Notion使い始め/うまくプロジェクト管理の型が出来たとおもう
Notionを使い始めている。チームのタスク管理のために、前から課金してた個人アカウントでラフを作り始めた。
noteにはNotionを使いこなしている平野くんが居る。彼も業務でバリバリNotionを活用している。
彼の記事はSEOがもっぱら強くて、「Notion」をGoogle検索すると４位くらいに入っている。最近いろんなメディアやYoutuberの方々が取り上げているのにも関わらず、すごい。
最近はNotionの日本第一号社員としてNishiさんという方がjoinしたらしい。ますますの繁栄が期待される。
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前からNotionは使っていたのだが、イマイチ使いこなせていなかった。個人的なWEBクリップの保管先に使ったり、毎日のTodoを管理してみたりしたけれど、どうにもうまくいかない。いろいろな概念を理解してはいたけど、運用がうまく行かなかった。
今回チームのタスク管理を検討するにいたって、Databaseを一つにする管理を思いたった。ポイントはプロジェクトもタスクも並列に並べる思想だ。
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Notionで便利だなと思うのはDatabaseとTempleteだ。
Databaseは元になるデータベースを構築して、様々なViewに変化させることができる。Kanban型やTimelineを表示することもできる。データベースはEXCELと同じようなテーブル型で編集もできるので、楽だし、行単位を1ページとして扱うこともできるから、EXCELではやりづらい、階層構造も扱える。
更に、Filterにも対応しているから、任意のFilter表示を登録しておくと、例えば自分にアサインされたタスクを一覧表示させることができる。
Templeteはページの元になる構成を予め登録しておけるので、例えばプロジェクトの記事ページに記載すべきことなどを予め見出しなどで登録して、内容だけを埋めば良いページにできる。
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ここで僕が陥ったのは、この思想だ。
この構造が想像しやすいのだが、これだとDatabaseが分離してしまう。
Databaseが分離すると、せっかく便利なFilter機能が損なわれてしまう。
長らくこの複数のDatabaseを連携させることを考えていた。SQL文をかじっている僕は複数のDatabaseをjoinしたい気持ちに駆られる。
いっそ一つにしたほうが良いと気づいたのが昨日だった。
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事例を準備していないので軌道に載ったらちゃんと画像を準備して書きたいが、Databaseの構成はこんな感じだ。
- タスク（プロジェクト）
- 担当
- 期日
- 状態
- 種別
- 関連プロジェクト
ポイントになるのは「種別」で、これにプロジェクトを示すキーワードを入れておく。このキーワードをFilterすれば、プロジェクト一覧の完成だ。
プロジェクトはそれぞれ管理したい。Databaseはそのまま項目をページとして扱えるから、作成したプロジェクトはページとして立ち上げる。
このページで見たいのはプロジェクトのタスク進行具合だ。
プロジェクトの詳細ページには、プロジェクトも入っているDatabaseをリンクさせる。DatabaseのURLをページ上に貼り付けるだけで埋め込めるので便利だ。
ここで行いたいのは、このタスクがどのプロジェクトのものであるかの情報だ。同様のタスクが並んでいるなか、それぞれ管理していきたい。そこで「関連プロジェクト」の項目を使う。
「関連プロジェクト」には、Databaseのリレーション機能を使う。リレーション機能は他、または同一のDatabaseから任意のデータを呼び出す機能だ。これを同一のDatabaseに指定して、並列に並んでいるタスクをサブタスクとして扱うことにした。サブタスク上のカラムから呼び出すデータはもちろんプロジェクトだ。
あとは、プロジェクト内のページにリンクドしたデータベースにFilterをかけて、プロジェクトで絞り込むと、進捗が入っているプロジェクトページが完成する。
ここで、運用のフェーズを考えたい。本当はプロジェクトを立ち上げた時に、Templete機能を使ってサブタスクがざっとDatabaseに入れたいところだが、これはできない（たぶん）
そこで、Templeteにtodoのサブタスク一覧を入れることにした。
見えづらいが、リンクされたDatabaseの下にある「DB入れるリスト」だ。
この下にチェックボックスで入れる項目を並べている。
これを真ん中のDatabaseの下、＋Newから入れていき、終わったらチェックをつける。担当や期日をそれぞれ入力する必要があるから、手間は変わらない。
この項目リストはToggleで構成しているから、終わったら隠せばよい。
真ん中のリンクされたDatabaseにはFilterをかけて、このプロジェクトの名前で絞り込んでおく。すると、作成した時点でこのプロジェクトが紐付けられるので、入力が楽だ。Viewはテーブルにしてるが、タイムラインも準備している。これでざっくりとした時系列が表示できる。
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ここまで作ると、各メンバーの個別詳細記事にDatabaseをリンクして、自分の担当でFilterをかければ、それが個人タスクリストになるし、横軸で施策などを見たいときにも、種別で絞り込んで見ることができる。横串で様々な施策を展開することができるDatabaseの完成だ。
さあこのNotionはワークするのだろうか。明日のNotionパイセンとの相談に備えたい。
読んでいただきありがとうございます。もしサポートいただいた暁にはさらなるコンテンツへの投資と写真の機材代などにあてます！