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自分のためのkintoneSIGNPOST[3-30 共通のマスタアプリ]

たなかともゆき

パターン

参考資料

読んでみて

イラスト

ひとつのマスタアプリをみんなで共有している構図が示されています。

状況

kintone利用開始後は、現場メンバー自らがkintoneを使って、自身の部署やチームの業務改善を進めることを想定
その際は、アプリ作成ルールを設定したり、担い手を増やすにあるように、現場メンバーにはマスタの概念や効率的なデータの持ち方もレクチャーする予定だ

問題

それぞれにアプリを作成すると、類似のマスタアプリが複数できてしまい、管理・運用が煩雑になってしまう

既存のマスタアプリの存在に気づかず、現場メンバーがそれぞれマスタアプリを作成してしまうことがある。アプリ作成ルールがある場合にも起こりうる状況である。

類似のマスタアプリが複数できると、作成者はどのマスタアプリに紐づけたら良いか迷ってしまう。その数だけデータのメンテナンスも発生し、管理コストも高くなる。また異なるマスタアプリを利用することで業務上利用するデータがチームごとに異なれば、そのデータを利用しての適切な分析が難しくなってしまう。

解決

マスタアプリは全社共通利用できるように整備する

マスタアプリはkintone構築の早い段階で全社で共通利用するアプリとして整備
現場リーダーやIT部門が作成・管理に関わるようにする。
その上で作成したマスタアプリの在所はわかりやすいように配置してしておく。
たとえば全社でマスタアプリを集めたアプリやスペースを作って目立つところに配置しておくなどが考えられる。

結果

アプリ作成者→マスタアプリを素早く見つけられ、迷いが減る
マスタアプリの乱立を防げるので、その作成コストやメンテナンスコストが抑えられる。
マスタアプリが共通となることで部門間・チームをまたいだデータ分析も適切にできるようになる。

所感

マスタを例にとったアプリ作成ルールの徹底を著したテーマと解釈します。
アプリ間連携が優れているkintoneならではのテーマです。

アプリ構成やマスタアプリをわかりやすく表現するスペースの作り方など、やり方の工夫で回避できるトラブルも多々あるのではないかと認識。


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