リモートワークでの会議の話
こちらの記事を読んでたら、自分も結構リモートワークの会議で思うところがあると思ったので、つらつら書きます。
こっちのやり方が好きとか、これは嫌いとか、これは意味なく感じるとか、そういうのを書いてきます。
なお前提として。
僕はファシリテーターやることはほとんどない
コミュニケーションツールは主にZoom&Slack
大前提としてリモートの会議は対面の会議に劣後する
大前提として。
例外は情報共有を目的とした会議の場合のみ、リモート環境が上回る場合があります。
画面共有ができるというのは、対面の会議よりいいなと思うときがあります。
でもそれ以外は基本的に、対面の方がやりやすいです。
リモートのコミニケーションは、めちゃくちゃがんばって対面と同等になることはあっても、上回ることはないというのが、2, 3年くらい経験したわたくしの中の結論です。
会議の目的
会議の目的について考えてみると、だいたい下記3つぐらいに分類できるかなと思います。
問題解決のための議論
情報共有
コミュニケーション
先にも書いたとおり、情報共有目的の会議であれば、リモートでもそんな困らないかなと思っております。
一番困るのが、「問題解決のための議論」でして、特に白熱してくると問題が起きがちかなと思います。
議事録とかネクストアクションとか
教科書的な話だと、「議事録は絶対つくれ」とか「ネクストアクションを決めて終われ」とかあるんですが、ぶっちゃけあんま役に立ったことない気はしてます。
ほとんどの場合、結論が箇条書きレベルで残ってればそれで十分？
録画してもあんま見返さない
会議を録画して動画データとして残ってると安心しますが、これも手間の割にあんまり見返されることが少ないので、労力に見合うのか？というのは感じます。
大事な会議は録画、みたいな運用でいいと思いますが、会議を開く側と見る側で「大事な情報」について認識齟齬があることが多いので、結局後から「録っとけばよかった」になりがち。
かといってじゃあ原則録画ルールにすると、その分ストレージも食いますし、9割以上ムダなデータになるので、それもどうなんだという。
やっぱ結論のサマリーが短い文章で残ってた方が嬉しくて、その過程に疑問があれば、参加者に聞くというアクションになるのかなあ。
会議をつくらずに解決する
そもそも会議自体そんな開くべきじゃなくて、Slackで解決することはSlackで解決する、というのは大事。
定例よりクイックに話す方が嬉しい
「チーム週次定例」みたいな会議は、「会議の目的」で書いた3つの目的がごっちゃになってて、昔からあんま良くないと思っています。
何か文字じゃなくて、話したいレベルのネタが登場した場合、定例に持ちこむのではなくて、関係者をサッと集めて話せる方が嬉しいです。
会社だとSlackのハドル機能で「今軽く話せますか？」ができるので、5分前後雑に話せたら前に進むときに便利です。
上手くいかなかったパターン
この3年ぐらいで上手くいかなったパターン。別に対面でも同じことあった気がしますけど、なんかリモートになったことで感覚が違うのかもです。
ケンカになる
一方的に話す
専門分野が違いすぎる
「これSlackで良かったよね？」になる
それぞれ軽く見ていくと、
ケンカになる
ケンカ、というとレベル低く感じるかもですが、カッコよく書くなら、意見が対立して衝突が生じたときですね。
もちろん対面でも落とし所は難しいんですが、リモートだと回線の問題なんかもあって、お互いが意見をかぶせ合うような激しい議論がしづらいんですよね。
教科書的には、「意見が対立しても、お互い冷静に自分の主張を行い、相手の主張をちゃんと聞きましょう」なんですが、人間には感情があるので。
一方的に話す
演説みたいに話されるとキツいですね。リモートの問題として、一回喋り始めた相手への割りこみが難しいので、延々喋られることになりがちです。
社長が経営方針を説明する！とか何かのオンライン講習とか、何らかの情報伝達については演説でいいと思うんですが、そうでないケースで演説が発生すると、聞く側の集中力がもつことはないと思います。
専門分野が違いすぎる
たとえば営業チームと開発チームが、自社製品の何かを議論しようみたいな場があったとして、開発チームのエンジニアがなんか専門用語連発して、営業チーム全然わからん、みたいな会議ですね。
これはマジで時間のムダ。
かといって、「みんなにわかるように平易に説明しようね^^」みたいなことやってると、大企業のパワポ文化とか官公庁のポンチ絵とか、しょうもない社内資料を量産して終わるお前の人生になってしまいます。
情報の非対称性というのがあるので、専門外のことを全部理解するというのはムリなので、お互いの意思決定のためにこの情報が必要ですというのをちゃんと伝えて、協力的にやりたいすね。
「これSlackで良かったよね？」になる
これはなんか良くある、見えない失敗ですね。
事前に完璧に見積もるのはムリなので、会議途中で気づいたら、早めにバラして、「じゃあこの場で話したいことは話せたと思うので、後はSlackでやりとりしましょう！」が嬉しい。
リアクションがないのを過度に怖がらない＆聞かれてないと思うなら会議自体バラした方がいい
リモートの会議で司会やってると、参加者10人ぐらいでも、「おはようございますー」と言っても無言だったりして、寂しくなると思います。
一個のやり方として、司会の気持ちを味わってもらうために、メンバー全員で司会を回す、というのがあります。が、個人的にはあんま解決にならないかなと思っています。
特に人数が多い定例（たとえば朝会、夕会、全体会みたいな）であればあるほど、細かいリアクションって挟む意味があんまなくて、僕もリモートになって初期は気を使って、自分がほとんど発言しない会議でも、最初と最後に「よろしくお願いします」とか「ありがとうございました」とか必ず言ってた時期あったんですが、それがじゃあどれだけ会議を盛り上げたかと言われると、ちょい微妙です。
司会やってて、聞かれてないんじゃないかと不安になるなら、マジで聞かれてないので、会議をバラす方がいいのかと思います。
そうは言っても、会社だからみんな嫌がってるけど開かなきゃいけないやつもあるかとは思うので、そういうのはもう心を殺すしかないかもしれません。
大勢の意見が欲しいならMiroの付箋
参加者が自分から話してくれなくて苦しい！という悩みの対策として、Miroというオンラインホワイトボードで付箋ペタペタ貼って議論する、というのが会社の中では鉄板になりつつあります。
「みんな自由に話してください」とか「順番に意見を言って行きましょう」とかだと、あんま盛り上がらなくても、「意見を付箋にたくさん書いていきましょう」という作業をやってから、話す流れだと盛り上がります。なんでなんでしょうね。
自分に強い意見があるときは、フリートークの方がいいんですけど、そこまででもないときは、付箋ペタペタだと、考える時間があるとか、人の意見に触発されてなんか思いつくとかがある気がします。
自然な雑談は難しいから今なら対面の方がいい
リモート初期はどうしたらリモートでも雑談が生まれるだろう……とか考えてたんですけど、今はもうリモートだとムリ、という結論に達しました。
会議室に向かうまでに二言三言話すとか、会議終わった後に「いや部長はああ言ってましたけど、みんな本当に納得してるんですか？」と隣の先輩に聞くとか、そういうのはないんですよ。
オリンピックもできなかった2020年ならともかく、今なら別に飲み会もできるので、不足しがちなコミュニケーションを補うために物理的に集まる、というのはチームビルディングのために有効です。
仲良い人とだったら、リモートでも結構雑談できるんですけど、仲良くなるまでがキツかったりしますね。
（了）
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