会社の仕組み・施策は“誰がいつやめる”と決めるのか？

ある経営者と「無駄な仕事」について意見交換をしたのでこのテーマで書きたいとおもいます。
 
最近は業務効率化の話が増えてきました。働き方改革の一環で残業の削減を目的として様々な施策を聞く機会が増えました。更に追い打ちをかけるかのように大企業が残業削減で今まで社内でやっていた仕事を中堅・中小企業に発注してきてとても忙しくなっているという話を聞きます。
 
私のお客様でも仕事の受注がたくさんあり、溢れている状態です。

生産性向上は今や経営の第一優先課題になっています。
 
そのような状況なので、社長からは他社がどんな取り組みをしているか？多く質問をいただきます。色々と話をしていると「うちの社員は無駄な仕事をたくさんしている」という意見を経営者が口にします。「どんな仕事ですか？」と聞くと「無駄な会議・資料作成や社内調整などが多い」等の意見がありました。

そんな中、とある社長から「本当に無駄な仕事があるのか？を確認してほしい」と言われて、現場でヒアリングを行いました。依頼いただいた会社は機械商社です。売上60億、社員数は50名ほどの会社です。拠点が6拠点あり、各拠点の責任者と営業社員・営業事務の方から話を聞きました。
 

ある拠点での話です。

加賀「社長から、無駄な仕事がないか？確認してくれと話がありまして・・」

責任者「はい、聞いてます。事前に社内でも無駄だと思う作業がないか？を洗い出しました。」

加賀「ありがとうございます。ちなみにどういった作業がありましたか？」

責任者「共通的には会議ですかね。うちの会社は拠点が多いこともあり会議が多いです。」

加賀「どんな会議ですか？」

責任者「まず、拠点責任者が参加する経営会議が月1回１日間。
各拠点のリーダークラス以上で集まるリーダー会議が月1回で
１日間。拠点内の営業マンが参加する営業会議が週1回、2時間
です。更に社内でコミュニケーションを増やすための施策の
月次の会議が3つほどあります」
 
加賀「それぞれ目的はあるんですか？」
 
責任者「ありますが、曖昧なものもあります。例えばリーダー会議は当初、社長からリーダークラスの横のつながりが弱いから、
情報共有と研修目的で会議をやると言ってスタートしました。
現在は、毎回何やるか？直前で決まってなくて目的が不明確に
なっています。」
 
営業事務担当「会議のたびに、会議室の予約や連絡、資料の
準備や設営など、結構な時間を取られています。」
 
営業担当：「個人的な意見ですが、営業会議も報告中心であまり
機能してないようにも感じます。発言する人も偏ってます。。。」
 
加賀「なるほど、では会議はやめたらどうですか？」
 
責任者「・・・いや、やめたほうがいいとはおもいますが、
私の一存では決められないです。」
 
加賀「では、誰が決めるんですかね？」

この会社は上記以外にも年度方針でたくさんの施策が出てきて、やることが年々増えると責任者は言ってました。例えば、誰が見ているか？わからない社内用のデータの集計や昔からやっている拠点間の情報共有のための仕組みがありました。意味があるのか？疑問に持ちつつもやり続けているようです。
 
この会社がレアケースであるか？というとそんなことはないようにおもいます。
 
事実、多くの会社でやめるタイミングや見直すタイミングを作っていなく、無駄な取り組みが残り続けています。

経営者は施策を考えるのが得意な人が多いです。毎年のように新しい取り組みや仕組みを作り導入します。

一方で経営者がこの取り組みやめます。という話をほとんど聞いたことがありません。こんなことを書くと「現場で判断してやめればいいじゃないか」とおっしゃられる方もいますが、上記のように誰がやめると決めるのか？曖昧なので継続していることがあります。
 

今回の会社でもそうですが、弊社が業務効率化をどのように提案しているか？について解説したいとおもいます。