確認資料を共有するならばPDFで

2024年6月3日 21:10

Google for Education認定トレーナー/コーチの笠原です。

クラウドで仕事をするのが当たり前になると、色々なファイルをチャットやメールでやり取りすることになります。

その時に感じることが「編集の必要の無い確認用の資料であればPDFで送って欲しい」ということです。

チャットやメールを使う機会が増えているからこそ相手のことを考えることが大切になる機会が増えていると感じます。

端末が多様だからこそ…

世の中でクラウドを活用するということはだんだん一般化してきているように感じますが、まだまだ操作に慣れていない感じがします。

それはクラウドで共有するファイルの形式が上手くないケースが多いことから感じます。

例えばGoogleドライブを利用しているのに、WordやExcelのファイルを共有するなど、相手の端末や環境によっては上手く開けないだろうなと思う共有の仕方がされていることがよくあります。

最近は一昔前に比べればだいぶ互換性はよくなっている感じはありますが、たとえばWordについては段組みや縦書きはGoogleドキュメントへは勿論うまく変換できませんし、同じWordアプリ同士でも端末によってはレイアウトがまったく異なる表示がされてしまうことがままあります。

個人的に送られてきてかなり困るのが「確認してください」と送られてきたのに、ファイルを開いてみるとレイアウトが崩れて内容の確認ができない…というケースです。

自分は日常ではかなりChromebookで仕事をしているので、Office系のファイルが送られると、レイアウトが崩れてしまうので、何も確認できないということになりやすいのです。

逆に自分もGoogleドキュメントなどで作業をしているので、普段がOfficeを使っている人には共有しにくいのです。

編集を伴うファイルについては、端末や環境を揃えざるを得ないのですが、ただ、内容の確認ということでの共有であれば、コストをかけて環境などを揃えなくても対応が出来ます。

それが今回のテーマの「確認用の資料はPDFで」という提案です。

何を当たり前のことを…と思われる方は少なくないかもしれませんが、これは学校関係者に限らず、企業とのやり取りにおいても、度々感じることです。

シェアの関係でOffice系のソフトで作られたデータが送られてくることは多いのですが、Chromebookしか手元にないときには割と困ることが多いのです。

こういう時に、PDFでデータを送ってもらえれば確認を確実にできるのに……と思うのです。

PDFにすること自体は非常に簡単で、手間も少ないです。

東京経済大学の上記のサイトがわかりやすいので紹介しておきます。

Googleドキュメントなどは、メニューバーの「ファイル」にある「ダウンロード」からPDFを選ぶだけでOKです。

情報を送る方は一手間多くかけることになるのですが、この一手間を思いやることで受け取る相手が困ることやレスポンスが遅れることが少なくなるので、慣れてきた人であれば気遣いとして取り組めるようになるとよいですよね。

今回も読んでいただきありがとうございました。シェア、コメント、いいね！をしてくれたら嬉しいです。

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