生産力を飛躍する仕事術⑬

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準備は必要な要素

古くから言われていることですが、「腕の良い職人はまず道具を磨く」という言葉があります。 良い職人の道具はきちんと丁寧に手入れされているので、道具を見 ればその職人の腕がわかるとも言われています。

このことは今日の職場においても家庭においても通用する言葉でしょう。 必要な物資をまず準備しておいて、すぐに仕事に取り掛かれるようにしておけば生産力が上がります。

仕事の区切りがついたときには、その後の行動も意外なポイントになります。 あなたは、仕事の区切りがついたなら、さっさと休憩に入っていませんか？ もちろんリフレッシュは大切なことですが、すぐに休憩に入るのではなく、その前にひと手間加えることで生産性の向上につながります。

それは、次の仕事の準備をするのです。 生産性向上のためのテクニックを紹介しているアメリカのブログメディアによると、仕事の区切りがついてすぐに休憩に入ってしまうと、せっかくの仕事モードがそこで途切れてしまうことになるそうです。

ですから、休憩から仕事に戻った後も、ついダラダラとメールをしたり、ネットサーフィンしたりなど、エンジンがかかるのに時間がかかることになるのです。

そして、その結果として、時間が無駄にかかってしまうことになるのだそうです。 そこで、時間の効率性を上げるためには、休憩に入る前に次に取り 掛からなければならない仕事の準備をしておくことが大切になるのです。

準備といっても、それほど大変なことはありません。 次の仕事に必要な書類やファイルを準備しておくとか、次の仕事で使うアプリを立ち上げておくとか、そんな些細なことでかまわないのです。

このようにすることで、休憩が終わって席に戻ったときに、すぐに仕事に取り掛かることのできるような体制と意識が整っているのです。

かの偉大なメジャーリーガー・イチローも、準備を大切にしているそうです。 小さなことの積み重ねが、生産性の向上に効果があるのです。

通常の仕事場でどのようなものが必要になるかは、それぞれ違いがあるでしょうが、このような準備を怠ってしまうと仕事がはかどりません。

そして、道具が壊れてしまっていたり、欠陥があったり、古くなってしまっていたりすると、仕事というのはストップしてしまうものです。

状態の悪い道具を使ってしまったなら、仕事の質は下がってしまいます。 また、仕事が完了するまでにかかる作業時間も長くなってしまいます。 そして、もちろん道具が良い状態のときよりも仕事のできが悪くなります。

具体的に言うと、動きの悪いコンピューターで仕事をしようとするとどうですか？ また曲がったり壊れたりしている道具を利用したらどうでしょう か？

事務所にある設備が作業中に動かなくなってしまったりしたらどうでしょうか？ このような状況においては、仕事を完成することはできないでしょ う。

仕事を進めることができないというフラストレーションが溜まり、 イライラするかもしれません。 仕事が全く終わらないという可能性もあります。

仕事に必要なものがすべて理想的な状態にあり、すぐに使える状況 ということが仕事を正常に行うための必要不可欠な条件だといえます。 この状態であれば、仕事が停滞することはありません。

また、設備不良による失敗の恐れもありません。必要な物資を常に理想的なコンディションに準備しておくというこ とは、仕事の生産性とクオリティに対して大きく関わることになる のです。

任された仕事をできるだけ早く完了させて、１日の仕事を無事に終 わらせるためには、まずは使用するもののコンディションが万全であるかどうかということについて、時間をかけて確認するようにしましょう。

時間をかけて確認をすることで、かえって時間の無駄が省けることになり、余計なフラストレーションが溜まるなどということもありません。 また事前に点検をすることによって、万一設備不良が見つかった場合にも、前もって早急に修理を行うこともできるようになるでしょう。

事前準備は、仕事をするために欠かせない大切な習慣だといえるのです。 また、事前準備をするという習慣に加えて、もう１つ有効な習慣があります。

それは、必要な物資や設備を使い終えたら、必ず元あった場所に返却するということです。 そうすることで、次回の仕事もさらに効率良く進めることができるようになります。

このような新しい習慣は必ずや自分の利益へとつながり、さらに同じ設備を利用するすべての人にとってもプラスになる行為ともいえるのです。

すべての道具が良い状態であることを確認し、所定の場所にしまうことにより未来も良い状態で使用でき、置いてある場所も明確にわかり、必要なときにすぐに使えるようになります。

１日の仕事がスムーズに進み、生産力も高まります。