生産力を飛躍的に高める仕事術㉒

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優先順位を決める

仕事をしているときには、自分のやっていることのすべてが重要なものです。 しかし、行っている仕事や業務の役割によっては、それぞれに優先順位の高い仕事と優先順位の低い仕事というものが存在しているものです。

優先順位の高い仕事とは、行っている業務の目標を成し遂げて、よ りいっそうの成果を上げるために、貢献度の高い仕事ということになります。 あなたが行っている業務の中で、優先順位の高い仕事とは何でしょうか？

また、優先順位の低い仕事とは何でしょうか？ そして、優先順位の高い仕事に多くの時間を使っているでしょう か？ それとも、優先順位の低い仕事に多くの時間を使っているでしょうか？

あなたが、優先順位の高い仕事により多くの時間を使えるようになれば、あなた自身だけではなく、組織全体の成果と生産性は向上します。 あなたにとって優先順位の高い仕事を見極め、それに多くの時間を使えるようにしましょう。

まずは、仕事の中身によって優先順位を付けることで仕事の見通しを付き易くしてみましょう。 優先順位を付けるということは、仕事の方法としてはとても良いやり方です。

優先順位を付けるということは、どの仕事にどのくらいの時間をかけるか、どの仕事が最も労力を必要とするかを知ることを意味しています。 自分の持っている仕事に優先順位を付けることができれば、優先度の高い仕事から片付けることができるようになります。

そして、より成果に結びつく仕事を優先的に実行できるようになります。 もしも間違えて、すべての仕事に同じ時間の分配をしてしまったならば、仕事をスムーズに進めることができなくなってしまうでしょう。

その結果として、仕事の達成度が低下します。 もちろん、すべての仕事に全力を尽くすことができるのならば良いのですが、それは無理な話です。 それよりも、どの部分が最も時間と労力を必要とするのかを決める ことによって、全部の仕事を平等に行う方法よりも生産力を上げることができるのです。

仕事に対して優先順位を付けていくということは、どの仕事を初めに完了させるべきなのか、ということを決めることでもあるのです。これは非常に簡単で、当然のことのようにできてしまうものだと感じるかもしれませんが、実際にやってみると必ずしもそうならないものです。

現在抱えている仕事よりも、明らかに多くの時間と労力を費やさなければならない巨大なプロジェクトを突然任されることがあるかもしれません。 あるいは、必ず守らなければならないタイムフレームがある仕事を任されることもあるでしょう。

また、締め切りがある仕事を任されたりすることもあるかもしれません。 あなたはこのような仕事をするときには、これまでは短時間で終わらせることができるような簡単な仕事から先に行っていたかもしれません。

しかしこのやり方では、簡単な仕事は完了することができるでしょうが、最初に完了しなければならない仕事は間に合わなくなるかもしれません。 優先順位を付けるときには、他のどのような仕事よりも、細心の注意をはらわなければならない仕事を第一優先にしなければなりません。

この方法は、第一優先の仕事が確実に完了するということを意味するだけではありません。 何よりも先に手をつけることによって、十分なモチベーションを持 った状態で、その仕事に取り組めるということも意味しているので す。

以前にも、難しい重要な仕事からまず手をつけるべきだということ は述べました。 重要な仕事は、能率の上がる時間帯に行うことで、生産性を向上で きるようになります。 これを、「プライムタイムの原則」といいます。 ここでも同じことがいえるのですが、締め切りが迫っている仕事をできるだけ早く仕上げることで、確実に期限内に仕事を完了することができるようになります。

仕事に優先順位を付けていくということは、難しいことでも時間がかかることでもありません。 どの仕事を優先すべきかを決定しなくてはならないときに役立つの が、アメリカの元大統領ドワイト･アイゼンハワーが編み出した 「アイゼンハワーの原則」です。

優先順位の判断基準となるのは、緊急度と重要度の２つです。 緊急度と重要度の高低によって、仕事の価値と処理方法を次の４つに分けます。

１． 重要かつ緊急な仕事（Ａランクの仕事） 自分で取り組み、すぐ処理をする。

２． 重要だが緊急ではない仕事（Ｂランクの仕事） さしあたって急ぐ必要はないが、計画を立てて期限を決める。または、管理しながらも人に任せる。

３． 緊急だが、重要でない仕事（Ｃランクの仕事） 人に任せるか、重要度の低い仕事として片付ける。

４． 重要でも緊急でもない仕事とにかく排除する。 まずは、毎日の仕事初めに１日でやるべき仕事の簡単なアウトライ ンを書き、初めに完了するべきものを決めるようにしましょう。

そうすると１日の仕事がスムーズに進み、より多くの仕事を達成することができるはずです。