。特にフロスト＆サリバンに移ってからは、複数のプロジェクトを同時並行でリードすることが多かったため、このスケジューリングには本当に助けられました。
ただ、その後このような綿密なスケジューリングをすることが自然となくなっていきました。その分、時間を効率的に使えなくなってきているようにも感じていました。
そのときに、先の三宅さんの記事を拝読し、「これはすぐにでもやるべきことだ！！」と感じ、先週から開始しました。今日で実践してから約一週間が経ったので、どのようにやったのか、どのような変化があったのか、お伝えできればと思います。
どのようにやったのか
最初は紙でやろうと思ったのですが、無理でした。笑
以下のようにスプレッドシートで30分刻みで時間を設定し、各30分で何をするのか明記しました。
上記画像だと7時から17時までですが、実際には24時間分作成しています。仕事の時間だけでなく、移動時間や食事の時間などもこのスケジュールに入れています。
30分刻みで24時間のスケジュールを作ることで、1日当たり48コマ、1週間 = 7日で336コマ作れます。もちろん睡眠時間や食事の時間もあるので実際に使えるコマはこの半分の168コマぐらいかと思いますが、それでもめっちゃ多いですよね。一日や一週間でできること、多いな…！と改めて感じました。
これを作った後、プリントアウトして常に持ち歩くようにしています。それに加えて、スプレッドシートも常に開いておき、このスケジュールに沿って行動するようにしました。
作る際に注意すべきポイントは、「バッファをきちんと設けること」です。実際に2時間使ってスケジューリングをしていくと、徐々に楽しくなりテンションも上がってキッツキツのスケジュールが出来上がってくることでしょう。ただ、残念ながら完全にその通りに行くわけではなく、いろんな差し込みや急な対応が入るのが普通です。そのため、定期的に30分バッファを設け、予定外の何かが来ても軌道修正できるようにしておきましょう。このバッファがないと、予定が完全に崩壊し、「もういいや！」となってしまう可能性があります。
やってみてどうだったか
結論、めっちゃよかったです。これを読んでくれている人全員に強制的にやってほしいぐらいです。笑
気持ちがラクになる
一番大きいメリットはこれです。誰でも、一日の中で憂鬱になるタイミングはあると思います。上司からキツイことをいわれたとき、お客さんから理不尽なクレームを受けたとき、パートナーとケンカしてしまったとき、なんとなく将来が不安になったとき…などなど。ただ、その中で「目立たないが一番ポピュラーな憂鬱きっかけ」は「次何をすればいいんだっけ？」です。
スケジュールがなんとなくしか決まっていないと、次の動き方がわからなくなります。「次なにしよう、どうしよう」と頭の中でグルグル考えるのは、実は想像以上に頭と心に負担をかけています。元気なときはそれでもいいかもしれません。ただ、ちょっと疲れているときは、このグルグルがきっかけになって「もう自分はだめかもしれない」「この仕事には向いていないのかも」みたいにさらにネガティブスパイラルに陥ります。
2時間スケジュールがあることで、30分単位で1週間分のやることが明確になっています。そのため、「次何をしよう？」とグルグル悩むことがなくなり、スッと手を動かし続けることができます。これにより、頭と心の負担がめちゃくちゃ少なくなりました。
仕事がぐいぐい進む
次にやることに悩むこともなく、かつ30分という区切りをつけているため、仕事のスピードが一気に速くなりました。いわゆる「締切効果」がめちゃくちゃ効くようになります。「30分で終わらせないと！」という意識が強まるため、わき目もふらず仕事に没頭することができます。
また、30分かかると思っていた仕事が実は15分で終わる！みたいなこともあります。そのときは前倒しで他の仕事を終わらせてもいいし、ちょっとコーヒーブレイクしてもいいし、どちらにせよ非常に良い形ですね。
みんなが疑問に思いそうなこと
Q. そんなにギチギチにスケジュールを組んだら窮屈な気持ちにならない？
A.ならないです。むしろ、事前に何をすべきか明確にしておくことで、ムダな悩みサイクルから解放されて気分がとてもよくなります。とにかく実際一度やってみるといいかなと。「しっかりスケジュールを組むことで、逆に解放される」という面白い感覚を味わえると思います。
Q.1週間のスケジュールを事前に決めるなんてムリ！
A.気持ちはわかりますが、とりあえず脳みそをふりしぼってやってみてください。一生懸命考えれば、一週間で何が起こりそうか、それに対応するために自分が何をすべきか、意外ときっちりわかります。もちろん、職種によっては割り込みが多い仕事ばかり…という可能性もありますが、その場合はバッファを少し多めにとってみるといいかもしれません。
Q.タスクベースの働き方になり、創造的な仕事ができなくならない？
A.これもよくわかります。何かを創り出したりする仕事の場合、まとまった時間、例えば2-3時間をまとめてその時間に充てればいいのかなと思います。戦略を作ったり提案書を作ったりデザインを考えたりする創造的な仕事の場合でも、しっかりと時間を切ってやったほうが良いモノが生まれるんじゃないかな？と思っています。
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