本業に集中したい！経理業務をまるっとアウトソースした話

御社には、経理部門はありますか？

まだ立ち上げたばかりの企業の場合、もしくは少数精鋭の専門スタッフで回している企業の場合、もしかすると「経理」が部門として独立していないケースが多くあります。
ちなみに創業3年目でまだまだ少人数で経営している当社には、経理担当者を専任でおくほどの余裕はまだなく、当然経理部門なんてありません。

社員数は少ないけれど大きなバリューを発揮したい企業の場合、経理スタッフを専任で採用する余裕はない・・けれど、お金周りの業務をしないわけにいかない。
そんなぐるぐるとした悩みにぶち当たっていないでしょうか？

もしかすると社長が経理業務をやっていたり、スタッフが本業と兼任で経理業務を引き受けている場合もあるのではないでしょうか。
専任で雇うほどでもないけれど、片手間にやるには、大変・・ですよね。

私たちのところに相談をいただいたのも、そんなお悩みを持った企業の方でした。

■相談いただいた企業の概要
業種：Webメディアの運営
年数：創業20年程度
社員数：5名未満（編集者やディレクターなど、制作メンバーが中心）

■ご相談内容
総務・経理スタッフが退職し、採用の目処が立たず社長がすべての経理業務を行っている。
専門知識にも乏しく、帳簿のつけ方や管理の方法などが適切かもわからず、代行したい。
一度パートを入れてみたが、経理の知識や経験がなかったため、任せるのが難しかった。

現状、経理業務は社長が行っているが、十分に対応できているかわからない。
まずは現状のヒアリングから始めてみました。

経理のアウトソース、まずは通常業務を知る

私たちが最初に考えたのは、「経理業務をとにかくシンプルに」ということ。

業務の流れと支払い周りの話を聞くと、長年行われてきた経理業務が、担当者が変わるごとにフローが複雑化しており、煩雑な業務になっていることが判明しました。
一連の業務フローを整理し、具体的な経理ツールの選定、経理フローの見直し・提案までを一貫して行い、資金繰り状況を簡易に可視化できる状態にしました。

■実施したこと
・経理業務のフローの聞き取り
・業務フローのゼロからの組み立て
・経理システムの検討・導入・運用
・社内外の方への経理業務のフロー変更の周知

つくった経理フローで運用してみる

eQUALITYのメンバーのなかに、大手企業での経理経験を持つ方がおり、社内の聞き取り及び税理士との相談を行い、ITツールに代替できる部分の置き換えを進めました。
また、長年会社員として事務職を行い、現在は専業主婦でリモートワークをしたいというメンバーを運用担当におき、2名体制で経理業務のフローをつくって運用体制をつくりました。
これまで、経理業務は必ず出社して業務を行う必要があるなど、リモートでは対応できない状況だったところを、完全にリモートで完結できることができました。

まずはひと月運用してみて、改善したい点などはご指摘いただき、運用フローも毎月見直していきました。

人件費の削減と、経理作業の効率化が実現

外からの目線で経理フローをヒヤリングすることで、業務のムダに気づくことができ、効率化およびリモート化を図ることができました。
最初から「リモートで業務はできない」とするのではなく、ボトルネックになっていることは何なのか？ということに向き合い続け、業務のスリム化とリモート化に成功しました。

経理の運用を行うメンバーは小さな子どもがいるため、在宅で仕事ができることで移動にかかる時間も削減でき、その分業務に使うことができました。日中や夜間など、時間に拘束されず仕事ができたことも、個人的には助かりました。育児中も経理の実経験を積むことができ、キャリアが広がったと実感しています。