#15 経営者が（嬉しい、助かる）最適な報告、連絡、相談とは
みなさまこんにちは。
高橋 聡です。
今回は仕事をする上でとても大事な報告、連絡、相談についてです。
経営者や上司から「何で相談しないんだ！？」とか、「何でこんなこと自分で考えられないんだ？」と言われること、社会人なら１度は経験しますよね。
特に怖い上司に言われると誰しも委縮してしまいます。
そして、どんなときに、どんな報告、連絡、相談すればよいか悩み立ち止まってしまいます。
残念ながら、報告、連絡、相談の粒度は、『上司によって変わる。』『上司の気分によって変化。』します。
要するに、報告、連絡、相談はケースバイケースですし、柔軟に対応しなければならない。ということです。
経営者や上司に対してどのような報告連絡相談が最適なのか少しでもヒントになれば幸いです。
上司とすり合わせる
まずは上司とすり合わせることが大事です。
すり合わせの段階で「何で相談しないんだ」とか、「何でこんなこと自分で考えられないんだ」ときつく言われるかもしれません。
そこは…我慢です。我慢しましょう。
相手のことを推し量ることなんて、心を読める人以外不可能です。
そのためなるべく早い段階で上司に報告連絡相談をしまくり、どの粒度なら上司にご満足頂けるのか統計を取る方がお互い生産的です。
このすり合わせができたら報告、連絡、相談のハードルを８割超えられたと思って構いません。
ビジネスライフを快適に過ごすことができることでしょう。
報告とは
報告とは、特定の情報や出来事について知らせ、説明することです。
主観は不要です。客観的な事実を述べることに徹してみてください。
「こんな報告したら怒られるだろうな…」など一切考えなくて大丈夫です。
報告は経営者や上司は客観的な事実、情報を知りたいだけである。と割り切ってください。
報告の形式は目的や対象によって異なりますが、一般的には以下の要素を含めると良いでしょう。
適切なフォーマット：企業によって報告書の形式が決まっている場合があります。弊社の場合はA4レポート１枚でまとめよ。等の指定があり、指定外のフォーマットで提出した場合は内容を見ずに却下されます。
背景情報の提供: 報告の背景情報、つまり、なぜこの報告が必要であったのか記載しましょう。経営者や上司は多忙なので何の報告なのか忘れてしまいます。過去の経緯を盛り込んでもらえると助かります。たとえ忘却の彼方にあっても、前回のおさらいがあればスムーズに話を聞くことができます。
目的の明確化: 報告の目的をシンプル・ショート・ストレートに記載しましょう。
調査結果やデータの提示: 報告が事実に基づいている必要があります。関連するデータや調査結果を記載しましょう。
報告はこまめにする
開始報告、中間報告、終了報告の３回は必須です。
特に中間報告はこまめにするよう心掛けましょう。
報告期限を定める
報告期日を定めましょう。
上司から『○○ってどうなっている？』と進捗（しんちょく）状況を聞かれたら黄色信号
上司から○○ってどうなっている？と進捗（しんちょく）状況を聞かれたら黄色信号です。
報告頻度が少ない、または報告が遅いと思った方が良いでしょう。
聞かれる前に先手先手で報告することが肝要です。
連絡とは
連絡とは、人と人、または組織と組織などの間で情報を交換し合うことです。このコミュニケーションは、さまざまな形態をとり、口頭、書面、電子メール、電話、チャットなどを通じて行われることがあります。連絡は、情報の伝達や意思疎通を目的としています。
連絡は、相手に対して具体的な情報を伝えるだけでなく、質問や回答、協力の要請、予定の共有など、さまざまな目的を持って行われることがあります。また、連絡はプロフェッショナルな環境や日常生活において重要な要素であり、効果的な連絡が問題の解決や協力を促進することが期待されます。
連絡は相手に対して適切で明確なメッセージを伝えることが重要です。コミュニケーションの障害や誤解を避けるために、適切な言葉遣いを心がけましょう。
特に最近はチャットツールを活用した連絡が多いかと思います。弊社でもSlackを使って連絡を取り合っています。
Slackに書き込むときの注意点ですが文章によって受け取り側は冷たく感じたりするものです。
チャットの文章が上手な人の真似をして文章力を磨いてみてはいかがでしょうか。
相談とは
相談は、他の人に意見や助言を求め、特定の問題や状況に関する情報を共有することを指します。相談は、個人的な問題、仕事上の課題、人間関係の悩みなど、さまざまなトピックに関連して行われることがあります。相談を通じて、他者の経験や知識を利用し、問題の解決や意思決定のサポートを受けることができます。
相談の形式ですが、以下の要素を含めると良いでしょう。
適切なフォーマット：企業によっては相談するための形式が決まっている場合があります。弊社の場合はA4レポート１枚でまとめよ。等の指定があり、指定外のフォーマットで提出した場合は内容を見ずに却下されます。相談内容によっては【緊急】【重要】などの見出しを付けると経営者や上司が注目してくれるのでおススメです。ただし、多用は禁物です。
背景情報の提供: 相談の背景情報、つまり、なぜこの相談が必要であったのか記載しましょう。
目的の明確化: 相談の目的（ゴール）をシンプル・ショート・ストレートに記載しましょう。意見が欲しいのか、意思決定が欲しいのか明確にすることがポイントです。
調査結果やデータの提示: 相談するにあたり経営者や上司が参考にできる客観的な情報を記載しましょう。
選択肢の提示：相談内容に対して自ら解決策を立て、３つの選択肢を作って意見や助言を求めてみてください。もし選択肢以外を経営者または上司が求めた場合、熟慮不足または上司の論点がズレている場合があります。特に上司の論点がズレている場合は軌道修正してください。軌道修正のコツは『再度最初から繰り返して説明する』ということ。上司は意外と説明をすっ飛ばして聞いていないことがあるためです。
まとめると以下になります。
・報告は、特定の情報や出来事について知らせ、説明すること
・連絡は、人と人、または組織と組織などの間で情報を交換し合うこと
・相談は、他の人に意見や助言を求め、特定の問題や状況に関する情報を共有すること
『読めば分かる』は絶対NG
メールやチャットで報告連絡相談を済ます人がいらっしゃいます。
メールやチャットですが、経営層ともなると１日に平均数百件さばいています。
全てに目を通していますが、詳細まで把握、記憶できません。そのため重要な内容は必ず口頭で行うようにしてください。
歩きながらでも構いません。口頭で報告連絡相談して頂くと大変助かります。
伝えるのではなく、伝わることが大事なのです。
口頭での報告連絡相談はシンプル・ショート・ストレートに
口頭での報告連絡相談はシンプル・ショート・ストレートを心がけてください。
15秒～30秒で伝わる様に訓練しておくと良いでしょう。
私自身エレベーターピッチを鍛えに鍛えてきました。
上司から「進めて良いよ。」「もう一度練ってから相談してくれる」など、一言もらえるだけで仕事を先に進められるからです。
エレベーターピッチのコツですが、上司に報告、連絡、相談するときは最初に「いま15秒だけお時間頂けますか？」と言ってました（ちなみに15秒で終わったことはありません。）
その後「ご報告です。」「ご連絡です。」「ご相談です。」と言った後、内容に移ると良いでしょう。
会議は（仮）で時間を押さえる
経営者や上司は超多忙です。
経営者や上司の時間は（仮）で構わないのでスケジュールを先に押さえるのがコツです。
上司からOKが出なければ仕事は先に進みません。資料ができていなくても、とりあえずスケジュールを押さえましょう。
もし準備が間に合わないときは上司に謝り、スケジュールを開放すれば良いのです。
会議は１コマ15分単位で押さえてください。
『分かりやすい』の基準は小学２年生が理解できるレベルと心得る
理解力は人によって大きく異なります。
資料および口頭説明ともに小学2年生が理解できるレベルが良いでしょう。
平易すぎると馬鹿にされそう…と勘違いされる人がいますが、頭がいい人ほど説明は平易で分かりやすいものです。
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