ファイル名の付け方はルール化しよう② 業務効率化Excel
前回の記事で、ファイル名にキーワードを入れるルールを作って業務をラクにした経験を説明しました。今回はその続きです。
今回は、複雑なファイル名を簡単に入力する方法、をメインにまとめます。
（前回内容はこちらからどうぞ↓）
困り事：ファイル名の入力作業が大変…
前回紹介した「ファイル名の付け方ルール」はメンバー全員が協力的でしたが、
そうは言ってもみんなの作業が増えてしまうことは気になるところでした。
そんな中、次の改善課題として出たのが
『領収書などのPDF画像データにつけるファイル名のフォーマットを統一したい』
というもの。
例えば、
・20240905_交通費(自宅〜駅前-市営バス)
・20240905_事務用品(ノート-ABCショップ)
という感じです。
※実際は、通し番号や部署名なども入って、ファイル名の付け方はもっと複雑でした
さすがのチームメンバーも「わかりやすくて便利なんだけど、手作業での入力作業はどうも…」って雰囲気になり、なかなか実行しきれずにいました。
さあどうしようか、と思いながら
領収書のExcel管理簿を入力していた時です。
自分の中に神が降りてきました。
(あくまでその時の心境です笑)
画像ファイルを保存する際に、上記のようなExcelリストに情報を入力して管理してたんですね。これは使えるかも、と思いました。
対処法：ファイル名の自動生成ができるExcel管理簿(リスト)を作る
何をやったかというと、Excelのファイル管理簿を使ってファイル名を自動生成できるよう実装しました。
それがこちら
具体的には、セルC〜F列の入力項目をつなげ、H列でファイル名のフォーマットに変換しています。
セルのB〜F列は元々チームメンバーで入力していたものだったので追加発生する作業ではありません。
あとは、H列にある文字列をファイル名にコピペするだけです。
ここから詳しいやり方を説明します。
ステップ①：日付を8桁形式に変換する
まず、スラッシュ記号[ / ]がファイル名に使えないため、B列に入力してある日付データをC列の"yyyymmdd形式"に変換する必要があります。
※B列の日付データは「Ctrl」+「；」のショートカットキーで入力
日付データを文字列データに変換する方法は複数ありますが、ここでは
・TEXT関数
を使いました。
詳しい解説は省きますが、下記画面の通り、C列セルに吹き出し内の要領で演算を入力すればOKです。(TEXT関数は他の表示形式への変換もできるので、興味のある方は調べてみてください。)
ステップ②：セルの入力内容を連結させる
次に、セルとセルの内容を連結します。
使うのは[&]記号です。(またはCONCATENATE関数)
上記画面が、H列に入っている数式の中身です。
事前に、J列から右側にファイル名を区切りに使う記号を入力していて、これらを順番通りに[&]記号で繋ぐだけのシンプル構造です。
ステップ③：記号を数式に直接組み込む
※このステップは飛ばしても問題ありません。
ステップ②では、区切り用の記号をあらかじめJ列以降のセルに入力してから連結しましたが、H列の数式に直接入力してもOKです。
注意点は、セルの連結とは異なり、直接入力する文字や数字はダブルクオーテーション[ " ]ではさむ必要があることくらいです。
(文字や記号を直接 [&] で繋ぐとエラーになります)
ここは好みの問題ですが、入力する文字や記号が固定の場合は数式に直接入力した方が、数式の内容が分かりやすいと思います。
ステップ④：生成されたファイル名をコピペする
最後に、H列のセルを選択してセルごとコピーした状態でファイル名に貼り付けます。貼り付ける時はファイルを選択した状態で「F2」キーを押してください。
こんな感じに入力モードになります。この状態で貼り付けすると
H列セルに表示されている文字列が貼り付けられました。ここまでが全体の流れです。
このやり方をメンバーに説明したところ
「これなら簡単だー」と無事協力を取り付けることができました！ めでたし、めでたし！
おわりに
今回は、入力済みのExcelリストを使ってファイル名を自動生成するアイデアをまとめました
このやり方なら、そこまでの手間なくファイル名を入力でき、名前のフォーマットも統一することもできるます。フォルダの中をスッキリと整理したい方にはオススメのアイデアと思います。
本日はここまで。少しでも参考になれば嬉しいです！
使った機能まとめ
・TEXT関数 データの表示形式を変換する
・[&]記号 セルや文字列を連結する
・[ ” ] 数式の中で文字列を使う場合に使用