【Notion】自分ルールまとめてみた

Notionを始める

Notionが普及している！

Notionを使い始めて約1年ほど立つのですが、
1年前の仙台でNotionを使っている人は少なかったと思います。知らんけど

知ってる人が増えてきて、それはもう嬉しい！！！

そこで、これまでの情報整理やタスク管理をしてきてこんなルールで、こんなこと意識して運用すると、欲しい情報にすぐアクセスできてみんなが使いやすくて便利！ってNotionを好きになってもらえるんじゃないかと思い「ルール編」「意識編」の構成でつらつらと書いてみました！

~ ルール編 ~

1. ページは3階層まで

3階層でまとめられると、とても綺麗にまとまり見やすくなると思います。

深すぎる階層にしてしまうと、欲しい情報にアクセスするまでのクリック数が増えてしまいますし、上手に整理されてないと言えるかも知れません。

階層が深くなってしまいそうだなって時は、情報整理をもっと良くできる可能性があるのでページを増やす前に一度立ち止まり、リスト分けて表示すれば表現できないかな？ページ内で整理できるかも？と考えてみると解決するかも！

2. 意味のあるタイトル

ページのタイトルはパッと見で、どんな情報が入っているか分かる名前をつけます。

とりあえず作って適当な名前つけたりする前に、何のためのページか明確にして運用することで、Notionの健全性が守られると思ってます！

3. アイコンは必ずつける

まとめた情報に関連のあるアイコンをつけるようにしてます！

議事録であればノート、会社であれば会社のロゴ、NotionであればNotionのロゴのように、アイコンからイメージしやすいものをつけるように心がけてます。

背景はつけたりつけなかったり、、

4. 小規模なタスク管理はNotionで

タスク数が少ない時はNotionで管理するようにしていて、Notionでまとめたページへリンクさせることで関連情報を探す手間を省けてかなり便利です。

タスク数が多くてNotionですべてを管理しようとすると動作が重くて辛いので、小規模なタスク管理はNotionに任せるが良いかなと思っています。

Github連携などできないため大規模（2~300タスクぐらい）なタスク管理はTrelloを使ってますが、いずれNotionに全部移行したい！
※みなさんのタスク管理どうしているか気になるから教えてほしいー！

5. ページ内の情報が増えてきたらアーカイブ

アーカイブ用のページを期間や役割毎に作り、定期的にお片付けすることにしてます。

そうすることで、情報が多いことで起こるページ読み込みのモサモサを解消できてるんじゃないかな？たぶん。。

見た目が整理整頓されてる感じがもう好き

6. Toggle Listでページを綺麗に

画像やブックマーク、定例のトピックに対する議事録を記入するとページ内の情報量が増えて荒れてしまうので、そんな時に大活躍します！

※とても簡単な例なので、これぐらいの情報量であればToggleList使わなくても良いかもしれません。情報量が多いなって時に使ってみてください！

7. Calloutでページ概要を説明する

ページを見た時に、あ、このページね！とパッと見で理解できるようにしています。

Notionが初めての人でも、どこにどんな情報があるなとすぐに理解できる手助けにもなるんじゃないかと！

8. 定期パトロール

1ヶ月に1回の頻度で、全体のページ構成見直しパトロールを行ってます。

とりあえず作ったページが放置されていたり、アイコンなかったり、ページ階層が３階層より深くなっていたり、もう少し綺麗に整理できるかも！って気づけたりするので、結構おすすめです。

定期パトロールは、弊社の場合１〜２時間ぐらいでページ全体に目を通せるので、途中で気になったことをタスク化して毎月消化してます。

大きい変更になりそうだなって時は、別で時間確保してワクワクしながらその日を待ってますね！

~ 意識編 ~

1. 強いこだわりを持つ

これ、けっこう大切だと思ってます。

たぶんですけど、Notion導入してる会社の中にこだわり持ってる人が１人はいると思ってて、いないとNotion活用がなかなか進みづらいかなと、、

新機能が出たらすぐ使って既存のページ構成見直してみたり、デザイン凝ってみたり、Notionについて発信したり、整理整頓のマイルール持ってたり、こだわり持ってる人はNotionと相性良いと思います。

2. 共有しまくる

・テンプレートできたらから使ってみて！
・Toggle Listでこんな風にできるよ！
・テーブルにソートつけると見やすくなるよ！

細かい使い方でもとにかく共有することで、こんな使い方できるんだ！とメンバーも覚えられますし、なにより発信することで自分が覚えますね！

共有し続けると、興味を持ってくれてこんな風にできないの？と聞いてくれる人も増えるので、どんな小さいことでも共有していくと良いことが起こると思ってます！

3. みんなに聞く

新しいテンプレート使ってもらった後にもっとこうしたいとかある？など聞くようにしています。

聞いてると、ここちょっとみずらいかもなあ、こうできたらもって見やすいかも！など色んな視点でアドバイスを貰えるので、かなりいい気付きを得られます。

自分だけが使いやすい「Notion」ではなく、
みんなで使うと便利に効率化できる「Notion」を目指して、
最後はみんなNotionが好きになってる状態を創れたらなと思ってます👶

おわりに

Notionを少しでも便利に、綺麗に、そして効率を上げられる参考になれば嬉しい限りです！

文字に起こして見ると、頭の中も整理されてすっきりしますね。
新機能紹介も止まってるので、さかのぼって記事にしていきます！

他にも、これ記事にして欲しい！などあればTwitterで連絡ください！

ありがとうございました！

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