なんとなく過去を振り変える②

皆さんおはようございます。
今日は梅雨らしい空模様でテンションが上がりません。。。
そんな時こそnoteを書いて気分転換ですね。

前回書いた「なんとなく過去を振り返る」を読んでくださった方、
スキをくださった方ありがとうございます。

続きを書いていこうと思います。

前回は他部署との連携を図ったことを書きました。
本当に残業時間が爆増したので、体力に自信のある方にはおススメの方法を紹介しました。

今回は業務の効率化に関して書こうかなと思います。

以前勤めていた会社は中小企業で便利なシステムとかを導入していない会社だったので、基本的な作業は主にExcelやWordで行っていました。
更に私が中途入社した時は、この人はこの作業、この人の営業担当はこの人等、役割を固定して業務をしていました。
その為、作業している人達のスキルなどに開きがあると、業務に偏りが出て時間がかかるケースが多くなっていました。

この頃からやり方に疑問は抱いていましたが、身分も一番下で意見を言うことが出来ませんでした。

前回書きましたが、色々あり部署の責任者になり（部長とか課長とかではないです）、自分の意見を発言できるようになり、業務の効率化を進める事を決意しました。取り組んだ内容は次の通りです。

・担当制と固定業務の廃止
・チェック体制の変更

まず担当制と固定業務の廃止に関してです。
これについては反対意見も多かったです。やっていなかった業務を覚える時間が必要になる、担当制をなくす事で関係を新たに築かなければいけない、ミスも増える、負担が増えて残業時間が増えると言われました。
それでも、推し進めると決めていたので、意見を押し切り進めました。

私個人が取り組んだことは、部下のミスに関してはすべて私の責任にしてもらうこと。
バックオフィスでミスは付き物です。0にする事は絶対に無理だと思っています。ミスを怖がり時間をかける事が一番非効率な事と考えていました。なのでミスが発覚した場合、すべて私が各所に謝罪に行っていました。
※自分自身は絶対にミスをしないように心掛けはしていました。

怖がらずにどんどん新しい事に取り組んでもらい知識をつける。
出来る業務が増えていき、新しく覚えた業務や知識がこれまでの作業に役立つ事に気づいてもらい、作業が自然と効率的に行われました。
これで固定業務を減らす事に成功し、ミスも自然と減っていきまいした。ミスが減った要因に関しては個人的な考えになりますが、いろんな作業をする中で、セルフチェックの仕方や、作業の際に見なければいけない項目を覚えるからだと思います。

また担当制をなくす大きなメリットは、部署して動くことが出来る事だと思っています。担当制の場合、この人に聞かなければいけない、この人がいないと話が進まない、休みだと何も出来ない等、業務が止まるケースがありました。
※担当制の廃止に関しては中小企業だから出来る事と認識しています。

全員で情報を共有して、全員が業務を理解する。

これを部署のスローガンではないですが、共通認識としてもらっていました。
そうすることで誰に質問しても同じ回答を返せるようにしました。
もちろん100％全員が理解する事は難しいので、分からない事はすぐ確認して、答えるようにしてもらいました。
答える事でも業務の理解が深まるので効果的だと思っていました。

これが個人ではなく部署として動く事の大きなメリットだと思います。

次にチェック体制の変更です。

これまでのチェック体制は、すべてシングルチェックでした。
どの作業に対しても作業者⇒チェック者で完了の流れです。

そこで私は、作業者⇒1次チェック者⇒2次チェック者の流れに変更しました。いわゆるダブルチェックの体制です。
もちろんすべての作業ではないです。簡単な作業やミスしても大きな問題にならない作業に関しては、以前のシングルチェックのままです。

ダブルチェックに関しては非効率です。
シングルチェックで完遂出来ればそれで問題ないです。

ただ、1つのミスが会社に大きな損害を出したり、取引先との関係性が悪化するようなものに関してはダブルチェックが必要と、今も考えています。
大きな問題が発生した場合、取り戻すのに相当な時間と労力が必要となります。
この時間と労力を考えると一見非効率なダブルチェックが一番効率的です。

あえて作業を増やす。これも業務の効率化につながる事だと思っています。

以上が業務の効率化に関してです。

自分の過去の出来事を文章にする。想像以上に難しいです笑
書きたいことや言いたい事の表現が本当に難しい。

分かりにくい文書になっていたらすいません。

所属している人達を辞めさせない事。
これに関してはまた次の機会に書かせていただきます。