時間管理術

どーも、まさきです。

僕もマネージャーとなり、今までの仕事の仕方ではいよいよ追いつかなくなってきたので、スケジュールやタスク管理をどのようにやっていたらいいか調べていたところ、良さそうな方法がありましたので、メモ替わりに共有したいと思います。
この記事を読んでいる方の中にも、仕事で忙しくて、プライベートの時間が少ないと嘆く人も多いのではないでしょうか。時間の使い方は、自分で把握しているようで実は実際の状態と違っていることがあります。自分では無駄のない時間の使い方をしていると思っていても、実はそうでない場合も。
あまり忙しそうに見えないのに、いつも多くの仕事を片付けている人いませんか？
このような人は、スケジュール管理をしっかりと行っている人です。
時間管理術をこなすことで、時間の使い方と向き合えることができます。
時間管理では、自分の時間をどんなことに使っているのかということも明確にできるのです。
時間だけは誰にでも平等に与えられています。
忙しくても時間を有効活用するための方法についてみていきましょう。

スケジュールを記録する

時間管理をするためには、スケジュールを記録する必要があります。
おおまかに書き込んでおいて、その都度書き加えたり変更していくとやりやすくなうそうです。
まとめて1日を振り返りながらやっても、覚えていないこともあるので、その都度がおすすめです。
元々わかっている、ミーティングや仕事のスケジュールなどを書き込んでおきます。
主婦の人なら、子供を送ることや家事の時間、食事の買い出しなど書いておくとよいです。
急なスケジュール変更があれば、その都度書き込んでいけば忘れずに済みます。
1日の行動をすべて書き込むことがコツです。
大事なことは続けること。
面倒くさいなと思っても１〜２週間は続けるようにしてください。
義務感でやると続かなくなりやすいので、ゲーム感覚で続けていくとよいでしょう。

一定の期間を過ぎたらチェックする

スケジュールの記録を最低でも、1〜2週間続けるのは、自分の時間管理を確認するためです。数日だけチェックをしても、平均的なデータが見れませんよね。
スケジュールの記録をチェックするのは、どんなことにどれくらいの時間を使っているかを知るため。
例えば、仕事中の多くが会議ばかりだとか、営業回りが多い割に件数が少ないなど。
会議の時間が仕事の8割だったとします。
そのせいで、溜まった仕事を残業しているということに気づく。1日中営業回りをしているのに、結果が出ていないのは訪問件数が少ないためとわかる。
薄々気づいていたことが、スケジュールの記録によって明確になると改善策を生むことができます。
会議を短縮し、無駄なことは連絡だけすれば、残業の必要はなくなります。
効率の悪い営業回りをやめて、効率の良い周り方をして件数を増やすなども改善できるのです。

スケジュールアプリよりもノートがおすすめ

スケジュール管理はスマホのアプリでもあります。
アラーム機能などもあるので、非常に便利に管理できるため人気です。
慣れてくればアプリの使用もよいのですが、最初はできるだけノートに書き込む方がおすすめです。
なぜなら、スケジュールをチェックするときに、ノートの方がわかりやすいからです。
同じ時間帯に何をしているのかを、目でじっくり見ることができますよね。
手で書くことは、労力が要りますが気軽に書けるで続けやすいと言えます。
スマホのアプリもよいですが、ついついスマホで余分なことをしてしまう時間を作りやすい難点も。
スケジュール管理をするはずが、YouTubeを開いてしまったなんてことにも。僕もすぐに誘惑に負けてゲームやネットサーフィンをしてしまいます。そんな理由もあるので、最初は手書きでノートで管理するのがよいと言えます。

幸福感、達成感、人間関係の充実感

時間を管理するのは、時間の使い方だけを見るのではありません。
何に時間を使っているのかをチェックしたあとは、その行動がどんなことを意味するのかを見ます。そのカテゴリーは、幸福感・達成感・人間関係の充実度に分けます。
例えば、食事の時間や趣味を楽しむ時間は幸福感の時間になりますよね。
そして、仕事や家事などは達成感に当たります。
人間関係の充実度は、友達との時間や家族と過ごす時間などのこと。
自分のスケジュール管理を見て、どのカテゴリーに時間を使っているのかを知ってみましょう。
仕事が忙しくて、プラベートの時間が少ないと感じていた人は、達成感がほとんどを占めているはずです。
恐らく、幸福感や人間関係の充実度が低い可能性があります。
このように偏っていた場合は、配分を分ける努力をする目安となります。

ホットスポット探し

ホットスポットというのは、自分が成果を上げたりよい状態にしてくれる時間のことです。
例えば、朝食をしっかり食べて日は、体の調子がよく仕事の効率も上がっているなど。朝食を食べない日と、食べた日の行動をスケジュール管理で見ます。
食べない日は、午前中活気がなくミスが多くことがわかります。
食べた日は、午前中から効率よく仕事をこなしている。そんな風に見ると、朝食の時間がホットスポットということになるのです。
仕事の途中で軽い運動をした日と、しなかった日の残業時間の違いなども同じ。仕事途中の運動がホットスポットとなるわけです。
このように、スケジュールを振り返って効果的な行動があるかどうかを比較することができます。
何気なくやっている行動の中に、ホットスポットがあります。
自分のホットスポットをみつけて、よりよい時間の使い方につなげていきましょう。

時間管理術は、頭の中で考えていけません。
まずは、時間を掛けて自分の行動を振り返ってみることからです。1日のスケジュールをしっかりと記録し、自分の目で振り返ってみて下さい。
頭で考えただけでは気づかなかったポイントがあるはずです。
無駄な時間が多いと感じたら、その分別の時間に配分するようになれば効率的に動けることに。
時間管理術を身に付けて、日々の時間を有効的に使えるようにしていきましょう。

それでは、また！