自分のためのkintoneSIGNPOST[3-25 プロセスのシンプル化]
パターン
参考資料
ここはまさに「分割統治法」の出番ですね！
— 倉林一範 (@kurabayashikobo) March 3, 2022
プロセスの最小単位は「いい？ → 🙆or🙅」なので、一旦業務をこの単位に分割してから、複雑にならない範囲でくっつけていくというのが良いかもしれませんね！https://t.co/RC4gldHBWlhttps://t.co/RTblpZFmT1#できるだけ毎日#kintoneSIGNPOST
読んでみて
イラスト
複雑にからまった矢印がほどかれてシンプルになっています。
状況
申請業務をkintoneで構築
その一部が基本機能のプロセス管理では実現できないとわかった。
そこで従来の運用に合わせるために連携サービスやカスタマイズの検討をはじめた。
例）現在の紙運用
➡申請済みの紙の「取り戻し」（取り下げ？）
➡承認者不在の場合の代理承認
問題
現在のプロセスや運用方法をそのまま再現するだけでは業務改善効果は少ない
業務の変化に伴って申請プロセスや最適な運用方法も変化する。
ここを見直すことなくkintoneで再現しただけでは現場メンバーにとっては慣れた方法を奪われただけで、ただ混乱するだけであることが多い。
複雑なままの経路設定を基本機能のプロセス管理で設定できたとしても、その管理は煩雑になり、ミスが起きやすい。
解決
現行プロセスをkintone化する際はそのプロセスの効率化、簡略化ができないか検討した上で再設計する。
今回の例では…
プロセス管理では設定画面が複雑にならない様に留意
すべての経路について条件分岐を使って個別に設定すると、プロセス数が多くなる。
この場合は作業者フィールドを指定して、最小限のプロセスを設定するのが望ましい。あわせて経路マスタアプリを用意し、そこから作業者をルックアップすれば利便性があがる。
結果
申請プロセスがシンプルに→現場メンバーが使いやすい
単なるクラウド化でなく、業務の効率化・短縮が期待できるようになる
設定もシンプルにすることで、後の変更の際にもミスが起きづらくなる
ただ、連携サービスやカスタマイズも有効に使えれば更なる効率化が図れるものではある
必要性を検討した上で進められれば良い
所感
前にもみたテーマの様な気がします。
kintoneで何かしようというときにいつも考える事です。
「現状のやり方を変えることなく、そのまま再現したい」というのは…
現状では紙なのでkintoneで電子化はまだしも、エクセルでやってたことをそのまま再現する要望もあったり。
「今エクセルで回せてるならエクセルでも良いのでは？」と思ったりしたこともあります。
電子化やkintone化が全てにおいて正ではないので、せっかくkintone化するのであれば、業務フローから問い直す機会としたいものです。
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？