目視でのチェック業務に費やす時間を削減したい！　〜デジタルで解決したいデジタル初心者のつぶやき〜

こんにちは、社会人になって10年目の30代前半某小売業勤務のkaneです。
ここで記事を書くのは、今回で２回目です。
そもそもこの記事を書き始めたり、LINE BotやTeachable Machineを使って何かを実装した記事をQiitaに書き始めたキッカケというのが、タイトルにもある通りデジタル技術を使って今莫大に時間がかかっている業務を短縮したいと思ったことでした。
今回は、今の業務のチームメンバーと今の業務上の課題について話したこと、何を解決していきたいかについて書いていきたいと思います。

紙の使用量が多いような気が・・・

今関わっている業務

まずは、今私が対応している業務について、簡単に記載したいと思います。
私は「デジタル」という名のつく部署に所属しております。今小売各社では、自社のアプリを運用して、お客様にお得な情報やお店で使えるクーポンを載せたりしていることがあると思います。
私はアプリの企画・運営をしている部署の中でもアプリに掲載するクーポンの出稿管理・運営を担当するチームに所属しております。
仕事のことですので、あまり事細かに詳細なことまでは書けないのですが、デジタルで解決したいことについて、できるだけ分かりやすく書いていきたいと思います。
ちなみに部の名称は、デジタルを駆使しているような名称なのですが、やっていることは結構アナログなんだよねというのは、私の隣の席のAさん（着任2年の経験豊富な方）や向かいのBさん（着任10ヶ月ほど）等々多くの方が抱かれていることのようで、着任すぐくらいにこの手の話を聞いた記憶があります。

紙の使用量を減らしたい！

最初の見出しに書いたことですが、1つ目の課題としては紙の使用量が多いことが挙げられます。
契約書関連の書類で結構な量の紙を使うのですが、押印が必要であったり原本を保管しておく必要があったりと企業によっては電子印、データ上での保管が主流となっているところもありそうですが、日本はまだ紙の文化が根強いのでここは致し方ないかと思うところもあります。
減らしたいのは、アプリに掲載する文面や画像の内容が誤りがないかどうか本配信する前に確認する業務があるのですが、ここでクーポンであれば1枚1枚紙で印刷し赤ペンでチェックを入れながら確認していくというのがルールになっています。

• 同僚のAさん（着任10ヶ月ほど）・・・チェックしたらすぐに捨てるから勿体無いよね。

• 先輩社員のBさん（着任2年ほどのチームの中でも経験豊富な方）・・・みんな2台ずつモニターがあればなんとかなりそうだけどすぐには無理そうだし。でもどうにかしたい。

　※AさんもBさんも同じチームのメンバーです。

解決する方法は何かないだろうか？？

データの授受を効率化、管理しやすくしたい！

現状はどうやってやり取りしているの？

現在、社内のチームメンバーや多部署の方、取引先の方とのデータ授受は主にメールでのやり取りとなっています。なので、1日のメールの件数は100件前後が当たり前といった状態です。
データのやり取りができているのならいいんじゃない？？と思われる方もいるかとは思うのですが、問題点については次の項で記載したいと思います。

現状の問題点

この点についてチームメンバーにヒアリングしてみました。

＜同じチームメンバー向かいの席のAさん（着任10ヶ月ほど、社歴では大先輩＞
長休取得して戻ってきたら、メールが1000件超えていて、内容確認するだけで1日終わったよ・・・
＜同じチームメンバーお隣の席のBさん（着任10ヶ月ほど）＞
自分に直接関係のないメールも多くて読み飛ばしていたら、肝心の用件まで読み飛ばしていた・・・
＜同じチームメンバーのCさん（着任1年半ほど）＞
データやファイルの修正依頼のメールがよく来るが、何が最新なのかよく分からなくなるんだよね・・・

私も上の３人の方と同じことを思っていました。私も店舗での勤務から3月に今の部署に異動してからメールの件数にまずはとても驚きました。
異動して間もないからそのように感じただけだと思っていましたが、どうやらそうではなかったようです。

こうやったら今の問題を解決できるのでは？？

・単純にクラウドを使用
・バージョンを管理できるファイル管理システムを構築・・・は難しいので既存のサービスを利用して何かそれに類似したことを実現できないか？
・そもそもExcelでの管理でなく、Web上でツールを作成し、そこで必要な情報を管理。（ざっくりしすぎて具体案はありませんが・・）
※上記はこの記事を書きながら思いつきで書いたので、実現の可能・不可能までは考慮はしていません。

目視での確認・校閲業務をどうにかしたい！！！

目視での確認とは何のこと？？

目視で確認する業務がたくさんあるのが現状。今回この記事を書くにあたってチームメンバーへヒアリングした際も話題に上がった点はここの点が一番温度感が高かったような感じでした。
確認することは結構たくさんあり、
・自社アプリに掲載するクーポンの一覧情報
・アプリ上に掲載する文言の確認
・POPに掲載する商品名、金額等々
・SNSに告知する時の内容の確認
などなど一例に過ぎないのですが、たくさんありこれらは全て目視で確認している現状です。

解決する見通しは？

こちらについて、どうにかできないか？時間短縮する方法はないか？頻繁にチームミーティング時でも話題に上がるくらいなのですが、根本的な解決策がない状態です。
解決はしたいが、解決する方法が見出せない迷子の状態になっています。

最後に〜一番解決したい問題〜

解決する方法は見出せていませんが、一番解決したい業務改善は3つ目に挙げた「目視での確認作業の改善」です。
今は業務によっては、目視による三重チェックみたいなことをしていることもあるのですが、それでも見落とすことが時々あります。人間のやることに完璧はありえないことと思うので、ここはITで改善に繋げられれば、業務の質も上がるかと思うので、ここを改善させたいと今のところ考えています。
今は、LINEBotやTeachable Machineなどさまざまなツールについて学び始めたばかりですが、こういった武器をまずは増やしていって解決に導くのが目標です。
これが実現できれば、チームメンバー中心に使ってもらえると思います。
もしかしたら今後色々学んだり、業務内ではまた別の解決すべき問題が出てきたり、軸が変わる可能性はありますが解決に向け試行錯誤する様子を今後も記事として書いていきたいと思います。
最後までご覧いただきありがとうございます。