文書削減現場#01
急に秋らしく、朝晩は肌寒い程涼しくなりましたね。皆様いかがお過ごしでしょうか。
さて、最近最もご相談が多いのは、文書削減・ペーパーレスの分野です。
ストラートデザインは、オフィス専門収納コンサルティングからスタートした会社ですが、現在ではモノ・紙、両方に対応できる体制に変化してまいりました。
今日は、移転を機に行いたいというニーズが多い文書削減・ペーパーレスについて具体的な流れについて、お話ししようと思います。
ご興味のある方のみ、是非読んでみていただけたら嬉しいです。
文書削減・ペーパーレスプロジェクトの全体像
文書削減・ペーパーレスな働き方を実現する第一歩は、現状把握から始まります。
独自のWEB調査・部門ヒアリングから、
１：現在の環境（システム導入状況・利用度・満足度）
２：現在の運用（紙依存度・文書管理ルールの状況）
を部署ごとに分析して可視化します。
この現状把握により、文書削減目標値を設定します。今まで文書削減を行ってこなかった企業は、50%削減は可能といわれておりますが、紙依存状況は部署ごとに大きく異なるケースもあります。
その辺りを、調査により明らかにします。
移転の時には並行して設計を進めておりますので、収納量の目安もこの時点で算出することが出来ます。
目標を決めたら、プロジェクトのキックオフです。
弊社では、キックオフを丁寧に行うことを心がけております。
マネージャー陣向け・プロジェクトリーダー向け、それぞれにキックオフ研修を行い、皆さんの不安や疑問に徹底的に向き合います。
研修では、関連用語の説明や、ファイリング基礎知識、文書削減の実践方法などを詳しく説明していきます。
その後は、いよいよ、部門別のコンサルティングがスタートします。部署ごとのリーダーご協力の元、文書一覧を作成し、ひとつひとつの文書について量とルールを確認します。
法定保存年限が決まっている書類
社内ルールが必要な書類
それぞれに対して、アドバイスを行い
方針を決めます。
その後は、決まった方針を元に文書を４分類に分け、シール貼りを行います。
こちらは、コンサルタントがレクチャーし、社員の皆様に行っていただきます。
シール貼りをすることで、どの文書がなくなるのか？どの文書が残るのか、可視化することが出来、部内周知の上で削減を行うことが出来るようになります。
この”部内周知”の作業はとても大切です。
上長の皆様にもご確認いただくことで、”え？捨てちゃったの？”という事態が発生しないようにします。
また、会社には必ずモノ・備品が多く存在しますので、そちらも併せて量のチェックやアドバイスを行います。
収納（壁面キャビネットなど）や倉庫内のラックについて、部署割り振りの検討・提案業務まで行うのが弊社の特徴です（モノ・紙トータルで見て、割り振りします）
仕分け作業が終了したら、文書削減（廃棄や溶解）処理をします。
ここまでで、約５～６ヵ月かけて行います（現状把握～文書削減）。
ペーパーレスな働き方を実現するためには文書を削減するだけではなく、適切なシステム、ＩＣＴ機器の導入を進め、”紙がなくても業務ができる状態”をつくることが必要です。
ストラートデザインの強みは”現場寄り添い力”
２０部署いれば２０通り、全て部署に合わせてコンサルティングをさせていただいております。
もちろん移転が絡まなくてもプロジェクトの実行は可能ですが、やはり移転を機に！というご相談が最も多いです。
さて、今日は文書削減・ペーパーレスについて、流れをご紹介いたしましたが、如何でしたでしょうか？
お悩みがございましたら、是非お気軽にご相談ください。
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また、お役立ち情報の配信をさせていただければと思います。
是非ご活用いただけたましたら幸いです。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
これからも、現場に向き合い、企業の成長の縁の下の力持ちになれるよう、
尽力してまいります。どうぞよろしくお願い致します。
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