ビジネス文書はPREP法を使え

上司への報告書やプレゼン資料など、あなたは文章作成に日々悩んでいませんか？　せっかく書いた報告書も、上司からダメ出しを食らっては、気持ちが沈んでしまいますよね。

ビジネス文書で大切なのは、伝える順番です。この順番を間違ってしまうと、とても分かりにくい文章になってしまいます。

そこで有効なのが、PREP（プレップ）法です。PREPとは以下単語の頭文字を表します。そして下に示した順番でストーリー構成をします。

P＝Point　（結論）　まず結論から先に述べて、主張を明確にする。
R＝Reason　（理由）　なぜその結論になるのか、理由を説明する。
E＝Example　（例）　具体例を示し、理由の裏付けをする。
P＝Point　（結論）　全体を総括して、結論を再提示する。

この順序が、なぜよいのでしょうか？　それは簡潔かつ説得力のある文章になるからです。この方法の最大の特徴は、最初に結論を述べることです。

それにより読み手は、書き手の主張を一番に知ることができます。そして、理由と具体例を読むことにより、主張の裏付けを理解できるわけです。

では実際にPREP法で書かれた文章の例をあげてみましょう。

〈例文１〉

［結論］
説得力のあるスピーチをする上で、一番簡単な方法は、大きな声を出すことです。
［理由］
なぜなら、話す技術を習得するのは難しくても、大きな声はだれでも簡単に出せるからです。
［例］
名演説で知られるキング牧師もオバマ前大統領も、みんな自信に満ちた大きな声でした。
［結論］
よく通る大きな声は、スピーチの基本です。そして相手に自分の考えを伝える一番の近道なのです。

〈例文２〉

［結論］
当社の今期目標売上を達成するためには、新規顧客の獲得が必要です。
［理由］
なぜなら、ここ最近の既存顧客の売上推移を確認しますと、減少傾向が激しいからです。
［例］
例えば、得意先A社の第１四半期の売上は、前年比40％に落ち込んでいます。またB社は前年比50%となっています。
［結論］
従いまして、既存顧客だけに頼っていても目標達成はできません。A社とB社の売上減を補う新規顧客開拓が必要なのです。

このように、｢結論→理由→具体例→結論｣の順番で組み立てると、簡潔明瞭な文章作成ができます。しかも説得力も抜群です。

このPREP法は、いろいろな文章で使えますので、ぜひ取り入れてくださいね。上司からも一発OKがもらえるでしょう。