【オンラインアシスタント】会議予約ツールが反抗期になって仕事にならない（E社の場合）

今回は、大手派遣会社経由で「完全在宅」の派遣業務に採用いただいた時のケースです。

*このお話は私が実際に体験した実話ですが、特定を防ぐため、若干ぼかして書いています。

1.E社 募集条件

●業種：大手外資系コンサルティング企業
●業務内容：一般事務（プロジェクトのアシスタント・アカウント登録・会議室予約・会議インビテーション）
●勤務時間：9:00-18:00
●報酬：時給1,650円

誰もが知っている外資系企業様だったため、今後の経歴やキャリアアップも図れそうな業務。
しかし、若干時給が低めかなと思いつつ、どんなお手伝いができるか楽しみでした。

派遣会社からの「完全在宅」での仕事の場合、採用前の顔合わせはほとんどZOOMやTeamsを利用したオンラインで行われます。

特に今回はリモートワークを推奨されている企業様のため、実業務時の打ち合わせ時はカメラOFFで問題ないとのこと。

こ れ は 助 か る ！

リモートワークに慣れている企業様の多くは社内ミーティング時はカメラOFFの事が多いです。

ノーメイク・髪ボサボサでもOK！

在宅派遣での仕事の場合、顔合わせ時には私はこの点を必ず確認します。
「やっぱり顔を見せないとダメでしょ」という風土の会社は、私はちょっとムリです。

2.業務開始

実はこちらの企業様で仕事をするのは2回目。
前回とは部署が違いますが、企業風土などわかっていたのでスムーズに業務開始できました。

しかし、業務を教えて頂く前に、引き継ぎ担当者から「メールの作法などに詳しい方からレクチャーいただきます」とお話がありました。

今回は外部業者の方もいらっしゃるということらしい。

レクチャーいただく方はTさん（仮名）で、50代くらいのめちゃくちゃ「The秘書」という雰囲気感じの方。
聞けばずっと役員秘書をされてきた、いわば「マナーの鏡」のような方でした。

結構グイグイ来る方でした。

私の主な業務は会議設定なのですが、ざっくりとこんな感じでした。

●外部の方には一部秘書がついているので、予定を確認（20人くらいいる）
●会議体は週に５-６本あり、それ以上の場合もある

会議に参加される方々が場合によっては30人くらいいて、それでも空き予定を見つけるのはほぼ不可能。

しかも秘書の方経由なので、とにかく日程調整がややこしい。

会議のインビテーションって、こんなに大変なんでしょうか？

私は今までここまで大規模の会議体に参加したことがないので、ここでかなり精神力が削られました。

その間にも、アカウント登録依頼や対象者を抽出して情報発信など、引き継ぎと同時に一気に依頼されるので私はキャパ崩壊寸前でした。

本来の指揮命令者の方にも相談して、ムリな業務は手分けしつつ、メール周りで困ったら「The秘書」のTさんへ確認、というスタイルが確立していきました。

とにかく目まぐるしく1日が過ぎていく感じでした。

北斗百裂拳！

3.反抗期に突入したOutlook

ある日「The秘書」のTさんが「Sugerさんが予定を入れた会議、予定表に入っていないけど、大丈夫？」とご連絡が。

「そんなバカな」と思いつつ、急いで予定表（Outlook）を確認すると…

入ってない！
しかも、その他の苦労して入れた会議体も全部！！！

私：何で予定が何故消えたぁぁ！
Outlook：ムシャクシャしたからです

結構な数の会議体の予定を入れていたので、一気に血の気が引きました。

指揮命令者の方にも急いで状況報告をし、こちらも手分けして再度会議予約をいれる始末。

しかし、私が入力した会議体は、軒並み予定が入らない。
Outlookから予定を入れて「送信」しても、指揮命令者の方にも通知が届かない。

その1週間前までくらいまでは問題なく予約できていたのに、なぜ突然？

会議予約のプロである「The秘書」のTさんに尋ねても「”まれ”にそんなことあるのよね～♪」と。

いやいやいや。
その”まれ”があっては困るのだよ！

しかも、私の場合はまれではなくて、設定した全てがNG...。

今晩のおかず、何にしようかな…（逃避）

今回の企業様は社内サポート窓口もシッカリあるため、そこで確認したほうがいいということに。

そこでも色々と調べていただきましたが、結局原因は分からず「とりあえず予約の都度、予約がはいるかチェックしてください」と言われるだけ。

そんな暇無いんだが？

でも、私も着任したばかりだし、文句も言えない。
いつかちゃんと、私の予約がOutlookに聞き入れられると信じていました。

そこから何日過ぎても、結局状況は変わらず。

他の業務のボリュームが増えても慣れてきていましたが、この会議予約だけは私の「努力と根性」ではどうにもなりませんでした。

4.お試し契約期間の1ヶ月が経過

結局、このOutlook様のご機嫌は1ヶ月近く治らず、それ以降は契約継続しないと決めました。

指揮命令者の方にも相談し、結局その方に業務をお任せするも、その半分は私が引き続き担当するため、予約チェックで1日が終わってしまう状態。
これで他の業務がほとんどできなくなってしまいました。

貸与されたPCの交換は無く、結局解決策もなかったので、業務に対してのストレスが半端ありませんでした。

ということで、今回も円満（？）に契約終了となりました。

5.今回学んだこと

5-1.「会議予約業務」業務は、詳細に内容を確認する

今回は同時参加者20名以上で、それぞれの参加者の予定チェックをする、点がとにかく面倒でした。
私自身がこの業務に向いていないのかな？と思いながら、今回痛い目を見たので、今後のお仕事紹介の確認は慎重にすべきと感じました。

5-2.同じ企業でも、部署によって対応差がある

前回の他の部署では、皆さんフレンドリーで困ったら必死に調べて対応してくださったのですが、今回の部署はかなり放置・神頼み的な部分が多かったです。

企業風土は問題ないですが、部署ごとにも色々なカラーがあるのだなと痛感しました。