上司も納得！ロジカル説明力の高め方

どうも声づくりと話し方コーチのたくです！

今回は、上司への報告や説明に苦手意識を感じている人が、
話す事にストレスを感じることなく、ロジカルに説明や報告ができるようになるための記事です。

この記事をお読みいただく事で、ロジカル力の不足のお悩みがスッキリ解決します。
そして、あらゆる仕事の場面で、簡潔に、明確に、的確に説明や報告をして、堂々と自信を持って話せるようになります！
是非、最後までご覧ください！

ロジカルシンキング力を高めて説明が上手くなる方法

 

早速ですが、皆さん。
仕事の場面で、このようなお悩みを感じていませんか？

☑会議や打ち合わせ、仕事の報告など、上手く話せずストレスを感じてしまう。
☑自分の考えがまとまらず、なかなか言葉にできない。
☑物事の整理や要約が苦手で、言いたい事や考えが膨らみ過ぎて収集ができない。
☑話している途中で自分でも何が言いたいのか分からなくなる。
☑結論が見つからないまま、だらだらとまどろっこしく話し続けてしまう。

いかがでしょうか？
「うわっ！めっちゃ自分の事じゃん」
っと、思われた方、あなただけではありません。
沢山の方が、このようなお悩みを持たれております。
そして、僕も自身も以前はそうでした。

自分の言いたい事だけを話したり、あれも言わなきゃ！これも言わなきゃ！
と思いつく事を何の整理もせず、話し続けたら
「結局何が言いたいんだよ！」
っと上司からカミナリ落ちた事、何度もあります、苦笑
 
簡潔にまとめる、的確に伝えるって、難しいですよね？
簡潔にし過ぎても、説明不足で後からたくさん質問きますし、
的確って言われても、何が的で何が確なのか、分からないですよね？
とは言え、そんなロジカル力不足をそのまま放置してたら、
それはそれでマズイですよね？

上司へ説明や報告をする度に注意や指摘を受ける事になりますし、
結果、時間を無駄に消費してしまったり、議論が先に進まないと、
仕事やストレスは溜まり続けます。

何よりも
「あの人の話し方は分かりずらい！何が言いたいのか分からない！」
っと言うレッテルを張られてしまうと…

信用が落ちます。

評価も落ちます。

収入も落ちます。

…っとまでは言いませんが、
少なからず、キャリアアップやビジネスチャンスを逃してしまいます。
それだけは絶対に避けなければなりません。

そうならないために、ロジカル力不足を解決していきましょう！
 

簡潔、明確、的確な“ロジカルな説明力”が身に付けば、
人前で話す不安が解消され、自信を持って話せるようになります。
迷わずスムーズに話が展開できる“結論ファースト”な話し方ができるようになります。

「とても分かりやすい」
と言われる話し方は、誰とでも円滑なコミュニケーションに繋がり、
ビジネスチャンスを増やし、仕事や人生のフィールドを広げる事ができます。
ですから今回の記事、1回に留まらず、何度も何度も何度も見直してください。
読めば読む程、納得度は深まっていきますので、その分あなたのロジカル力は高まります。
っと言うことで、レクチャースタートです！

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ロジカル説明力がUPする３Step

ではここからは、ロジカル説明力を確実に高めるための３つのステップを解説していきます。
予め言っておきますが、どれか一つ欠かしてしまうと、十分な効果は得られません。
そして、記事を流し見していても、正直、効果は薄いです。
大変そうだな～と、ここで躊躇してしまうと、またいつも説明下手な自分に戻ってしまいますので、集中して学習してほしいと思います。
ですが、僕がお伝えする内容は決して難しくありません。正直、簡単です。
あれだけ話し下手だった僕ができたくらいだから、大丈夫です。
安心してください、分かりますから。
 

Ｓｔｅｐ１ 論点を定める

実はこれ、めちゃくちゃ重要なのです。
論点がズレた時点で、そもそもロジカルな説明はできません。
ところが、ロジカル説明が苦手な人の多くは、残念ながら論点がぶれがちです。
・自分の言いたい事ばかりを優先して話してしまう
・相手の問いを明確に理解しないまま話し出してしまう。
結果、相手が求める答えとは、全然違う方向の話をしてしまうのです。

「ごめん、俺が聞きたいのは●●の件なんだけど」

「うん、その事はもういいから、先ずは●●の事を話してくれるかな？」

って言われた事、ありませんか？

それ、論点がズレているからなのです。

「つまり何が言いたいのか？」
相手に言われる前に、自分自身に問いてから発言する。
自分の言いたい事より、相手の問いを理解する。
これこそが、超基本かつ大前提事項です。

「でも、論点がズレないようしても、それでもやっぱり論点を見失ってしまうんですよ」
っと言いたくなりますよね。

本当にそう思います。

論点を定めましょうと言いはしましたが、実際問題、論点を見極めるのって、めちゃくちゃ大変です。
とくに、ビジネスの場面では、たくさんの議論と課題があり、かつ、相手側が必ずしもロジカルな人だとは限りません。
ですから、明確な論点を見極めるには、傾聴力が必要です。

っと言う事で、皆さんに質問です。
傾聴力…すなわち聴く力、自信ありますでしょうか？
ロジカルな説明力に必要不可欠なのが、聴く力、傾聴力です。
傾聴力が不足していると、当然、論点の見極めができません。
よって、皆さんに先ず言いたいのは、自分自身の傾聴力を高める事から始めてほしい。
これに尽きます。

「傾聴力を磨くって、どうやって…」

はい、そう思いますよね。
本当に単純明快な事しか言えないのですが、傾聴力を磨くために必要なことは、たった一つです。

それは、相手の話を全集中して、真剣に聴く事です。

自分が言いたい事は一旦後にして、じっと相手の話に耳を傾ける。
「つまり何が言いたいのかな？」
「実はどんな事を考えているのかな？」
相手の言葉の裏にある、本意となる部分に耳を凝らす。
この繰り返しで、確実に傾聴力は高まります。
すると、段々と論点が明確に分かってきます。
それでもやっぱり、論点の見極めが難しい時は、一つ、技があります。

「え？そんな技あるの？だったら早く教えてくださいよ」

と思われた方、正直、皆さんが期待するような魔法のテクニックではありません。
ですが、めちゃくちゃ大事です。
っと言うか、対話スキルが高い人、傾聴力が高い人、コーチングスキルがある人、
出来る人が自然とやっている技と言うか、お作法です。

それは何かというと、

リマインド。論点の確認と質問です。

論点が分からなくなったら、論点を確認すればよいのです。
「僕の理解力不足ですみません、今は、ＡＢの件についてのお話でしたよね？」
「田中さんが仰ったのは、CDの事でよろしかったですか？」
「ここまでの確認ですが、つまりEFはGHと言う事でしょうか？」
はい、このように、会議や議論の場で、論点が分からなくなりそうになったら、
すぐに確認と質問。
相手の問いが分からない場合も、素直に謝って、やっぱり確認と質問。
自分の理解と相手の言いたい事が合致しているか不安な時も、やっぱりやっぱり確認と質問。
地味ですが、めちゃくちゃ大事です。
確認と質問って、抵抗感や恥じらいがあるかもしれませんが、
絶対に疎かにしてはいけません。
確認と質問、すなわちリマインドを怠った時点で、確実に論点を見失います。
ですから、どうぞ率先して、リマインドをはさみながら、
報告や発言、議論を進めていきましょう。
っと言う事で、Ｓｔｅｐ１のポイントは２つです。
▶相手の話を全集中して聴くことから始めましょう。
▶論点に不安を感じたら、リマインド(確認と質問)をしましょう。
 

Ｓｔｅｐ２ 構造化する

論点が明確に定められるようになったら、次は、自分の意見や主張の組み立てです。
相手がより分かりやすく、そしてなるべく時間をかけ過ぎず、明確、簡潔、的確に。
そのためには、自分の意見や主張を構造化しましょう。
「構造化って、建築ですか」
と思わず突っ込まれた方、はい、まさにその通りです。
ロジカルを理論で解釈するより、建物で解釈した方がよっぽど分かりやすいです。

っと言う事で、こちらの図をご覧ください。

ご覧の通り、主張と言う屋根が傾いてしまっています。
なぜかと言うと、理由と言う柱が明らかに足りないから。
そして、理由の支えとなる土台が傾いてしまっている状態。
これ、完全なる欠陥住宅です。

皆様の住んでいる自宅がもしも欠陥だらけで、床は傾いて、柱はグラグラ、屋根が今にも崩れ落ちそうだったら、いかがですか？

「不安で怖くて住んでいられない」って思いますよね。

これを話し方に置き換えたらどうか？

「不安で信用できないから話を聞いていられない」
と思うはずです。

はい、これこそが非論理的な話し方、構造化されていない話し方です。

ここで皆様のロジカル度チェックです。

先ず、主張と言う屋根がありますか？
そして、主張と言う屋根を支える理由(柱)は十分に立てられていますか？
そして、理由(柱)を支える土台(基礎情報や具体性)は盤石ですか？
難しい質問をしてしまいすみません。
 
つまり、伝え方の基本は、要点・理由・具体性の３点セットです。

こちらの図のように
「わたしが言いたい事は●●です」と言う主張
「なぜならば●●だからです」と言う柱
「具体的には●●です」と言う正しい情報やデータで説明や報告を補完する。
すなわちロジカルな説明に必要なのは、要点・理由・具体性の３点セットです。
くれぐれも脱線しないでください。
くれぐれも順番を入れ替えないでください。
先ずは３０秒でまとまるようにしてください。
この３つを心掛けて、説明や報告をすれば、絶対に伝わります。
「はい、なんとなくは分かりました。
ですが、要点、理由、具体性だけですと、イマイチ理解しきれていません」
っと思われたはずですので、要点・理由・具体性の３点セットを用いた実例を披露したいと思います。
 
もしあなたが会社をどうしてもサボりた…いや、休みたい時、上司にこんな感じで報告してみましょう。
 
＿部長、大変申し訳ないのですが、本日会社を休ませてください。
なぜかと言うと、昨夜からずっと体調が優れないからです。
っと言いますのも、熱が３８度あり、体も怠く、喉も痛くて、声も出しづらいです。
早く良くなって仕事に取り掛かりたいので、今日は療養に努めたいと思います。
ですから、本日、会社を休ませてください。＿
「う、うん、分かった。無理するなよ、お大事に」
ってなるイメージ、沸きましたよね？笑
では、要点、理由、具体性の３点セットがどのように使われたか解説したいと思います。
先ず要点は、「会社を休みたい」です。
次に理由は「体調が悪いから」です。
そして具体性は「熱が３８度、体が怠い、喉が痛い、声も出しづらい」です。
ちょこっとリップサービスで「早く良くなって仕事したい」
で、最初の要点に戻って「だから会社を休みたい」です。
ちなみに所要時間は約25秒。30秒以内にまとめました。
このように結論⇒理由⇒具体事例⇒結論の順で論理立てする事を
ＰＲＥＰとかＴ字ロジックと言ったりします。

っと言う事で、Ｓｔｅｐ２のまとめです。

▶壱に結論、弐に理由、詳しい話はその後で、最後は結論で締めくくる。

ちなみに、先ほどの実演した会社を休むときのロジカルな報告の仕方、くれぐれも悪用しないでください。あくまで参考です。ロジカルに報告できても、ずる休みだと信用を失います。
 

Ｓｔｅｐ３ 接続詞でつなげる

論点を定めて、伝える内容を要点、理由、具体性の３点セットで構造化できたら、
今度は、言葉と言葉を接続詞でつなげてみましょう。
接続詞を意識的に用いる事で、驚くほど、話し方が知的でスマートになります。
何よりも、相手にとにかく伝わりやすくなります。
 
 
ちなみに、接続詞と言うのは
「つまり」「なぜなら」「そして」
「または」「ですが」「ちなみに」「例えば」
「具体的には」「ゆえに」「つまり」「要するに」
と言う、前置き言葉です。
前置き言葉は、これから自分が言う事の意図や中身を示唆する事になるので、
聴き手としても、次の言葉がどのような意味合いなのかを前もって把握する事ができます。
よって、お互いに理解レベルをキレイにそろえる事ができます。
例えば、あなたが運転手ならば、車の運転中は、
左折する時、右折するとき、事前に必ずウィンカーを使いますね。
そうすると、同乗者は、
あ、右折するんだな、左折するんだなと、経路を先読みする事ができます。
っと言う事は、お互いがどの方向に向かっているのか、理解し合っている状態になります。
逆に、いきなり左折、いきなり右折、急ブレーキ、逆走しようものなら
「え？どこ行くの？つか、暴走してない？？」
って同乗者の方、パニックになります。
これを話し方に置き換えたら、“接続詞”と言う言葉のウィンカーを使わずに話し続けると、
聴き手は論点を見失い、あなたの話が理解しずらくなると言う事になります。

だからこそ、あなたと相手が同じ論点と言う方向に向かって会話や議論を進めていくために、接続詞を意識的に使う。
と言うのは、議論の置いてきぼりを防止するために、お話迷子状態にならないために、聴き手の理解度合いを高めるために、めちゃくちゃ効果的な手法なのです。
「とは言え、上手な接続詞の使い方が分かりません」と言う方へ、
僕のオススメアイテムについて、接続詞をたくさん使って実演したいと思います。
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
僕のおススメアイテムは、ホワイトボードです。
なぜならば、情報の要約、整理、共有ができるとても便利なツールだからです。
具体的には、文字や図をホワイトボードに書き込む事で、視覚的にも、議論の中身や論点が明確に理解しやすくなります。
また、青や赤のマーカーを使う事で、情報の強調や区別化、カテゴリー分けができます。
そして、イレーザーを使えば、書き込んだことを修正又は追記ができます。
要するに、ホワイトボードは情報の記録や共有をするために非常に有効的なツールと言う事です。
ですから、私のおススメアイテムはホワイトボードです。
ちなみに、ホワイトボードを買うなら幅1.2ｍ以上のものがおススメです。
その理由は、大きい方が書きやすいし、見やすいからです。
以上となります。
 

いかがでしたでしょうか？
接続詞を意識的に使ってみました。
「あ～なるほど、確かに接続詞があると話が入ってきやすい」
と感じたはずです。

はい、その通り、接続詞があると話が入ってきやすくなるのです。
折角なので、実践で使える接続詞集を概要欄に張っておきますので、是非、ご覧になって、実際に使ってみてください。
意識的に使っていけば、そのうち自然と接続詞を組み込んだ話し方ができるようになります。

Ｓｔｅｐ３のまとめは
▶言葉の手前にウィンカーを。接続詞と言う前置き言葉を意識的に使っていきましょう。
でした。
 

さて、ここまで記事を読んでいただきありがとうございます。
そして、そんな皆さま、素晴らしいです。
自分の悩みを改善したい解決したい、もっと成長したい、話し方や伝え方から、自分の人生や仕事のフィールドを広げていきたい。
その想い、心の底から応援します。

僕自身も、話し方に悩み、上手に意思疎通がとれず、人間関係に強いストレスを感じていた頃がありました。
上手に流暢に喋れる人、知的にロジカルに話せる人を見ると、
「ああ、それに比べて自分なんて…」と自己嫌悪に陥ってしまいます。
ですが、今の自分を否定しても、自己嫌悪に陥っても、何にも現実は変わりません。

ぶっちゃけ、やるしかないと思います。

課題に向き合ってとことんやる。

コミュニケーションは筋トレと同じ、学びと実践と継続を繰り返せば、
必ずスキルとして身に付いていきます。
そのうち、話す事への苦手意識がなくなり、
堂々と自信を持って話す、伝えるができるようになります。
何より、人前で話す事が楽しくなります。

人前で話す事が楽しくなると、自分にも仕事にも自信が持てるようになり、
未来にワクワク出来るようになります。

そして今、皆さんがされている事は、未来の自分への“努力”と言う投資です。
ちょこっと大変かもしれませんが、努力は裏切らない！と僕は確信していますので、
是非、この記事での学びや気付きを仕事や人生に活かしていただければと思います。

まとめと復習

そして最後にまとめです。
 
ロジカル説明力をUPさせるためは
Step１　論点を定めて
Step２　話の中身を構造化して
Step３　言葉と言葉を接続詞で繋げる
事です。
 
Step１でのポイントは
▶相手の話を全集中して聴くことから始める事
▶論点に不安を感じたら、リマインド(確認と質問)をする事です。
 
Step２でのポイントは
▶壱に結論、弐に理由、詳しい話はその後で、最後は結論で締めくくる。
若干ラップ調のロジックルールを自分に課すことです。
 
Step３でのポイントは
▶言葉の手前にウィンカーを。接続詞と言う前置き言葉を意識的に使っていきましょう。
でした。
 
さあ、ここまで来たら、後は実践あるのみです。
とは言え、いきなり完璧にはできませんから、そんな時はこの記事を何度も読み直して、理解度を深めながら、実践経験を増やしていってください。
 

以上となります。

声づくりと話し方塾では、
話し方の悪い習慣を断ち切り、新たな習慣に切り替えるための学習方法。
そして実践方法が身に付くノウハウを惜しみなく公開しております。
是非、今回の記事だけでなく、他の記事もご覧になって、話し方スキルをどんどん磨き上げてください。
 
そして、今回の動画が、「ためになった！」っと言う事であれば
この後、公式ＬＩＮＥ登録をお願い致します。

 
今であれば、登録者様限定で、
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以上、声づくりと話し方コーチたくでした！
またお会いしましょう！

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