ミーティングを活用してプロジェクトを進めよう！ディスカッション編【SuperGoodMeetings活用例03】
ミーティング活用ツール「SuperGoodMeetings」はプロジェクトのマイルストーンとミーティングのアジェンダを可視化し、いまのタイミングで何を検討、決定すべきかを整理できるツールです。
今回は、ミーティングのなかで行われるディスカッションの一例をご紹介しながら、進め方のコツをみていきたいと思います！
ミーティングの事前準備編はこちら
ミーティングの最初にやること編はこちら
登場人物
👨🏫 ファシ
🦄 コーディネーター
🖋 レコーダー
🗿 モアイさん
💻 エンジニアさん
ディスカッションを開始するときは、アジェンダの内容確認から
アジェンダの内容を事前に理解しておきましょう。
👨🏫 ファシ では次のアジェンダです。では担当になっている🗿さん、お願いできますか？
🗿 モアイ はい、自分の画面で参照するファイルを開きながらアジェンダを説明しますね。
まずこのアジェンダは、前回のタスクを実行した結果、次のステップに進めるにあたりどう進めたらよいかを相談したい、というものになります。収束のアジェンダです。
👨🏫 ファシ 完了の定義が書かれていないので、収束であればそこをもうすこし詳しく定義して書いてもらえますか？
🗿 モアイ 3つの次のアクションの方向性を持ってきたので、そのうちでどれが良いのかを1つを皆さんにアドバイスをもらいたい、になりますね。
🦄 コーディネーター じゃ私がアジェンダに書いておきます。
🗿 モアイ ありがとうございます。では画面は私が表示しますのでその資料をもとに説明させてもらいます。
👨🏫 🦄 🖋 🗿 💻 みんなでディスカッション
ディスカッションの終わりには次のアクションを決めておこう
👨🏫 ファシ 盛り上がっているところをすみませんが、アジェンダで規定している時間がきてしまいましたが🗿さんどうしましょうか？
🗿 モアイ いろいろとご意見ありがとうございました。
今日の議論で3つの方向性から1つ決めたいとおもいましたが、次のマイルストーンまでまだ余裕があるので、次回のMTGまでに今日の議論をもとにちょっと進めつつ、来週継続議論させてください。次回のMTGにアジェンダ入れておきます。
🖋 レコーダー 議事メモに書く関係上での質問ですが、今日の方向性って1,2,3とありましたが結局論点として2番が有力だということでよかったですよね。
🗿 モアイ 認識あってます。確認ありがとうございます。
👨🏫 ファシ 了解です。ありがとうございます。では皆さんから特にご意見なければ次のアジェンダに進もうと思います。
👨🏫 🦄 🖋 🗿 💻 みんなでディスカッション
ディスカッションが伸びて時間が足りなくなってきたら
ミーティングの残り時間で話せるアジェンダは何か、メンバーで調整していきます。
👨🏫 ファシ では次のアジェンダに行きたい…ところですが、ちょっと前のアジェンダが大きく押した関係でミーティングの時間が20分足りなくなってきました。
調整できる部分がある方いらっしゃいますでしょうか？
🗿 モアイ マイルストーンを考えるとこの後に入っている私の15分でいれている議題は今日はなさなくてもよいので、来週にスキップしてもらって大丈夫ですよ。
👨🏫 ファシ ありがとうございます。では調整させてもらいます。あと5分ですね。どなたか調整できる方いらっしゃいますか？それともミーティング全体を伸ばしてもよいでしょうか？みなさんどうですか？
💻 エンジニア 私が後ろのすぐミーティングがあるのでのばせないのと、わたしの15分で入れているアジェンダを10分にしてみます。今日は収束のアジェンダだったのですが、発散までに変えて来週までに皆さんに考えてきてもらうようにしようかとおもいました。
👨🏫 ファシ ご協力ありがとうございます。ではそれで時間が収まりましたので、ひきつづきミーティングを進めていきましょう。
今回のまとめ：ディスカッションの際にやることリスト
- アジェンダの内容はメンバー全員で確認してディスカッションの前提を揃えよう
- アジェンダの内容に不足がある場合や、疑問が出てきた場合は記入したひとに確認しよう
- アジェンダを記入した人が問題・違和感を解消できるよう、周りは情報提供やアドバイスを通じてサポートしよう
- ディスカッションの終わりには議論の結果や次のアクションを明確にしておこう
- ミーティングの時間が足りなくなってきたら「今日話しておかなくてはならないこと」と「そうでないこと」を分類しよう
効率よく、かつゴールに向かう議論をするためには前提をそろえたり、現時点での議論の結論を明確にしておくことをおすすめします。
また、ディスカッションをしているとついつい盛り上がってしまうものですよね。ミーティングの時間が足りなくなってきたらそのタイミングで再度アジェンダの優先順位決めを行うと、「今日話したかったのに…」ということを減らせますので、ぜひお試しください！
次回はミーティングの終わりの例をご紹介します！お楽しみに！
ミーティング活用サービス SuperGoodMeetings
よりスムーズな定例ミーティングの運用をサポートするため、コパイロツトではミーティング活用クラウドサービス「SuperGoodMeetings」を開発・提供しています。定例ミーティングの進め方、ファシリテーションの仕方などに課題を感じている方は、一度お試しください。
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