【KL母子留学】現地の公証役場に行ってGuardian Visa申請に必要な書類を認証してもらう
２０２４年４月からクアラルンプールに母子留学中のSunnyです。
子ども達のStudent Visaがいまだに取得できていないので、Guardian Visaの申請に至っていないことを前回のnoteに書きましたが、現地の公証役場に出向いてGuardian Visaの申請に必要な書類を揃えたことについて、備忘録を残しておきたいと思います。
Guardian Visa申請に必要な書類
エージェントや入学する学校によって、提出を求められる書類が若干異なるかと思いますが、我が子が通う学校から準備するように言われた書類は以下の６点でした。
Two pieces of photo passport size 申請者のパスポート写真２枚
Full copy of guardian passport (all pages) 私のパスポートコピー全ページ
Student Birth Certificate - Must be in English & both parents name also stated in the birth certificate (verified by embassy) 日本国大使館で認証された子供たちの出生証明書
Marriage Certificate / Certification letter from Embassy - Must be in English (verified by embassy) 日本国大使館で認証された結婚証明書
Valid Insurance Policy (Medical & Health Care) - Must valid 1 year １年間有効の健康保険加入証明書
Latest 3 Months Bank Statement - Either bank in Malaysia or home country - must be in English 直近３ヶ月分の銀行取引明細書
６番目にある「３ヶ月分の銀行取引明細書」について、４月時点では、夫に三菱UFJ銀行で取得してもらった英訳のBank Statement（取得した時点の残高のみ記載）と日本語で書かれている３ヶ月分の取引明細書（三菱UFJ銀行で入手した書類には"取引推移一覧表"と表記）の２点を提出しました。学校の担当者に書類の内容を見てもらったところ特に指摘がなかったので、別途内容に不足があれば、そのときに対応すればいいやと気軽に考えていました。
提出済みのBank Statementでは不十分なことが発覚
６月に入って学校側にVisaの進捗を確認したところ「Student Visaの時間がかかっているからGuardian Visaの書類は学校で保管中」と言われ、直近３ヶ月で提出した銀行関連の書類は古くなってるけど大丈夫なのか？と疑問が浮上。ジワジワと不安が出てきた中、同じようにStudent VisaとGuardian Visaを申請中の日本人ママと話していたら、彼女は取引明細書も英訳したものを提出していて、夫のパスポートも認証をとっていたりと、我が家とだいぶ内容が異なり「私の状況は大丈夫？」と学校側にしつこく確認。すると、これから申請をするので最新３ヶ月分の銀行取引明細書を用意する必要があり、すべて英訳にして、マレーシアの公証役場か日本国大使館で認証してもらったものを提出するように言われました。最近ルールが変わって認証が必要になったような話ぶりだったのですが、こちらから確認をしなければ通知は来なかったと思うので、知らないままだったらどうなっていたのやら。
ちなみに、４月に書類を渡したときの学校担当者は辞職していて、今は別の方がVisa窓口を担っており、私が提出していた銀行関連書類の内容は把握していなかった様子。通っている学校の担当窓口がゆるすぎるのか、どこの学校も似たり寄ったりなのかわかりませんが「Visaってこんな扱いでいいの？」とツッコミどころ満載です。
銀行取引明細書を認証する方法
日本の銀行で取得した銀行取引記録を在マレーシア日本国大使館に持っていけば認証してもらえるのか？というとNoです。
↓在マレーシア日本国大使館の回答↓
銀行取引明細書は私文書のため、在マレーシア日本国大使館では認証することができません。当館の認証が必要な場合は、銀行取引明細書を公文書化にしてからの手続きになります。
【日本での手続き】
①日本の公証人役場で書類をNotarial Certificate公証証書にしていただく。
②上記のNotarial Certificateを日本の法務局で認証してもらう。
※自動的に日本の外務省の認証印が押印されることがありますが、日本の外務省の印のあるものは、当館で取り扱いできなくなりますので、必ず外務省印は不要な旨お伝えください。
公証役場と法務局の２カ所のみ押印してもらい、上記の手続きが済みましたら、当館にて法務局の「印章」の証明書の申請が可能です。こちらは、法務局の公印をもらった公文書に対する認証となります。
【マレーシアでの手続き】
③当館にて「法務局の印章の証明書」の申請をする。
＜申請に必要な書類＞
１．上記②まで完了した書類の原本（公証人役場及び法務局の印あり）
２．申請者本人が記入した申請用紙
３．委任状原本および申請者のパスポートコピー（銀行口座の持ち主が申請者と異なる場合）
４．代理人のパスポートコピー（代理申請でなければ申請者本人の旅券原本）
所要日数：４営業日
料金：１通ＲM１４５
法務局？委任状の原本？夫にも動いてもらって、マレーシアで手続きしてって全部完了するのに何日かかるんだ？と、日本国大使館の認証をもらうのは非現実的に思え、マレーシアの公証役場の認証でもOKとのことだったので、チャイナタウン近辺にあるオフィスに出向きました。
現地の公証役場へ
Pasar Seni駅から歩くこと約１０分。
これまで「公証役場」に出向いたことがなかったので、税務署のようなところだと勝手に想像し、ピリピリした雰囲気の中で順番を待ったり相談話をしなきゃいけないんだろうなと足取りが重かったのですが、オフィスに着いてみると厳かな雰囲気は皆無。普通のビルの一角にあるこぢんまりとしたオフィスだったので、緊張感が一気にほぐれました。
公証人であるおじいさん、会計を担っているおばさん、日本語が少々話せる実務担当の方同席のもと、Guardian Visa申請に向けてBank Statementの認証をもらいたいと相談すると、日本の銀行で取得した英訳のBank Statementは残高のみ書かれていて取引記録がはいっていないから証明書にはならない。よって、日本語で書かれている取引明細書の英訳版を準備するように言われました。こちらの公証役場では外部に翻訳委託となるため、見積もり費用も所要日数もその場では提示できず、自身で英訳版を準備する方が確実だと。
また、我が家は私の銀行口座ではなく、夫の銀行口座の取引記録を私のGuardian Visa申請に使うので、夫や子ども達のパスポートコピーは本物で、きちんと家族関係が証明でき、違法性はないという宣誓書を作成する必要があると説明がありました。夫と一緒に訪問してパスポート原本を提示するor夫のパスポートが認証済みであれば話は違ったようですが、夫本人は日本にいて私の手元にはパスポートのコピーしかなく、子供たちのパスポートもStudent Visa申請中でイミグレに預けておりコピーしか持ち合わせていなかったので、ないない尽くし。それでも、親身に対応をしてもらえたので「次回、必要書類を持ってきます」とその日は退散。
取引明細書の英訳版を取得
同じ学校のママから聞いていた翻訳会社『翻訳のサムライ』（https://www.honyakunosamurai.co.jp）に特急納期で依頼。
終始スムーズに対応していただき、納期通りに英訳版が完成したので、再び公証役場へ向かいました。
【翻訳料金】
銀行取引推移一覧表４ページ分 ２７，５００円
特急納期 ４，４００円 ※入金後、２営業日後に完成
メール納品と原本国内郵送（＋１１００円）
総額：３３，０００円
１部Bank Statement用意するのに手間も費用もかかります…。
Guardian Visa申請に必要な書類すべてに認証をしてもらう
英訳版の取引明細書の他に、特に前回訪問したときには言われなかった以下のコピーも持っていったのですが、書類がすべて本物だという宣誓書をカバーページにつけて、全ページに認証印とシールを貼っていただけたので持っていって良かったです。
【公証役場に提出した書類】
英訳版の３ヶ月分の取引推移一覧表
自分のパスポート原本
夫のパスポートコピー
子ども２人分のパスポートコピー
英訳版 出生証明書コピー
英訳版 婚姻証明書コピー
このように、すべての書類に赤いスタンプとシールが貼られ、なんとなく信頼度が増して箔がついたというか。オフィス内で待機し、１時間待たないくらいで完成。
現地の公証費用
我が家の場合、諸々のコピーが本物だという宣誓書＋認証でＲM６３０でした。
Student Visaを取得済みで子どものパスポート原本が手元にあり、夫のパスポートも認証をとっていて、銀行取引記録のみ認証をしてもらうだけだった知人はＲM３００だったと言っていたので、持ち合わせている書類や状況によって費用は異なります。
それらしく体裁のととのった書類を揃えられたので、銀行書類の情報が古くなってしまう前に早くGuardian Visa申請をしたいのですが、今日も進展は見られません。
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