提出期限を守ってくれない人への３つのステップ

こんにちは。笑顔あふれる社会を築く！感情リメイクコーディネーター、研修講師の杉山修です。
感情・言葉・態度・表情をベースとして自らが変化する支援を行ってます。

今回は身近によくある上司の相談ケースを取り上げたいと思います。

【相談内容】
部下に業務の報告、資料や事務的な提出をお願いしても期限を守ってくれません。
最終的には提出はしてくれます。このような部下に対して厳しく伝える以外に方法はありますか？

■提出期限を守ってくれない人への３つのステップ
相談内容を伺うに最終的には「提出」しています。したがって本人の中で優先順位や重要性が認識されていない。わかっていないことが要因です。まずは以下の３つのステップでアプローチしてみてください。

【Step１】期限（日時）を明確に伝える
意外と多いのが、上司の指示が「今月まで」「週末まで」「明後日まで」と抽象的な表現で期限を設定しているケースがあります。

具体的に提出期限日時を明確に伝えましょう。その際もう一つのポイントとして
「きりがいい日時に設定しない」ということです。

例えば
「５月３１日の１７時まで」ではなく、「５月２６日の１１時まで」と伝えること
が大切です。
「５月３１日の１７時まで」は相手によっては「５月３１日中」「５月末」と頭の中で書き換えて認識します。

あえて「きりがいい日時に設定しない」ようにしましょう。

【Step２】提出期限の数日前に声をかける。期待の言葉を掛ける
提出期限になって、「提出してくるか」心配になる前に事前に声を掛けましょう。
例えば
「お願いした資料、２６日の１１時までに提出を頼むね。期待しているよ。」

ポイントは
●　日時を繰り返し具体的に伝える。
● 　期待の言葉を掛ける。
人は期待されると、期待に応えようとする行動を起こします。（期待理論）

ちょっとした一言で動機づけに繋がります。抵抗を感じる方もいるかと思いますが、部下の行動を促す簡単な方法です。

【Step３】提出期限とおりに提出したらアイ・メッセージを伝える
提出期限とおりに提出してきた場合、アイ・メッセージで感謝の言葉を伝えましょう。決して”提出して当たり前”という思いは一旦、傍においてくださいね。

例えば
「期限とおりに提出してくれたお陰で、午後からの業務がスムースに進むよ。」
「期限とおりに提出してくれたお陰で、午後、上司に報告することができるよ。」
●アイ・メッセージで自分（上司）のメリットを伝えます。
部下の気持ちは「上司に貢献できた」という貢献意欲が湧き、次に繋がります。

さらに、「期限とおりに提出してくれたお陰で」という言葉を伝えることで、
「期限を守る」ことへの強化（オペラント条件づけ）に繋がります。

オペラント条件づけ（オペラントじょうけんづけ、operant conditioning、またはinstrumental conditioning）とは、報酬や嫌悪刺激（罰）に適応して、自発的にある行動を行うように、学習することである。行動主義心理学の基本的な理論である。
　　　　　　　　　　　出典: フリー百科事典『ウィキペディア（Wikipedia）』

＜このような言葉は避けてほしい＞
・「やればできるじゃないか。」
・「珍しく期限とおりに出せたな。」
このような言葉を伝えた場合、部下の気持ちは否定的に受けとめます。

■それでも提出期限を守らない時はどうする
それでも提出期限を守らない人に対しての対応法をお伝えします。
① 提出物を回収する係の役割を与える
② 未来志向で「期限とおり提出するためにどうすればいいか」
　コーチング的な関わりで問いかけ、本人が自ら対策の答えを出す。

デール・カーネギーの「人を動かす」から引用いたします。

「協力したくなるように働きかける」
蜂蜜を手に入れたいなら蜂の巣をつつくな、ということわざがある。
これはどういう意味だろうか？
　蜂の巣をつつくとミツバチに逆襲される。だから蜂蜜を手に入れたいなら、そういう乱暴なことをするのではなく、ミツバチの協力が得られるように妥当な方法を使う必要があるという意味だ。ごく当たり前のことだろう。　
　しかし不幸なことに、私たちはふだんの人間関係でその教えを実行していないことがあまりにも多い。相手の反感を買うような言動で人間関係を破壊しながら、相手の協力を得ようとしているのである。

人と人、相手に協力を得られる言動を心掛けましょう。さまざまな場面に応用できますね。

今日も最後まで読んでいただき、ありがとうございました。