【永久保存版】営業代行に外注する際のよくある失敗と対策を徹底解説

こんにちは、タナカ企画の田中です。

営業活動において、営業代行の外注は効率化とコスト削減の手段として注目されています。昨今、多くの企業が営業代行を活用していますが、期待通りの成果を得られないケースも少なくありません。

「どこの営業代行会社を選べばいいのか、、、」とお悩みのご担当者様に向けて何かお力になりたい。。。。

そこで今回は、営業代行に外注する際のよくある失敗例とその対策について詳しく解説します。

「思うような成果が出ない」「コストがかかりすぎている」とお悩みの方は、弊社で実践している対策についても紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

本記事は永久保存版ですので、お見逃しなく！！

本日も最後までお付き合いいただけますと幸いです。

営業代行を外注することで専門的なノウハウを活用し、効率的に営業活動を行えますが、失敗するリスクも伴います。以下では、営業代行に外注する際によくある失敗とその対策について詳しく解説します。

先に結論をズバリ申し上げますと
「はじまりから勝敗は決まってくる」と。田中は思っております。
後ろに行けば行くほど、後戻りは効きにくくなってしまいます。

失敗するとどんなリスクがあるのか

営業代行の外注に失敗すると、おもに以下の3つのリスクがあります。

①時間的コスト（事業の遠回り）
外注先との連携がうまくいかない場合、時間が無駄に消費され、本来進むべき業務が遅れてしまいます。

②金銭的コスト（垂れ流し）
期待する成果が得られない場合、投資したコストが無駄になり、費用対効果が低下します。

③社会的評価（よくない営業してるな）
質の低い営業活動が行われると、企業の評判が悪化し、ブランドイメージにダメージを与える可能性があります。

次に、契約前から契約終了後までに考えられる失敗例と対処法を紹介します。

契約前の失敗例と対策

①業務範囲の認識ミスや期待値のズレ

営業代行の契約前に、業務範囲や期待値をしっかりすり合わせておかないと、架電開始後に想定外のタスクが発生し、対応が困難になることがあります。

例えば、資料送付やリスケ対応、面談URL送付などのタスクが契約に含まれていない場合、代行業者がそれに対応できず、成果に影響を及ぼすことも。

このような事態を避けるためには、契約前に支援内容を具体的に確認し、業務範囲を明確にすることが重要です。社内オペレーションも確立し、代行業者との連携をスムーズに行うための準備を行いましょう。

②コスト・CPAの見積もりミス

契約前にコストやCPAの見積もりミスが発生すると、予算オーバーや費用対効果の悪化が生じ、プロジェクトを継続できなくなるリスクがあります。

これを防ぐためには、事前に詳細な見積もりを取得し、全てのコストを明確にしておくことが重要です。また、予算に余裕を持たせ、予期せぬ費用が発生した場合にも対応できるようにしておくと良いでしょう。

③担当変更

営業代行の契約から実際の運用に移行する際に担当者が変更になり、期待値にズレがあると大きな問題を引き起こすことがあります。

例えば、契約時に対応していた担当者と実際の運用を行う担当者が異なる場合、コミュニケーションのズレや認識の違いが生じ、スムーズな運用ができなくなることも。

このような問題を防ぐためには、誰が対応してくれるのか（窓口、架電者）を事前に確認し、担当者が変更になる場合には、その情報を迅速に共有する体制を整えることが重要です。

契約後・架電開始前（準備）における失敗例と対策

①架電先のミスマッチ

架電先がターゲットと一致しない場合、費用対効果が悪化し、成果に繋がらないことがあります。

このようなミスマッチを防ぐためには、どのセグメントに焦点を当てるのかを明確にし、その上で架電先リストの準備を進めることが重要です。事前にターゲットの特性を細かく分析し、リストを精査することで、無駄な架電を避けられます。

②架電先の重複

既に接触のある企業に再度架電してしまうと、企業イメージの低下やトラブルが発生するリスクがあります。

これを避けるためには、リスト作成前に架電業者に対して既存の顧客情報を共有し、架電対象から省いてもらう必要があります。

③架電先企業のリサーチ不足

架電先企業のニーズや関心に対応できないと、アポイントに繋がりません。

例えば、相手企業が現在抱えている問題や関心事を理解していないと話がかみ合わず、成果を上げることが難しくなります。

これを防ぐためには、ターゲットのニーズや問題点を事前にリサーチし、それに応じたトークスクリプトを準備することが大切です。リサーチを徹底し、ターゲットに響く内容を伝えることで、アポイント獲得の確率を高めることができます。

④トークスクリプトの質の低さ

トークスクリプトの質が低いと、架電先の担当者へ自社の商品やサービスの魅力が伝わらず、確度の低いアポイントが増えます。

これを避けるためには、業者が作成したトークスクリプトを確認し、修正箇所があればフィードバックを行うなど、業者と連携して作成することが重要です。高品質なトークスクリプトを用意することで、相手に自社の強みを効果的に伝えられます。

⑤架電者の商品やサービスへの理解不足

架電者が自社の商品やサービスについて十分に理解していない場合、架電時に相手の質問に答えられず、信頼を失うことも。

これを防ぐためには、事前に自社の商品やサービスに関する情報共有を行い、よくあるFAQや、役に立ちそうな情報は全て提供することが重要です。

架電実施中における失敗例と対策

①架電者が成長せず事務的な営業代行が続く

架電者が成長せず事務的な対応が続くと、営業効果が低下します。

例えば、同じトークスクリプトを使い続け、相手の反応に柔軟に対応できない場合、成果は期待できません。

これを防ぐためには、定期的なトレーニングやフィードバックを行い、架電者の成長を促進することが重要です。トークスクリプトの改善点を共有し、実践的なロールプレイングを行うことで、架電者のスキルを向上させましょう。

②アポイント獲得後の連携漏れや遅れの発生

せっかくアポイントがとれても、共有ミスや報告遅れにより、アポイントが流れてしまうことがあります。

これを防ぐためには、アポイント獲得時の情報共有方法を事前に決めておき、業者からの報告を管理できる社内体制を整えることが需要です。アポイントの詳細を即座に共有するためのシステムを導入し、担当者間で迅速なコミュニケーションをとれるようにしておくと良いでしょう。

③商談担当の人員不足

アポイントを獲得しても対応できる営業マンがおらず、せっかくのチャンスを逃すこともあります。

これを防ぐためには、商談担当の対応可能な範囲で、アポイント獲得数をコントロールすることが重要です。事前に商談担当のスケジュールを確認し、無理のない範囲でアポイントを設定しましょう。

④架電状況が不明確

アポイント獲得時の最低限の情報共有のみで、進捗状況の把握や現状の分析ができないと、改善は見込めません。

これを防ぐためには、架電状況を開示してくれる業者を選び、定期的なミーティングを実施することが重要です。良い点も悪い点もすべて報告してもらい、次につなげましょう。

⑤評価基準が不明確

結果の評価基準がなければ、施策が成功か否か評価できず、改善ができません。

これを防ぐためには、業者とともに明確なKPI（Key Performance Indicators）を設定することが重要です。アポイント獲得率、商談成立率、顧客満足度など具体的な指標を設定し、それにもとづいて活動を評価・改善していきましょう。

⑥フィードバック不足

架電業者にフィードバックしないと、成果やアポイントの質が改善されません。サービスの質に問題があってもそれを指摘しないと、同じ問題が繰り返されます。

これを防ぐためには、気づいたことがあればその都度、業者にフィードバックを行うことが重要です。定期的な評価会議を設け、良かった点や改善点を具体的にフィードバックすることで、業者との連携を強化し、サービスの質を向上させることができます。

契約終了後における失敗例と対策

①資産が何も残らない

営業代行の契約が終了したあと、アポイント獲得時や資料送付時のみの情報共有では、後の営業活動に役立つ情報が残りません。アポイントを取るために使ったトークスクリプトや、どのような質問や課題が顧客に響いたのか、重要なインサイトが共有されないと、次回の営業活動に活かすことができません。

このような事態を避けるためには、今後の営業活動に役立つ気づきを共有してくれる架電業者を選ぶことが重要です。架電活動の詳細なレポートや、顧客の反応、成功事例、失敗事例などをまとめた情報を定期的に提供してくれる業者を選びましょう。これにより、蓄積されたデータを元にした戦略的な営業活動を続けられます。

②今後、営業代行への施策にチャレンジしにくくなる

外注した営業代行の成果が思わしくない場合、部門責任者は今後、営業代行への施策にチャレンジしにくくなるでしょう。

これを防ぐためには、最初は複数社に依頼し、1社にフルベットしないことが重要です。複数の業者を試すことで、それぞれの業者の強みや弱みを比較し、自社に最適なパートナーを見つけられます。また、リスクを分散することで、1社に依存するリスクを軽減し、外注の成果を最大化できます。初期段階での試行錯誤を通じて最適な業者を見つけることで、長期的に見て営業代行施策の成功率を高めることができるのです。

まとめ

営業代行を外注することで専門的なノウハウを活用し効率的に営業活動を行えますが、失敗するリスクも伴います。

失敗すると時間的コスト・金銭的コスト・社会的評価に影響が出るため、慎重に検討する必要があります。

失敗を防ぐためには、詳細な確認やフィードバック、評価基準の設定、複数業者の試行が重要です。

「なぜあの時に気が付かなかったんだ、、、」とならないためにも、本コンテンツが、リスクを最小限にし、効果的な営業活動に繋がれば幸いでございます。

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