メールの返信を素早く行うコツ

今日は本日の講演に関連してメールの返信を素早く行うコツについてです。

【メールの返信を素早く行うコツ】

作成 中小企業診断士 竹内幸次

・”メールの返信が早い人は信頼される”

と言われる。理由は、返信を待っている人のことを第一に考える、つまり顧客本位の姿勢があるからと言われる。

・メールの返信を迅速に行うために

は、まずは迅速に返信する意識を持つこと。信用や受注につながることを理解して、迅速返信するためのツールを探しまくろう。

・まずは返信が必要なメール

と、不要なメールを振り分けよう。メールソフトとしてGmailを使えば、メルマガ等のPR系のメールと、通常のビジネスメールを自動的に振り分けてくれる。

・返信メールにて要求されている、

期待されている事項を整理しよう。日時なのか、費用なのか、受注可能なのかどうか等、送信者が知りたいことを見極めよう。

・PCの単語登録（用語の登録）を駆使

して、例えば「い」と入力すると、「以下の件、承知しました。」と変換される等を行う。

・また、ＰC内のフォルダ管理が整理

されていれば、送信者の要求に迅速に対応することができる。例えば、業務予定や顧客層別のフォルダ構築、過去の受注単価の検索等。

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2022年10月18日に講演「中小企業を救うデジタル技術の最前線」を東京都中小企業振興公社／令和4年度商人大学校実践講座飲食店コースで行います。