ミーティングを活用してプロジェクトを進めよう！ミーティングの最初にやること編【SuperGoodMeetings活用例02】

2021年4月26日 10:46

ミーティング活用ツール「SuperGoodMeetings」はプロジェクトのマイルストーンとミーティングのアジェンダを可視化し、いまのタイミングで何を検討、決定すべきかを整理できるツールです。

今回は、ミーティング開始時の一例を紹介しながら、最初にやっておくと良いことをご紹介します！

ミーティングの事前準備編はこちら

登場人物　

👨‍🏫　ファシ
🦄　コーディネーター
🖋　レコーダー
🗿　モアイさん
💻　エンジニアさん

いざ、ミーティング開始！

まずはメンバー全員でミーティングでの役割を決めていきましょう。

👨‍🏫 ファシ　今日のミーティングのロールの確認を行います。
目的は、ミーティングを円滑にすすめることで、完了の定義はみなさんが今日のMTGで役割のあるメンバーを理解していることです。
ということで、今日は…🦄さんがコーディネーターで、🖋さんがレコーダーです。よろしくおねがいします！

🦄 コーディネーター　了解。

💻 エンジニア　いま議事録ファイル開くので…（URLをみんなに通知する）ここに議事録を取りますので気になる点がありましたら追記してください。

つづいて、先週1週間でやってきたタスクの進捗や成果物の確認をしていきます。

👨‍🏫 ファシ　ではタスク確認のアジェンダに行きます。タスクを表示してもらって良いですかね。

🦄 コーディネーター　表示しました。

👨‍🏫 ファシ　ではレコーダーの🖋さんから、タスクの進捗確認お願いします。

🖋 レコーダー　それでは先週のタスクを上から確認しますので、それぞれの担当者からの進捗状況の確認をお願いします。最初のタスクは🗿さんお願いします

🗿 モアイ　はい。これは完了していて、今日のアジェンダに相談を入れています。

🖋 レコーダー　次に💻さんお願いします。

💻 エンジニア　これはまだ終わってません。

👨‍🏫 ファシ　とりあえず途中のアウトプットを見せてもらって、次どうするか決めますか。

💻 エンジニア　了解です。ではアジェンダ入れておきます。（自分でアジェンダをSGMsに入れる）

タスクの進捗をふまえ、マイルストーンの見直しや、更新を行います。　　

👨‍🏫 ファシ　ではマイルストーンの確認です。マイルストーンを開いてもらってもよいですかね。

👨‍🏫 ファシ　ありがとうございます。
次のマイルストーンは現状このようになっていて、今日を入れてミーティングが残り3回です。
みなさんマイルストーンの内容できになるところはありませんかね？

🗿 モアイ　自分のタスクを事項して、成果物・目標値の部分がもう少し細かく書けそうになってきました。今日のアジェンダに入れときますね。

👨‍🏫 ファシ　ありがとうございます。ではアジェンダの追加お願いします。
あとは特になさそうなので、マイルストーンの確認を終わります。

スムーズに議論が薦められるよう、このタイミングで話す順番・優先順位を調整します。　　

👨‍🏫 ファシ　では今日のMTGのアジェンダを見てみましょう。この順番ですが大丈夫ですかね？

🗿 モアイ　話す順番としてはこの3番と4番のアジェンダを入れ替えた方がスムースじゃないですかね？あとこの内容だともうちょっと3番のアジェンダに時間が欲しいです。

👨‍🏫 ファシ　そういう感じがしますね。そうしましょう。時間を延ばすと今日の1時間に収まりませんが、どうしましょうか。

💻 エンジニア　マイルストーンを考えると私の5番に入っているアジェンダは今日はなさなくてもよいので来週にスキップで大丈夫です。

👨‍🏫 ファシ　ありがとうございます。ではこれで時間に収まりました。
みなさんどうでしょうか？問題なければこれでミーティングを始めたいとおもいます。

- 役割（ファシ、コーディネーター、レコーダーなど）の確認・任命をしよう！
- タスクリストを表示して、進捗確認をしよう！
- マイルストーンの確認をするときは、変更がないか、あと何回ミーティングができるかを確認しよう！
- アジェンダは議論が進みやすいよう、順番を調整しよう！

ミーティングの開始時に、今回ご紹介したポイントを押さえるようにすると、プロジェクトの進捗状況もわかりやすいですし、参加しているメンバーの認識がそろって議論が進みやすくなります。ぜひお試しください！

次回は実際のミーティングのディスカッション時の例をご紹介します！　お楽しみに！

よりスムーズな定例ミーティングの運用をサポートするため、コパイロツトではミーティング活用クラウドサービス「SuperGoodMeetings」を開発・提供しています。定例ミーティングの進め方、ファシリテーションの仕方などに課題を感じている方は、一度お試しください。

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