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Excelを申請様式などの入力フォームとして利用するメリット
Excelを申請様式などの入力フォームとして利用するメリットと、デメリットに対応する考え方の整理。
結論として、申請や実績記録などで、入力者がデータ登録はするが、データの参照、更新、削除をする必要性が低い場合、その入力フォームをExcelで作成することに検討の余地があります。
データベースのようにデータ入力するにも、入力フォームがあった方が便利です。この入力フォームについて、スキルや維持・改善コスト面を考慮すると、Excelで作成した方が費用体効果が高い場面があるということです。
Excelを入力フォームとして利用するメリットとデメリットを整理すると、主に次のとおりです。
メリット
Excelを使い慣れた人が多く、記入様式の作成・修正が容易。Wordよりレイアウト調整もしやすい
計算式やセルの入力保護も組み込める
入力者側で一時保存や共同編集、入力内容を一部変更した修正も容易
ネット利用できない環境や高齢者向けでも対応しやすい
(手書き用が必要な場面も、様式そのままか、一部編集で利用可)
デメリットと、デメリット解消の考え方
1.Excelが必要
業務の場面で問題となることが少ない。
2.データベースでないため、データの集計が困難
次の方法などをとっておくと、データ集計を容易にできる方法やツールがいくつかある。Excelに標準で含まれているPower Query、簡単なVBAや、RPAなど。
Excelファイルに数式参照で値を1行に変換するシートをつけておく
セル位置のロックをしておく
入力されたExcelファイルを一つのフォルダに保存する
(文書管理システムやグループウェア等で所定の場所など)
なお、入力フォームでのデータ登録以外の作業(参照、更新、削除)はデータベースとして管理した方が良い場面が多い
3.入力フォームの最新版管理が手間となることがある
WEBフォーム等のような一元管理は難しいが、更新が前提とならない一度限りの入力フォームなどでは問題にならない。
データ集計を容易にできる方法やツールの例
単票形式のデータについて、Excelに標準で含まれているPower Query、簡単なVBAや、RPAなどを用いた方法の比較です。
以上、「神Excel」と言われるものと「入力のしやすさや、データ集計を考慮された様式」は別物です。特に、単票形式のデータの場合はセル結合があること自体が問題ではなく、その目的によります。
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