ChatGPTで議事録をサクッと作ろう！&会議の分析もお願いしよう
今更のような気がしますが、折角作ったので記事にします。
以下に紹介するプロンプトを使うと、下記の画像のように議事録を作ってくれます。
ちょっとした工夫として、参加者の発言の割合も表示するようにしています。これは後々会議の質の分析にも活用できます。
プロンプト
以下がプロンプトです。
会議内容を以下のテンプレートでまとめてください。表形式で出力してください。
ヘッダー情報: これは文書の最初にあるべきで、ミーティングの基本的な情報を提供します。これには以下の項目が含まれます。
ミーティングのタイトルまたは主題
開催日と時間
ミーティングの場所（オンラインの場合はその旨を記述）
出席者のリスト（欠席者も記録します）
議事録作成者の名前（それがあなた自身である場合）
議題: ミーティングで討議される主要なトピックや質問をリストアップします。
議論: ここでは、各議題についての討論の要約を提供します。意思決定に至るまでのプロセスを詳述し、異なる見解や提案も記録します。
決定事項: 各議題についてミーティングで何が決定されたかを明記します。
アクションアイテム: ミーティングから生じた特定のタスクや責任を明記します。これは誰が何を、いつまでに行うべきかを含むべきです。
次回ミーティングのスケジュール: 次のミーティングの日時と場所（ある場合）を記載します。
閉会: ミーティングが正式に終了した時間を記録します。
発言の割合：各参加者の発言の割合を％で示してください。
以下が会議内容です。
～ここに会議内容をペタッと貼る～
発言内容（参考）
約1000字のディスカッションの内容は以下です。
ChatGPTに作ってもらった架空のサンプルです。尚、上記のプロンプトを実行する際にはセッションは新しいものにしています。（サンプルを作ってもらったセッションとは別）
GPT-4であれば25,000字が扱えるので、これの約25倍になっても大丈夫そうです。
上記プロンプトの「～ここに会議内容をペタッと貼る～」に上書き、貼り付けます。
10:00
太郎（プロジェクトマネージャー）: 「それでは、ミーティングを始めます。まず、プロジェクトXの現在の進行状況について話しましょう。花子さん、デザインの進行状況を教えてください。」
花子（デザインリーダー）: 「デザインチームは期限内に初期のデザインコンセプトを完成させました。いくつかの案を準備したので、皆さんにフィードバックをいただきたいと思います。」
次郎（開発リーダー）: 「見せていただけますか？あ、なるほど、これは興味深いですね。ただ、いくつかのポイントで技術的な課題があるかもしれません。」
太郎: 「具体的にどのような課題があるのですか？」
次郎: 「ここで使用されている特定のアニメーションとインタラクティブな要素は、開発の初期段階で時間がかかる可能性があります。しかし、いくつかの可能な解決策があるので、それらを評価してみます。」
太郎: 「了解しました。次郎、それを担当して、解決策を評価してください。そして、次回のミーティングまでに結果を報告してください。次に、次のマイルストーンに向けた課題について話しましょう。」
花子（デザインリーダー）: 「次のマイルストーンに向けて、デザインの最終化が重要になります。次郎が言及した技術的な問題について、我々も可能な限り対応するつもりです。」
太郎（プロジェクトマネージャー）: 「それは良いニュースです、花子。技術チームとデザインチームの間でコミュニケーションが密に行われることを確認してください。その後、三郎、マーケティングの進行状況について教えてください。」
三郎（マーケティングマネージャー）: 「はい、我々はプロジェクトXの初期マーケティング戦略を立てています。ターゲットオーディエンスの調査から、我々の製品が特に20代から30代のテックサヴィな消費者にアピールすると予想しています。そのため、ソーシャルメディアを中心に広告を展開する計画です。」
太郎: 「良い戦略だと思います、三郎。しかし、その詳細については次回のミーティングで話し合いましょう。それまでに詳細を準備しておいてください。」
三郎: 「もちろんです、それで準備を進めます。」
太郎: 「それでは、次回のミーティングは2023年5月27日の15時から16時30分まで、会議室AおよびZoomにて行います。今日は皆さんの協力に感謝します。それでは、ミーティングを終了します。」
10:15
分析をお願いする
参加者の発言の割合について
今回、発言の割合を参加者毎に示してもらいましたが、三郎の発言が他の方よりも低くなっています。これを分析してもらいます。
三郎さんの発言が少なかった理由を分析してください。
ミーティングの内容から分析すると、次のような要因が三郎さんの発言の割合が少なかった理由として考えられます：
1. **議題の関連性**：ミーティングでは主にプロジェクトXのデザインと開発に関する進行状況が話題となりました。三郎さんがマーケティングマネージャーとしての役割を果たしているため、この話題には直接的なコメントが少なかった可能性があります。
2. **時間の制限**：三郎さんがマーケティング戦略について話し始めたときには、すでにミーティングの終わりが近づいていました。その結果、彼の発言時間が制限され、その詳細については次回のミーティングで討議することになりました。
3. **議事進行の役割**：太郎さんがプロジェクトマネージャーとしてミーティングを主導していたため、彼の発言の割合が最も高かったと思われます。それに対して、三郎さんは自身の専門領域であるマーケティングに関連するトピックについてのみ発言しました。
このような理由から、三郎さんの発言の割合が他の参加者に比べて低かったと考えられます。ただし、発言の割合が低いということは、その人の貢献度や影響力が低いという意味ではありません。彼の発言は、プロジェクトXのマーケティング戦略を構築する上で非常に重要でした。
結果として無駄な参加ではなかったことも分かります。
これは長い会議であればあるほど有効だと思います。
不必要な参加を抑制し、無駄を省くことができそうですね。
会議自体の質について
15分という時間での会議でしたが、その質も評価してくれます。
先ほどの会議について15分という開催時間に対して、その効果や密度はどのように評価出来るでしょうか。
このミーティングの効果や密度は以下のように評価することが可能です：
1. **具体的な議論と決定**: ミーティングでは、具体的な問題点（技術的な課題）が特定され、その解決策の評価が任されるという明確な決定が行われました。また、次のマイルストーンに向けた課題についても話し合いがあり、それに対するアクションアイテムが設定されました。このように具体的な問題の討議とその解決へ向けた行動計画の設定が行われていることは、ミーティングの効果的な進行を示しています。
2. **役割の明確化**: 会議では各メンバーの役割が明確化され、具体的なアクションアイテムが割り当てられました。これにより、各メンバーは自分の責任範囲と期待される行動を明確に理解することができ、それに基づいて行動することが可能となりました。
3. **時間の効率性**: 15分という短い時間の中で、重要な議題が効率的にカバーされ、重要な決定が下されました。これは、ミーティングが効率的に進行し、時間を無駄にすることなく重要な事項に集中できたことを示しています。
ただし、一部の議題（特にマーケティング戦略について）については、詳細な議論が次回のミーティングに持ち越されました。これは、15分という時間の制約により全ての議題に十分な時間が割けなかった可能性を示しています。将来的には、これらの議題にも十分な時間を確保するため、ミーティングの時間を適切に調整することが求められます。
確かに各役割や課題が明確になった、希に見る良い会議だったと思います。
そして、確かに開催時間15分は短いですね。
短いがゆえに結局次回持ち越しになってしまいましたし、もう少し広く意見を募ることも出来たのかな、という反省ができます。
Excelに書き出す（おまけ）
会社や組織によりますが、議事録をExcelに変換する需要もあると思います。
現状そのままExcelに送ることは出来ませんが、csv形式にしてくれます。
下記の例では、Excel2019を使用しています。
作ってもらったものをコピーしてメモ帳に貼り付けます。
保存する際には、「<任意の名前>.csv」とします。（.txtでもOK）
Excelを立ち上げて、データタブ→ファイルから→テキストまたはCSVから を選択します。
次に読み込むファイルを選択しますが、文字化けしている場合は文字コードがうまく認識できていないので、例えば日本語シフトJISとなっている所を、UTF-8にしてみたりします。
後は「読み込み」、を押せば以下のように作成してくれます。
まとめ
MSのコパイロットや、その他いろいろサービスはあります。
場合によってはそれらを使った方が効率よくまとめてくれます。
ですがプロンプト（文章）ベースで自由に組めるメリットから、まだまだこういう使い方も出来るのではと思います。
特にまとめてもらった流れで分析が色々できるので、可能性はかなりあると思います。
ただし、NTTドコモやサムスン電子のように使用を明確に禁止している企業もあるため、使う際には自社（または会議に参加している他企業など）の可否を確認しないといけませんね。
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