もういいから帰れよ、いい加減にしろ

どうも、ヒロトです！

自分が社会人1年目の時に、
よく上司から言われた言葉です。

自分は資料作成が本当に苦手でした。
資料作成をすると、
自分は題名のようなことを言われていました。

今回はそんな資料作成が苦手な方へのnoteです！
是非ご覧ください。

①資料作成は「スタート」で決まる

若手でも、データ収集や分析、スライド作成に駆り出されます。
新人だった頃の自分は、
クライアントへの提案書をまとめる仕事を振られました。

仕事を任され意気込む自分でしたが、いったいどのような構成やビジュアルで作成すればいいのかまったくわかりません。

結局よくわからないまま、過去の提案書を参考に作成し、それをマネジャーのところに持っていきました。すると、上司からは厳しい一言が飛んできました。「お前こんなのに半日以上もかけてたの？もういいから帰れよ」

確かにその資料のクオリティは人に出せるほどのものではなく、1日かけたわりにはお粗末にもほどがあるものでした。しかしそう言われても、自分にはどうすればいいかわかりません。そしてその後も、たびたびこのような先輩や上司を呆れさせるだけの“資料もどき”を作成する結果となりました。

このままでいいわけがありません。あるとき自分は、意を決して「一生懸命資料をつくっているのですが、どうしてもクオリティが高いものをつくれません。正しい資料の作り方を教えていただけないでしょうか」と他の中の良い上司に聞いてみました。

「じゃあ、まずどうやってつくっているのかを説明してみて」と言われたので、「まず情報を集めて、それからスライドをつくり込んでいきます」と答えました。それに対する上司の答えは、「まず一番大事なところができていないな」でした。そして、まずやるべきことは、資料全体の目的を明確にし、一連のストーリーをつくることだと教えてくれました。

②資料のストーリーを作ることから

尊敬する上司が教えてくれた「一連のストーリーをつくる」とは、つまり、その資料で何を伝え、相手にどう動いてほしいのか、その最終イメージとプロセスを明確にしてから資料をつくらなければいけないということでした。

データ分析でも提案書でも、資料はすべて 「読み手に行動を起こさせること」 が目的となります。

いくら一生懸命リサーチをし、分析をしても、読み手が「ふーん」となるだけでなんの行動も起こさないのでは意味がありません。「おお、なるほど。それではすぐに新製品を開発しないといけないな」「確かにうちの会社は中国では戦っていけない。すぐに撤退しよう」など、プレゼンの聞き手になんらかの行動を起こさせなければいけないと気付きました。

③資料作成の目的を再認識する

行動を起こさせるためには、単にデータを羅列しただけの資料では足りません。報告される側の気持ちになってみれば、ダラダラとよくわからない説明が何十ページも続いている資料や、意味づけがなされていないデータが並んでいる資料を読んでも、行動を起こしづらいですよね。

まずは、その資料で何を伝え、相手をどう説得していくか、全体の流れを明確にしてから、実際に資料をつくり始めなければいけないと感じています。

資料作成についてまとめます。

①資料作成の目的を明確化
②資料作成の大枠をノートに記載
③スライドの順番・そのスライドで伝えたい事・概要を記載
④一旦上司や先輩に大枠の内容を提出
⑤フィードバック後に大枠を修正
⑥大枠の方向性が決まり次第資料作成の詳細に取り組む

皆さんのお力になれたら嬉しいです( ^ω^ )
ではまた！

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