Googleドライブを利用して電子帳簿を保存する

電子帳簿保存法に基づくいくつかの要件を満たす必要があります。以下に、Googleドライブでの電子帳簿保存に関する詳細な手順をご紹介します。

Google Workspace Business Plus以上のプランを利用する:
Googleドライブで電子帳簿保存法に対応するためには、Vault機能が使えるGoogle Workspace Business Plusプラン以上が必要です。

共有ドライブ内に電子帳簿保存フォルダを作成する:
Business Standard以上で利用できる共有ドライブを作成し、管理者以外はアクセス権を「投稿者」に設定して、削除や訂正ができないようにします。

年月ごとのフォルダを作成する:
検索性を高めるために、年や月ごとのフォルダ構成にしていきます。これにより、必要な書類を容易に見つけることができます。

Vaultを設定する:
Google WorkspaceのVaultを使用して、ファイルの削除や訂正履歴を確認し、保存期間も設定できます。例えば、7年と設定しておけば電子帳簿保存法に基づく書類の保存期間をクリアできます。

検索要件を設定する:
取引年月日、取引金額、取引先などの条件で検索ができるように、適切なフォルダわけやファイル命名規則を設定します。

これらの手順に従って、Googleドライブを使用して電子帳簿を保存することができます。

ただし、電子帳簿保存法に関する最新の情報や変更点については、専門のウェブサイトやサービスで定期的に確認することが重要です。

また、法律の適用や具体的な保存方法については、税理士などの専門家に相談することをお勧めします。

Googleドライブを利用して電子帳簿を保存するためのコストは、選択するプランによって異なります。

以下の情報に基づいて、大まかなコストをご案内します。

Google Workspace Business Standardプラン:
電子帳簿保存法に対応するためには、Business Standardプラン以上が必要です。

このプランは、共有ドライブ機能を利用することができ、月額約1,360円から始まります。

電子帳簿保存法対応ソフトの使用:
企業規模や必要な機能に応じて、電子帳簿保存法に対応したソフトウェアの使用には、年間約200万円程度かかる場合があります。

これは従業員200人の会社で、経費精算する人が100人いる場合の一例です。

これらのコストはあくまで一例であり、実際の金額は利用するサービスや企業の規模、必要な機能によって変動します。

また、電子帳簿保存法に関する最新の情報や変更点については、専門のウェブサイトやサービスで定期的に確認することが重要です。

さらに詳しい情報や見積もりについては、Google Workspaceの販売代理店や専門家に相談することをお勧めします。