【Airtable】直感的でサクサク！並べ替えも自由自在

今日は、レコードの並べ替え（Sorting）の話をしましょう😆。

スプレッドシートで作業をしていると、どうもレコードの並びに規則性がなくて参照しずらいな～、作業しずらいな～と思ったことはないですか？そんなときには、上手に「並べ替え」の機能を使うことにしましょう！

スプレッドシートではおなじみの「並べ替え」ですが、Airtableのこの機能はなかなか使いやすくて楽しいです。でも、ちょっと引っかかりやすい点があります。ですから、どのように使うことができるのか見ていきましょう！

よし行くぞ～😄

画面上部のメニューからスタート

では、グリッドビューでの並べ替えについて話をすすめていきます。まず、並べ替えの機能は、どこから始めればいいのでしょう？あ、ありますね。画面上部のメニューに。見つけやすいですね。

「絞り込み」、「グループ化」の右隣りにあります。これに、「並べ替え」を加えて、「レコード表示切替の３点セット」だと私は思っています。３つも上手に使えるようになりましょう（あ、自分も含めて😂）。

ドロップダウンからフィールドを選択

Sortのボタンをクリックしますと、並べ替えのメニューが開きますね。まだ、何も設定しないなので、No sortsと表示されました。設定されているなら、ここに並べ替え設定が表示されます。Pick a fieldをクリックしましょう。

そうすると、並べ替えの基準となるフィールドを選べるよう、ドロップダウンが表示されます。どうぞお好きなものをお選びください！

試しに３つのフィールドをぽいぽい連続して選んでみましたよ！一番上から並び替えの優先度が上がります。

上の例では、まず男女別に並べ替えられ、次に提出済みか否かで並べ替えられ、最後に生年月日順に並ぶ、という感じです。

昇順にするか、降順にするかは、クリック一つで切り替えられます。優先順位は、ドラッグで切り替えられます。そして、削除したい場合は、×ボタンをクリックするだけ。簡単に直感的な操作が可能なのがいいですね～。

これで並べ替えの基本は、分かりました。しかし、大事なオプションがあります。

並べ替えたまま、一時的か、それが大事だ

設定エリアの左下端に、ひっそりとトグルがございます。ナニコレ？

Keep sortedとありますね。文字通り、「並べ替えを有効にしたままにする」という意味です。

これをONにするとどうなるでしょうか？そう、データを加工したら、その内容が反映されて並び順が変わります。

試しに、井上さんのチェックボックスをオフにしてみます。

すると、井上さんのレコードが移動してしまいました。

このように、セルの内容が変化すれば、それに応じて並びが変わります。注意しましょう！

また、Keep sortedがONのままでは、手動で並べ替えができません。

となると、「手動で並べ替えをやりたい」「レコードの並び替えが勝手に行われては困る💦」というときは、Keep sortedをOFFにすればいいですね。

Keep sortedをOFFにすると、並べ替えの基準となっていた列の背景色ももとに戻ります。あくまで、一回ぽっきりの並べ替え、ということですね。自動ではもう並べ替え機能が働いていないことが視覚的に分かります。

ということで、Keep sortedのオプションは、意外と大事ですので、少し気にかけておきましょう！

まとめ

まとめます。

• レコードの並べ替えを行うとき、画面上部のメニューからスタートする

• 複数の並べ替え条件を設定することができる。

• 昇順と降順の切り替え、優先順位の変更、条件の削除もマウス操作で簡単にできる。

• KeepSortedをONにすると、レコードが更新されたとき自動でレコードの並びが修正される。

はい、本日は以上となります。

では、ビーダゼーン！

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