第5回：タスクシュートと手順書は別で用意するのが良き（タスクシュートジャーナル Ver.スマ）
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どうも、スマ（ @suma_otasuma ）です。
会社員をしながら、後ろ向きに後退というブログを運営したり、タスク管理初心者が中級者くらいになるのを手伝う事業をしたり、イラストを書いたりしています。
今回は「タスクシュートと手順書作り」をテーマにして話をしていきたいと思います。
【結論】タスクシュートでは、別に手順書を作成してリンクを挿入すると良き
僕がタスクシュートを使っていく上での現状のベストな使い方は見出しにも書いたとおりで
「タスクシュートとは別で手順書を作成してTaskChuteにリンクを挿入する」
というやり方です。
言葉だけではイメージが湧きにくいと思うので実際の画像を見ていただきたいのですが、
TaskChuteCloudには作業に当てる時間を確保しておいて、実際の行動はリンク先のダイナリストで管理をしています。
単発の「水を飲む」などの行動ならTaskChuteにそのまま記入してもいいのですが、
一連の流れで行うタスクや複数のタスクの集まりであるプロジェクトに関しては時間のみ確保しておいて別に手順書を作るのがいいと思っています。
僕の場合は上で紹介した「日次レビュー」以外にも「ブログの執筆」「家計簿の記録見直し」「タスクが回らなくなったときにやること」などは手順書にしていますね！！
※添付画像はonenote
一時期はタスクシュートで細かい手順まで管理しようと思っていたのですが、
現在はこのタスクシュートでは一連のタスクの時間を書いておいて、別で手順書を作る運用方法で落ち着いています。
タスクシュートだけで管理する弱点
そもそも論としてなぜTaskChuteとは別に手順書を用意する必要があったのかという話をしていきます。
理由は単純でTaskChuteを手順書のようしてしまうとTaskChuteの使い勝手が悪くなってしまうからです。
賛否両論あると思いますが、僕の感じるタスクシュートだけでタスク管理するときの弱点が
・順番が決まっているタスクや複数の関連タスク、プロジェクト内のタスクを管理しにくい
ということです。
タスクシュートは1日のやることを1枚のシートで管理します。
そのため、ざっくりと1日を記録をした場合だけでも1日の中に5,60個のタスクが入ってくることになるんですよね。
5,60個には「日次レビューをする」みたいなものも含まれるのですが、
日次レビューをするためには、
・PCを開く
・前日のTaskChuteを見直す
・日記をつける
ことが含まれるわけです。
これらの小さな手順を全てタスクシュートに入れてしまうと
タスクの数が5〜10倍位に膨れ上がってしまうんですよね汗
実際僕はタスクシュートを手順書にしようと思って細かく作ってみた時期があるのですが、
流石に100以上を超えるタスクが1日の中に入っていると1日の流れを作り込むときにメンテナンスがとても面倒になってしまいました。
また、タスクシュートでは上から順番にタスクを実施していくという使い方が基本の流れです。
仮に上から順番に実行できない状況に陥った場合には
一度立ち止まって計画を作り直し、また上から順番に実施していく
というのがベスト。
こうした場合に
・PCを開く
・前日のTaskChuteを見直す
・日記をつける
を別々のタスクとして入れていると3つ全てを移動しなくてはいけなくなります。
3つのタスクをまとめて移動させたりするのは結構面倒ですし、
「このタスクとこのタスクは一緒に動かさなきゃいけない」
と考えているとムダに脳のリソースを消費してしまいますよね。
時間があるときならいいですけど、
ちょっとしたスケジュールの変更でもタスクシュートの修正に時間がかかりすぎてしまいます。
なので、これもNGです。
最後に、日付をまたぐプロジェクト内のタスクの進捗状況が分かりにくいというよう弱点があります。
タスクシュートは1日の流れを作り込むものであるため、
複数日に渡るタスクをタスクシュートだけで管理するのはちょっと頭を使います。
例えば「タスクシュート・ジャーナルのnoteを書く」というプロジェクトがあったとします。
・ネタを考える
・アウトライナーで構成を考える
・各章の中身を記載しする
・読み返して推敲する
・noteを開いてコピペで貼り付ける
・装飾と読み返しをする
・公開設定をする
というようなタスクがプロジェクト内にはあるのですが、
これらを1日の中で終わらせることはけっこう大変です。
そのため、複数日に分けて実施することになるわけですが、
事前にそれぞれのタスクを3日位に分けて入力をしておくと実行できなくて翌日に先延ばししてしまったタスクがあったときには後続タスクを全部ずらしていくことが必要になります。
ぶっちゃけ、結構めんどくさいです汗
予定崩れの1日が発生したらその後全てが崩れ去っていき、結局立て直すことが出来ませんでした。
1日1シートという特性上、プロジェクト全体の進捗も俯瞰で見えにくいですしね。
こんな形で色々と困っていたのですが、
最終的にこれらの課題を全て解決してくれたのが「手順書の作成」でした！！
解決方法は手順書を別紙で作ること
タスクシュートでは一連の流れで行うタスクや複数日に渡るプロジェクトを管理しにくいという話をしました。
対策として現在ベストだと思っていることは
タスクシュートとは別で手順書を作ったり、プロジェクト管理シートを用意してプロジェクト内のタスクを転記するやり方です。
このやり方のいいところは、
1日の中で計画が狂ってしまい、レビューの時間が変更になってしまっても移動するタスクは1つで済むことです。
また、手順書の中身だけを整理したり調整できるため、ほんとうの意味で作業の効率化という観点で見たときにとても役に立ちます
効率化のキーワード：ロボット化、クラスタリング、トリアージ
手順書作りのためのツールは何でもいいのですが、僕は最近はDynalistというアウトライナーで作成をしています。
手順書は上から順番に作業をできるという形がベストなのでアウトライナーと相性がいいんですよね。
また、クラウド上に保存されているので
手順書のページのリンクをコピーしてTaskChuteCloudにリンクを挿入しておけばPCでもスマホでも開くことが出来ます。
なので、外出が多かったり、スマホでもPCでもタスクシュートを開くという人にはクラウド保存できるツールがおすすめです！！
エクセル版のTaskChute2を使っている人はヒント欄にリンクを挿入することがやりやすいと思います！！
（たすくまは使ったこと無いので利用者の方がいたらコメント欄で手順書リンクの挿入ができるのか教えて下さい）
なお、手順書の作り方についてはは『要領がよくないと思い込んでいる人のための仕事術図鑑』というタスクペディアの小鳥遊さんとひらめきメモのF太さんの共著が超参照になります！！
タスクシュートに入れておくタスクと手順書の解像度は？
手順書を別で用意するといいという話をしました。
でもここで疑問になるのが
「手順書を作ればいいのはわかったけど、タスクシュートにそのまま書き込むタスクと手順書を作るタスクの基準は何？？」
ということだと思います。
僕なりの結論としては、
✅タスクの間で記録をすることが出来ないものは手順書を作り、1つのタスクとしてタスクシュートに記載
✅一連の行動を分離できない場合は手順書を作り、1つのタスクとしてタスクシュートに記載
✅複数日程にかかるプロジェクトはプロジェクト管理ツールで管理して日々タスクシュートに転記する（実行する時間はタスクシュートで先に確保しておく）
というやり方をしています。
時間だけ確保を具体的に解説すると下の画像のようにルーチンタスクとして時間分を確保しておき、毎日内容は「：」の後に記載する形です↓
このやり方で最初に上げた3つのタスクシュートの弱点は克服できるため、
現状僕はこのやり方に落ち着いています。
【まとめ】手順書を作って外部リンクにしよう！！
ということで、今回は「タスクシュートと手順書作り」というテーマで話をしてきました！！
タスクシュートをはじめたばかりの方は特にタスクシュートに書くタスクの粒度に悩むことが多いのではないでしょうか？？
そんな方の参考になったら嬉しいです！！
じゃあ、今回はそんな感じ。
またね！
タスクシュートのオープンチャットを作りました！
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