Excelを申請様式などの入力フォームとして利用するメリット

Excelを申請様式などの入力フォームとして利用するメリットと、デメリットに対応する考え方の整理。
結論として、申請や実績記録などで、入力者がデータ登録はするが、データの参照、更新、削除をする必要性が低い場合、その入力フォームをExcelで作成することに検討の余地があります。

データベースのようにデータ入力するにも、入力フォームがあった方が便利です。この入力フォームについて、スキルや維持・改善コスト面を考慮すると、Excelで作成した方が費用体効果が高い場面があるということです。
Excelを入力フォームとして利用するメリットとデメリットを整理すると、主に次のとおりです。

メリット

• Excelを使い慣れた人が多く、記入様式の作成・修正が容易。Wordよりレイアウト調整もしやすい

• 計算式やセルの入力保護も組み込める

• 入力者側で一時保存や共同編集、入力内容を一部変更した修正も容易

• ネット利用できない環境や高齢者向けでも対応しやすい
  （手書き用が必要な場面も、様式そのままか、一部編集で利用可）

デメリットと、デメリット解消の考え方

１．Excelが必要

• 業務の場面で問題となることが少ない。

２．データベースでないため、データの集計が困難

次の方法などをとっておくと、データ集計を容易にできる方法やツールがいくつかある。Excelに標準で含まれているPower Query、簡単なVBAや、RPAなど。

• Excelファイルに数式参照で値を１行に変換するシートをつけておく

• セル位置のロックをしておく

• 入力されたExcelファイルを一つのフォルダに保存する
  （文書管理システムやグループウェア等で所定の場所など）

なお、入力フォームでのデータ登録以外の作業（参照、更新、削除）はデータベースとして管理した方が良い場面が多い

３．入力フォームの最新版管理が手間となることがある

WEBフォーム等のような一元管理は難しいが、更新が前提とならない一度限りの入力フォームなどでは問題にならない。

データ集計を容易にできる方法やツールの例

単票形式のデータについて、Excelに標準で含まれているPower Query、簡単なVBAや、RPAなどを用いた方法の比較です。

【Excel】複数ブックのデータ（単票）を一覧表にまとめる方法の比較 - shikumika’s diary

以上、「神Excel」と言われるものと「入力のしやすさや、データ集計を考慮された様式」は別物です。特に、単票形式のデータの場合はセル結合があること自体が問題ではなく、その目的によります。