DJイベント主催時に、出演者に展開する案内文
こんにちは。もこもこあざらしです。
あざらしは個人的に、どんどんDJイベントを主催する人が増えてくれれば嬉しいと思っています。
オーガナイズは「人に自分が思った通りに動いてもらうのは難しい」ということを学べる場でもあり、その体験はDJのプレイや選曲にもよい影響を与えると思うからです。
今回は、DJイベントを初めて主催する人が、開催にあたって出演者に対してどのような内容を共有したらいいかというのを、実際にあざらしが主催時に使った文章をもとに解説します。
※あくまでもこの記事は解説なので、実際にご自身がDJイベントを打つ際に、下記例文をまるごとコピー・ペーストしないようお願いいたします。
通知すべき内容はイベントの内容によって異なる、ということが前提です。
※当記事で紹介する項目を満たさない案内文を批判する目的はありません。
あくまでも、初めて主催をする人が「何を書いたら出演者が助かるか」という参考資料として頂ければ幸いです。
例文（『サイケっていいな』で使ったもの）
出演者の皆様
このたびは、もこもこあざらし主催のDJパーティー「サイケデリックトランス体験会 サイケっていいな」にご出演をご快諾いただき、ありがとうございます！
パーティーの簡単なご説明をいたします。
【現場】
KKP 上野御徒町
JR御徒町駅南口、改札を出たら目の前のパンダ広場の「左側」の道を進み、餃子の王将の手前で左に曲がります。
そのまままっすぐ行くと、右側にKKPの入口である下り階段があります。
【ジャンル】
サイケデリックトランスの枠組みに入る音であればなんでも可です。
また今回のイベントは「体験会」をうたっているので、普段サイケをしない人にサイケをしてもらうことを主旨としています。
なので失敗を気にせず、「やってみる」という気持ちでプレイして頂ければと思います。
【機材】
CDJ-3000、DJM-A9
USBリンク、PCDJ可能です。
【PCDJを使用する方への注意】
当日のプレイをPCDJで行う方は、必ず事前にあざらしまでその旨をご連絡下さい。
また、以下は可能な限り守るようにお願いします。
・コントローラーとミキサー、コントローラーとPCを接続するケーブルは必ずご自身が持参してください。お店にはないものと思ってください。
(お店の機材に接続されているケーブルを勝手に抜いて流用することは禁止です。)
・可能な限りサウンドチェックの時間に会場入りし、サウンドチェックを完了させてください。
(あざらしはPCDJを使用したことがないため、機材トラブルがあっても対応できません。
自分の番が回ってきた時に音が鳴らなかった場合、全員に迷惑をかけることになります。)
【イベント開始時刻】
〇月〇〇日(土) 〇〇時～ (〇〇時〇〇分から入場・サウンドチェックが可能です。)
タイムテーブルは一人40分前後を想定しています。
入場が遅れる場合や、早く帰らなければいけない場合は事前にあざらしまで個別にご連絡ください。可能な限り、イベント時間中はずっとKKP内にいて頂きたいと考えております。
【途中外出】
基本的にできないものと考えてください。
【集客】
ノルマなどは設定しておりません。
ただし、イベントの活性化のため、ある程度の告知と集客活動はして頂けると助かります。
また、KKPを知る意味も込めてオーガナイザーをしている方を呼んで頂けると大変嬉しいです。音は非常にいい箱だと思います。
出演者の告知をリツイートやいいねしたり、リプを送るなどのご協力をお願いします。
告知開始は明日〇〇月〇〇日、〇時〇分を予定しております。告知する際には「#サイケっていいな」というハッシュタグを必ず使用してください。
【DJネームの表記・アー写・プロフ】
今後、Twiplaのイベントページを作成し、そちらにDJの名前を書いていきます。その際は内容をご確認いただき、もしスペルが間違ってるとか、このように表記を変更してくれ、ということがありましたらあざらしまでご連絡下さい。迅速に対応いたします。
アーティスト写真とプロフィールがある方はあざらし個人にお送りください。Twitter以外の手段でも構いません。
今回は気軽に集まるという意味も込め、出演者のクレジットは表記いたしません。勝手ではございますがご了承ください。
その他質問がございましたら、グループにてお問い合わせください。
それでは当日まで、よろしくお願いします！
各項目の解説
書き出し
出演者の皆様
このたびは、もこもこあざらし主催のDJパーティー「サイケデリックトランス体験会 サイケっていいな」にご出演をご快諾いただき、ありがとうございます！
パーティーの簡単なご説明をいたします。
挨拶は、出演してくれることに感謝して必ず書きます。
【現場】
KKP 上野御徒町
JR御徒町駅南口、改札を出たら目の前のパンダ広場の「左側」の道を進み、餃子の王将の手前で左に曲がります。
そのまままっすぐ行くと、右側にKKPの入口である下り階段があります。
基本的に案内文は「出演者はこれらの情報を知らない」ことを前提に書きます。あざらしは、出演者全員がその現場に行ったことがあったとしても上記のように書きます。
現場の情報を書くときは
・箱の名前
・その箱への行き方を簡単に
を表記するようにしています。
行き方が複雑だったり、言葉で表現するのが難しい場合はGoogleマップのURLなどを貼ってもいいかもしれません。
※出演者は、当日間に合うかどうかという可能性を考え、上記の案内の通りに現場に向かってみてもいいと思います。
【ジャンル】
サイケデリックトランスの枠組みに入る音であればなんでも可です。
また今回のイベントは「体験会」をうたっているので、普段サイケをしない人にサイケをしてもらうことを主旨としています。
なので失敗を気にせず、「やってみる」という気持ちでプレイして頂ければと思います。
プレイジャンルは、やってほしいジャンルがあるならサブジャンルも含めて細かく指定します。
サイケっていいなはフロアが1つしかありませんが、メインとサブの２フロアのある箱で開催する場合は、
【メインフロア】：サイケデリックトランスのうち、出演者が「トワイライトダーク」だと思う音のみでDJをお願いします。
【サブフロア】：テクノやハウスなどの４つ打ちでプレイをお願いします。メインフロアより落ち着いた音のラウンジプレイをしてください。
などと指定します。
オールジャンルイベントで、出演者に好きな音をやってほしければ、「最も得意とするジャンルで」とか「どんな曲を使ってもらっても構いません」とか、はっきり方針を書きます。
しっかり書くことで、出演者は主催が期待する音みたいな忖度をせず、全力でプレイできるようになると思っています。
【機材】
CDJ-3000、DJM-A9
USBリンク、PCDJ可能です。
機材の質問は、絶対に来ます。
案内文に書いたとしてもそれを読まずに質問してくるような人もいるくらい、質問が来ます。
なので、その箱にどの機材が常設してあって、どれくらいのスペースがあるから何の機材が置けそう、といった情報は必ず認識し、一番最初の案内文にすべて記載するようにしています。
これは「当日知らなかったばかりにプレイできなかった出演者」が出たら、その出演者を目当てにやってきたお客さんに残念な思いをさせてしまうからです。
イベントを主催して、一番楽しんでもらいたいのはオーディエンスです。
今日は楽しくなかった、と思うお客さんが出ないようにするために、あらゆる対策や準備をするのがオーガナイザーの務めだと思っています。
今のDJが使う音源はほとんどが「USB」か「PC」です。
USBリンクができない機材、PCDJを置くスペースがない箱など、事前に準備が必要な環境なのであればそれらは全て記載します。
USBリンクができないCDJ-350やCDJ-850が常設の場合、「全く同じ中身のUSBメモリを2本持ってきてください」と書くと親切です。
【PCDJを使用する方への注意】
当日のプレイをPCDJで行う方は、必ず事前にあざらしまでその旨をご連絡下さい。
また、以下は可能な限り守るようにお願いします。
・コントローラーとミキサー、コントローラーとPCを接続するケーブルは必ずご自身が持参してください。お店にはないものと思ってください。
(お店の機材に接続されているケーブルを勝手に抜いて流用することは禁止です。)
・可能な限りサウンドチェックの時間に会場入りし、サウンドチェックを完了させてください。
(あざらしはPCDJを使用したことがないため、機材トラブルがあっても対応できません。
自分の番が回ってきた時に音が鳴らなかった場合、全員に迷惑をかけることになります。)
出演者の皆様にお伝えしたいのが、案内文には大体何かしら、強めの言い方をしている注意喚起があったりします。
これは、そのオーガナイザーが実際にその件で嫌な目にあった事があるからそんな言い方をします。トラブルになりやすい内容だということです。
あざらしは上記のようなことが「ありがちなトラブル」だと思っているからこの注意事項を書くようになりました。
USBメモリは常設機材だけでプレイできますが、PCDJの場合はパソコンやコントローラーの他に必要な小物がいくつかあります。
電源ケーブルやUSBケーブル、ミキサーとコントローラーを繋げる赤白のケーブルなどです。
「こういった小物はクラブに常設してあるものだ」と思っているDJが過去にいました。
さらに、そのケーブルがないからといって、CDJに繋がってるケーブルを勝手に引っこ抜き、自分のコントローラーに差してプレイするような人もいました。
箱常設のケーブルが断線するリスクが上がるだけではなく、プレイ後に差し直さなかったり、差す場所を間違えるなどして後続のDJの音が正しく出ないなどのトラブルが起きるリスクがあります。
また、ある人は自分の出演時間ギリギリに入場してきて、残り15分とかでコントローラーのセッティングを開始するのですが、なかなか音を出せるようにならずタイムテーブルが乱れることもありました。
サイケっていいなは完全な初心者なども出演するイベントです。上記のようなトラブルを経験していない方もいるかもしれませんから、理由も含めて説明をします。
【イベント開始時刻】
〇月〇〇日(土) 〇〇時～ (〇〇時〇〇分から入場・サウンドチェックが可能です。)
タイムテーブルは一人40分前後を想定しています。
入場が遅れる場合や、早く帰らなければいけない場合は事前にあざらしまで個別にご連絡ください。可能な限り、イベント時間中はずっとKKP内にいて頂きたいと考えております。
開始時刻はもちろんですが、「入場可能・サウンドチェック開始時刻」はよく質問が来ます。箱との契約の時点で確認しておくといいです。
入り時間は箱によって異なり、1時間前、30分前などの他、ぎりぎりまで前のイベントがやっていて音出しができない、なんてこともあります。
また、個人的にあざらしはイベント出演時は原則、出演者は最初から最後までいるものだと思っていて、遅刻や早く帰る予定がある場合にはブッキングを受ける段階で言ってほしいと思います。
事前に何も連絡をせず、当然のように自分のタイムテーブルの直前にやってきたり、何も知らせずに別会場の出演を入れて、途中で帰ってしまうDJもいます。
そういった文化のイベントもあるのかもしれませんが、あざらしのイベントではしないでほしいと注釈に入れています。
【途中外出】
基本的にできないものと考えてください。
これも、上記のように「途中外出できることが普通だ」と考えているDJが現れると困るので、注意喚起をしています。
自分の出演が終わったからと別の会場に顔を出しに行ったりしてほしくありません。
例外があるとすれば、喫煙者への対応です。
KKPには喫煙スペースがあるために書いていませんが、もし喫煙所が箱の敷地内に存在しない場合は、この項目に以下のように内容を追記します。
箱には喫煙所がありません。喫煙の際は箱外の公共の喫煙所を使用してください。
再入場にはワンドリンクの購入が必要です。
上記以外の理由での外出は基本的にできないものと考えてください。
上記の文章では例として再入場ワンドリンクとなっていますが、もちろんこれは箱側のルールを記載してください。
喫煙所のある場所はあえて書かないようにしています。公共の喫煙所ですからクラブや主催がここへ行けと指定しているように見えてしまいますので、書かない方がよいと考えています。
【集客】
ノルマなどは設定しておりません。
ただし、イベントの活性化のため、ある程度の告知と集客活動はして頂けると助かります。
また、KKPを知る意味も込めてオーガナイザーをしている方を呼んで頂けると大変嬉しいです。音は非常にいい箱だと思います。
出演者の告知をリツイートやいいねしたり、リプを送るなどのご協力をお願いします。
告知開始は明日〇〇月〇〇日、〇時〇分を予定しております。告知する際には「#サイケっていいな」というハッシュタグを必ず使用してください。
集客に関するイベントのスタンスも記載しています。
集客について、出演者は他のイベントとの兼ね合いを気にする方が多く、主催はなんとか集客活動をしてほしいと思うものです。
あざらしが打つイベントはどれも例文のような「ノルマは設定しないけど、告知の方法を教えるから協力してくれたら嬉しい」というスタンスです。
告知開始まで時間をあけているのは、その日までにフライヤー画像を完成させて展開するため、ということと、告知開始日を決めることによって同じハッシュタグの告知が同日に行われ、拡散力が上がると考えているからです。
日にちが短くすぐに告知してほしい場合は、「このメッセージを見た人から告知開始」などとはっきり書いておけば親切だと思います。
【DJネームの表記・アー写・プロフ】
今後、Twiplaのイベントページを作成し、そちらにDJの名前を書いていきます。その際は内容をご確認いただき、もしスペルが間違ってるとか、このように表記を変更してくれ、ということがありましたらあざらしまでご連絡下さい。迅速に対応いたします。
アーティスト写真とプロフィールがある方はあざらし個人にお送りください。Twitter以外の手段でも構いません。
今回は気軽に集まるという意味も込め、出演者のクレジットは表記いたしません。勝手ではございますがご了承ください。
出演者に対応してほしいことは、必ず1回で終わらせます。なのでこの案内文を展開するまでに、提出を希望するものを全て記載します。
・フライヤー等に記載するDJネームの表記
・クレジット（どのイベントにレギュラーで出てるとか、どの箱で働いてるとかの中で表記できるもの）
・アーティスト写真
・DJロゴ
・DJ紹介文
などがよく必要になるものです。この中でイベントに必要なものだけ集めるようにします。
（例えばサイケっていいなではDJロゴを使うシーンがないので、わざわざ提出してもらわなくてもいいので省略します。）
ただまぁ…この部分は箇条書きにしてもよかったな…と思います。この書き方だと何が必要なのか一目でわかりづらいですね…。
次回以降主催する時は箇条書きに変えようと思いました。
※出演者は、可能な限り早く提出しましょう。
これが誰か一人でも揃わないとイベントページが仕上がらず、告知が進みません。
集客の足が止まるということは、イベント当日あなたの前で踊ってくれるお客さんが減ることを意味します。
上記例文にないけど使いそうな内容
使用するクラブや集まるメンバー、イベントの趣旨等で必要な内容、省いたほうがいい内容があります。
案内文は書き始めるといくらでも長くなります。長い文章ほど出演者は読みたくなくなってしまいます。
ですので、「最低限を確実に」という方針で文章を作ります。
【VJ関連】
DJロゴをVJに提出することになっているのであればその旨を書きます。
他にアニクラで「VJ用セットリスト提出」という文化があることを聞いています。セトリ提出が必要か否か、というところまで書いてもいいかもしれません。
【主催が2名以上いる場合】
連絡系統については事前に主催同士で決め、質問は全て〇〇さんに送るようにしてください、などとしておけば、情報共有がスムーズになります。
【入場料金】
告知の際にお客さんから質問を受けるので、告知開始までに記載ができればよいと思っています。
たいてい案内文を送ったタイミングでフライヤーも展開し、そのフライヤーに金額を記載するため、最初の紹介文では省略しています。
また、多くのイベントでは「通常料金」と「ディスカウント料金」が分かれていることが多いですが、そのディスカウントの条件もイベントや箱によって違います。その条件がある場合は必ず明記します。
【ドレスコード、IDチェック】
箱によっては上記を確認されます。この服装では入場できないとか、未成年が入れる入れない、身分証を持ってくる必要があるなど、来場者がムダ足にならないようにすべて記載します。
【機材越しの乾杯禁止】
書かれる方が多いですし、実際機材越しに乾杯などしてはいけません。
ただ、これを書くとどうにも案内文が長くなってしまいます。なので案内文の時点では記載せずに、当日ブース近辺に目立つように貼り紙をします。
事前に理解している人でも、酔っ払うからやらかすのです。当日、来る人たちの目に触れるところに書いておくことが重要です。
その他
上記以外に、禁止事項やイベントならではのルールなど説明したいものは、文章が長くなりすぎない範囲で追記するとよいと思います。
出演者グループはどのツールを使うか
あざらし個人の感想は、LINEが一番便利でした。
LINEの利点は
・使ってない人がほぼいない。
・通知を切っている人も少なく、最も速報性が高い。
・ノート機能に案内文を登録できるので、後から参照しやすい。
などがあります。
ただし、本名で登録している方も多く、LINEを共有したくない方もいるかもしれません。その場合は、出演者が共通して使っているSNSのメッセージ機能を使ってグループを作ります。とにかく、一度投稿するだけで全員に共有できるツールであることが必要です。
グループに案内文を送信する時は、項目ごとに小分けにして送るようになりました。
案内文は長くなります。以前まるごと1投稿で送ったところ、どこに何の項目が書いてあるか大変読みにくくなってしまいました。
面倒でも、スマホで１画面に収まるような大きさの吹き出しになるよう狙って小分けして送信すると、後で参照しやすく、親切だと思います。
出演者が気にしておくとよいこと
出演者も案内文に書いてくる内容の意図を知っていれば、ブッキングの段階で例外を提案することもできます。
例えば「18時～23時のイベントに出てください」とブッキングをもらった時、その場で「22時から別のブッキングがあるので、21時前に現場を出てしまいますが、それでもよろしいですか？」と相談ができます。
他にも、主催の側が「これはこうするのが当然」だと思い込んで説明していない内容もあります。USBリンクがある箱ない箱、アニクラの場合のセトリ提出をする・しないなどです。
そこで、明らかに他の出演者も必要になりそうな情報が書いてない場合には、グループ全体に質問することで情報を補完することができます。
逆に、案内文に説明が書いてある内容なのに質問すると主催にムダな仕事をさせてしまいます。グループのTLもその質問によって流れてしまいます。
「まず聞く」ではなく「まず読む」という意識を持っていただけると主催としては大変助かります。読んで書いてなかったときに初めて質問するようにしましょう。
また、お客さん向けのイベントページなどが展開されたら必ず内容を確認しましょう。それこそブース越しの乾杯禁止とか、出演者・来場客問わず気を付けなければいけない注意事項はそちらにまとめて書きます。
内容は常に追記していきます
もし当記事に載せていない内容で、多くの人に展開したい内容をコメント頂いたら、どんどん拡充していきたいと思います。
ただし、特定ジャンルのローカルルールや明らかに例外といえるもの、諸般の事情から書くことができない内容など、追記拡充できないものもありますのでご理解をお願いいたします。
また、ブッキング文や告知文については、書くなら別記事でやろうと思います。これはあくまでも主催が出演者に展開する内容です。
この記事がきっかけで、新たに主催をやってみようと思う人が出てきたらうれしく思います。
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