名前が入った入館証 ”白無地カードの進化がもたらすポジティブな波”
この記事は Money Forward CorporateIT Advent Calendar 2023 の7日目の投稿です
前回は hideki yagi さんの「PMスキル✖事業企画スキルでコーポレートエンジニアになってみた｜入社エントリ」でした！
こんにちは、マネーフォワードCIO室オフィスファシリティチームのmatsudaです。普段はオフィス構築やレイアウト変更、会議室/座席予約、入室セキュリティ等の設備・備品の管理業務をメインにお仕事しています。
さて、2023年夏、当社ではこれまで使用していた白無地の入館証に新たなアップデートを施し、姓名とニックネームを追加した入館証へ切り替えました。
社名が変わったわけでもなく何故入館証を一新したのか？導入で苦戦した点や期待している効果について書いていきたいと思います。
1, 「よく会うあの人、実は名前を知らないんだよな」をアップデート
昨年、当社では採用を拡大したため新しい仲間が爆発的に増えました。この急激な変化により、同じフロアで仕事をする人たちがお互いを正しく識別することが難しくなった空気を感じていました。また、タイムズマネフォでも紹介しておりますが「Connect」をコンセプトとして2023年3月に増床を行なっており、新しく知り合いができる機能をオフィスに持たせようと構築しています。社員の協力のおかげでハード面は想像以上に滑り出しが良く、次はソフト面でも交流が増えるように、顔と名前が一致しやすい空気を作るためのアイディアとして名前が入った入館証の導入を決めました。
2, 姓名はわかるけど、入館証にニックネーム？
新しい入館証では姓名だけでなくニックネームも追加できるデザインになっています。ニックネームを採用した理由は一般的な「名札」や「社員証」ではなく、コミュニケーションの一つとして使って欲しいという目的があり、姓名の文字サイズよりニックネームの文字サイズの方が大きいデザインになっています。
もちろん、ニックネームがない・抵抗感がある・不要な方もおりますので、姓名のみの別デザインを用意しています。
かくいう自分もアイディアが上がってきた際の感想としては「仕事にカジュアルな雰囲気を取り入れていいのか」と戸惑いました。しかし、コミュニケーションのツールであることと、ニックネームのフォント文字が下地のデザインとよく調和していてカジュアル過ぎず、今では持っていて嬉しいアイテムとなりました。
3, こだわりを実現させたい
新しい入館証の導入は一人ではできず、オフィスファシリティチーム全体で取り組みました。業者の選定や各システムとの連携も難しく、関係部署への協力要請や連携・運用フローの変更の調整。こう言った苦労話がどこかに転がってればなぁと思い、他社さんの事例など目にしながら、自分が印象に残っている苦労話を2つ記載します。
印刷できるフォント文字が限られている
下地となるデザインについては柔軟に対応できそうでしたが、フォント文字についてはWindows標準フォント文字以外は対応不可の印刷業者が複数あり選定ポイントになりました。（Windows標準フォント文字だと下地のデザインと喧嘩してしまうので特殊フォントは譲れないポイントでした）
特殊フォント可能な業者でも日本語は使えず、英単語と一部の記号しか使えないという縛りがありましたが、社員に利用できる文字の提示と入稿時に対象外の文字を使っていないかチェックを行う事でクリアしました。
3営業日以内に入館証の納品が可能な印刷業者が少ない
当社では毎月1日と15日で入社日を固定しており、入社日の5営業日前に入社者の情報を締め切っています。自己紹介の機会が多い入社初日に入館証を渡したいがために3営業日以内で納品ができる印刷業者を探していたのですが、輸送期間を追加すると実現が厳しいため以下のように運用を変更して対応しました。
7営業日前：姓名とニックネームを締切、印刷業者にデータを入稿。
ニックネームが回収できない場合、一旦姓名のみの入館証を発行、入社後に再発行の申請を実施いただく
5営業日前：7営業日前と差分をチェック。
追加があった場合は暫定で白無地の入館証をお渡しして入社後に申請を実施いただく
再発行の依頼は一定期間集めて入社のデータ入稿タイミングに合わせて実行。
4, どんどん広がれ、どこまでも
導入後、名前入りの入館証を胸の前に持って自己紹介している新入社員の方を見かけました。初めましての方とニックネームの由来から話が盛り上がる機会がありました。
また、当社では年々と国際的な環境となり、異なる文化や言語を持つ仲間が増加しています。
日本語以外の言語を母国語とする方々にとって、ニックネームは発音しやすく、覚えやすい場合があります。これにより、顔と名前の一致がしやすくなり、円滑なコミュニケーションの形成が期待されます。
名前が入った入館証は当社の文化の一環として浸透しました。切り替えは始まったばかりですが、”ポジティブな波“をより大きくできるように、社員の出社体験が向上するように、今後も取り組んでいきたいと思います！
明日は、CIO室 SaaS managementチーム tsuyoshi tsudaさん の記事です。
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