ミーティングを活用してプロジェクトを進めよう！ミーティングの最後にやること編【SuperGoodMeetings活用例04】
「SuperGoodMeetings」はプロジェクトのマイルストーンとミーティングのアジェンダを可視化し、いまのタイミングで何を検討、決定すべきかを整理できるツールです。
今回は、ミーティング終了時の一例を参照しながら、次回のミーティングに向けての準備をどう進めたらよいか、ポイントをご紹介！
ミーティングの事前準備編
ミーティングの最初にやること編
ディスカッション編
登場人物
👨🏫 ファシ
🦄 コーディネーター
🖋 レコーダー
🗿 モアイさん
💻 エンジニアさん
ミーティング終了時には、まず議事メモの確認から
👨🏫 ファシ では今日のMTGで行われたことを振り返ります。議事メモの表示を内容確認をお願いします。
🖋 レコーダー それでは今日の決定事項とタスクを振り返ります。
○○と○○が決定事項でタスクとしては🗿さんがこのタスク、💻さんがこのタスクを実施となりました。
マイルストーンの更新確認もしましょう
👨🏫 ファシ では今日の決定事項やタスクによってマイルストーンを更新する必要があるかを確認しましょう
👨🏫 ファシ 今日の状況を考えた上でマイルストーンの更新は必要でしょうか？
🗿 モアイさん 私のタスクを実施するにあたり、次のマイルストーンの成果物をもう少し詳細に記述できると思いました。ちょっと書いてみて良いですかね。
👨🏫 ファシ では今すり合わせながら書いてみましょうか。
（👨🏫さんと🗿さんで会話する）
👨🏫 ファシ これでみんながOKであればその内容に更新しましょうか。
💻 エンジニアさん その変更に伴い、その次のマイルストーンも若干アップデートが必要になってくるんじゃないですかね。
👨🏫 ファシ 承知しました。では今日はちょっと時間がないので今日のマイルストーン変更を受けて、私が変更案を持ってきますね。
各自タスク宣言！
👨🏫 ファシ では来週までのタスク確認です。
マイルストーンの内容や今日の決定事項を受けて各メンバーが来週までに行おうと思っていることをそれぞれ宣言してください。
まずは私から。次のマイルストーンのアップデート案を皆さんに提示します。
🦄 コーディネーター ミーティングの途中で意見がありましたが、ミーティングの画面表示をもっと素早くできるように自分でやり方考えてきます。
🖋 レコーダー うーん…ちょっと今日のMTGの議事メモの書き方や記録する場所がわかりづらかった気がするのでちょっと調整案を考えてみます。
🗿 モアイさん 私は今日のMTGで決まったタスクを実施してきます。途中でチャットで相談すると思いますが一旦進めてみます。
💻 エンジニアさん 私は今日のMTGで議論した結果のアクションを実践してみます。
🖋 レコーダー では今出たタスクでタスクリストに追加されていないものは私の方で追加しておきますね。
🦄 コーディネーター 今これだけ追加されましたが認識違いないでしょうか？
👨🏫 ファシ 問題なさそうなのでタスク宣言を終わって次のアジェンダに行きましょう。
最後に次回ミーティングのアジェンダを確認
👨🏫 ファシ では来週のアジェンダを最後に確認して終わります。
次回のミーティングですが時間の変更があったのでいつもと1時間ずれてスタートです。
ご自身のタスクをもとにアジェンダを記入してください。
🦄 コーディネーター どうぞ。
👨🏫 ファシ 来週こんな感じですけど何か現段階で追加ありますか？
🗿 モアイさん マイルストーンのことを考えると、来週このアジェンダが必ず必要だと思うのでそれを追加しておきますね。
💻 エンジニアさん 私のタスク実践の結果を共有するアジェンダを入れておきます。
👨🏫 ファシ ありがとうございます。ではこれにてミーティングを終了します。
最後に改めて確認ですが、次回は○月○日の14時からです。お疲れ様でした！
今回のまとめ：ミーティング終了時にやることリスト
- 議事録の内容・認識に齟齬がないかをミーティングが終了するまでに確認しよう
- 議論の結果をマイルストーンに反映させておこう
改めてマイルストーンを参照し、ミーティングがあと何回実施できるかを確認しよう
- 参加者は発生した自らのタスクを宣言しよう（宣言がない場合はファシリテーターが適切に割り振ろう）
- 次のミーティングのアジェンダを最後に確認しておこう
- タスクは次のミーティングまでに成果物がだせるサイズに分解しよう
ミーティングの終わりには議論の結論や認識を揃え、次回のミーティングまでにやらなければならないタスク・目標・状態などを明確にしておきましょう。そして次のミーティングで何が議論されるかも意識しておけるといいですね。
ミーティング例の紹介は今回で終わりです。ご紹介したものは理想形であって、全てを必ずやらなければならない、というわけではありません。ぜひ、かんたんに取り入れられそうなところから試してみてくださいね！
ミーティング活用サービス SuperGoodMeetings
よりスムーズな定例ミーティングの運用をサポートするため、コパイロツトではミーティング活用クラウドサービス「SuperGoodMeetings」を開発・提供しています。定例ミーティングの進め方、ファシリテーションの仕方などに課題を感じている方は、一度お試しください。
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？