スイスイチェックリスト

祭響スコブルで、多分2001年度から使っていた進捗管理リスト。
最初にひな型を作った人が、建築関係の会社の現場監督をつとめてたので、多分、仕事で進捗管理に使ってるリストをもとにしたのだろうと思う。
現物は上層部の管轄で、紙もデータも残ってないので、内容は記憶に頼るしかないのだが。

・本祭終了までにやる必要があることを、各部署からもあげたりして、ひたすら全部書き出す。タスクは、なるべく細かくチャンクダウンして、何をどうするかを明確にしておく
（曲の発注からお弁当の発注まで）
・書き出したタスクを各部署ごとに分類して、長ーいリストにする
・各部署で、タスクの担当者と期日を決める。また、部のミーティングのたびに、タスクについて話し合って、進捗を明確にしておく
・部長会議のたびに、毎回全タスクの進捗をチェックする

スイスイチェックリストのチェックのお時間には、リストを頭っからさらっていき、タスクの進行状況を各担当部署が回答する。
担当が決まってない場合、いつまでに決められるかもチェックする。

何か困ったことがあったりとかして、進捗やタスク自体に支障をきたしている場合には、正直に報告して、どうすればよいか検討する。
基本的に、要検討事項はその場で解決策を出すか、期日に余裕があれば要検討として保留にしたりする。ただし、いつまでに解決できそうかという期日は決めておく。

部長会議出席者全員が、タスクを全部見ることになるので、お互いに、どこがどんなタスクをどれだけ抱えていて、担当者が誰かまで把握している。
例えばメンバー募集の進行状況とか、協賛金の集まり具合など、チーム全体に関わることについては、みんなで、うーん、と、考えたりとかもしていた。
他の部署がフォローに回れるタスクや、合同でやらないとならないタスクのチェックもやってた。

2002年度は、快調部（メンバー募集）の部長がぽんこつで、できない・やりたくない言い訳ばかりよくしゃべる奴だったのと、メンバーの集まりが悪かったことから、早い段階で各部署からメンバーを集めて「メンバー募集プロジェクト」を立ち上げ、メンバー募集のために色々と展開した。

余談だが、メンバー募集プロジェクトでは、大通から狸小路にかけて、冬のさなかにビラ撒きもして、参加者にはお茶代も出したのだが、成果はゼロだった。
あとでお茶代を集計してみたら、当時、メンバー募集広告を打つと結構成果があがるフリーペーパーの広告代一回分くらいになったので、もしかして、あんな苦労をメンバーにさせずに、広告打った方が成果があったのでは？と、頭を抱えたのを覚えている。
広告代が高かったので、最初に、メンバー募集プロジェクトでやる活動の候補から外してたのだが、結局支出は同じになった……。

担当と期日が白紙だったリストが、どんどん埋まっていって、チェック項目がどんどん増え、また、作業が進んでいって、本祭が近づくにつれ、どんどん減っていくのはなかなか壮観だった。
足りないタスクは随時追加していたと思うが、一年回せばだいたい必要なことの予実がリストアップできてるので、次の年からの運用に、とても役立った。

当たり前のことかもしれないが、当たり前のことを明文化して、徹底的にやったので、効率も上がって、ミーティングの時間も短縮できて、よいことづくめだった。