1日のタスク管理ってどうしてますか？

タスク管理って難しい…

お久しぶりです。
今日はタスク管理方法についてやっと納得のいく形でものにできたなぁって思うことがったので紹介できればいいなと思います。

正直タスク管理って難しいです。
こまめにできる人とか尊敬します。
でもやっぱり仕事はここまでにしなきゃいけないとか、納期があるとか、
1日なんにも計画がない状態で過ごすとダラダラしちゃうとか。
目標って大事だと思います。
私は今いろいろあって1日を優雅に過ごすことができるんですけど
やっぱり時間に縛りがないとなにから手を付けていいのかわからないし、何をしていいのかもわからないです。
やっぱり1日の目標を作ろうと思ってやってきたことは

・小さなノートにとりあえず思いつく限り書き出すだけ書き出す
・毎朝これだけはやろうとおもったことだけ書き出してみる
・前日の夜に1日のスケジュールをカチッと決めてしまう
・デジタルツールでタスク設定をしてみる
・タスク管理用のアプリを入れてみる

とか、まあこれ以外にもいろいろ手あたり次第にやってみたんです
どーれも合わない！というか疲れちゃう…
これやらなきゃとか使命感が出てしまって続かないし
デジタルにしてみても直感的に操作できないっていうのがネックで本当に続かなかったんです。
そんな私が行きついた方法、それを紹介できればいいなと思っています！

注意ですがこれはオリジナルではありません。
参考にしながら私がやりやすいように改変したものになります。
それでもよければ参考にしてみてください

付箋管理法を採用

私が採用したのは付箋で管理することでした。
この方法は皆さん聞いたことがあると思います。
システム手帳を採用している人は見かけたこともあるんじゃないかなと思います。
タスクを付箋に書き出し、それを移動させることでタスクを管理するという方法です。
結果アナログに落ち着きました私は。
基本的な流れを説明すると

・タスクを思いついたらとにかく付箋に書き出す
・書き出した付箋を優先順位別に仕分ける
・1日の予定をその付箋を使って組み立てる

こんな感じだと思います。
では実物をみてもらおうかなと思います。

やることリスト実物をスキャンしたもの

まずタスクの書き出しです。
上の画像をもとに行っていきます。
これはＡ5サイズの便箋にコピーしたものでデータ自体はCanvaで作りました。細かい作り方が知りたい方はどうぞ遠慮なくおっしゃってくださいね。

まず「思いついたこと」の欄にタスクを書き出します。
使っている付箋はポストイットのスリム見出しです。
とにかくタスクだけ書きます。
例えば、日用品の在庫確認をしなければいけない場合は
「日用品の在庫管理」だけ書きます。
この時に頭ひとつ開けて描くようにします

付箋記入例

この赤い部分は開けて書き出すという意味です。
こんな感じでどんどん書き出すだけ書いて、「思いついたこと」に張り付けていきます。なんにも考えずにとりあえず思いついたら書きます。
書いて貼ってを繰り返しです。

そして次
下の「優先」「融通が利く」「手が空いたら」「その他」に振り分けていきます。
もうその言葉の通りです。
「優先」に優先的にこなしたいタスクを
「融通が利く」に優先的にこなしはしたいけど多少予定をずらせるものを
「手が空いたら」にあんまり急ぎじゃないものを
「その他」上記に該当しない又はまだいつこなすのか決めていないもの
として振り分けていきます。
振り分けが終わればそれの構築を行っていきます。

今日の予定

今日の予定の実物のスキャン

そうして振り分けたタスクを今日の予定として抽出していきます。
やることリストから今日やろうと思うタスクを移動させるだけです。
午前、午後と分けているだけで基本的に細かい時間割はしていないです。
なぜか、それは最初付箋に書き出すときに頭を開けていたことが理由になります。
基本的に時間を決めてカッチリすると息が詰まっちゃうので書かないんですがどうしてもこの時間までに仕上げなきゃいけないとかあると思うんですよね。
例えば12時までに家を出なきゃいけないからこのタスクは11時までに終わらそうとか。
このタスクは10時から開始しなきゃいけないとか
どうしても時間が決まっているものに関しては

時間記入例

先ほど開けておいた場所に時間を記入します。
私は基本的に黒で内容を書くので時間は赤色で書くという風にしています。
こうしておけば時間の管理もできるし、でもカッチリしすぎて息が詰まるっていうのも防げるというわけです。
こうして1日のタスクを整理すれば、1日こう動くかぁとかってに頭が切り替わるのでこうしています。
これが1日の流れです。

固定タスクについて

タスク管理している中で固定でしなきゃいけないものなども存在すると思います。それについてどう管理しているかというと
「1週間やることリスト」と「タスク一時置き場」を使って管理しています。

1週間やることリスト

1週間やることリスト実物のスキャン

まず1週間やることリストですが、曜日ごとにやることを振り分けます。
例えば月曜日は廊下掃除をする日、火曜日はお風呂掃除をする日、水曜日は玄関掃除と買い出しの日という風に曜日ごとに繰り返すタスクをここに書き出します。
このタスクにつかっているのはフィルムタイプの付箋です。メーカーにこだわりはなくかわいいやつを使ってます。
それ以外にも普通に思いついたことで優先で日付が決まっているから1週間の予定としてこっちに移したりもします。
あとは予定として土曜日にするタスクって決まっていたりした場合もこっちに貼っていたりします。
このリストはやることリストとマステで繋げて冊子のような形にして1日の予定を組む時に両方見ながらできるようにしています。
ここに張り出している繰り返すタスクに関しては終わったらこの1週間のやることリストに戻しておきます。

タスク一時置き場

タスク一時置き場実物のスキャン

タスク一時置き場は、1日の予定で終わったけど明日もするタスクだったり、これは毎日するタスクだったりを終わった後保管するようにつくったものです。それはA5サイズのものを半分に切って真ん中でマスキングテープでくっつけて小さな冊子のような形にしています。
あとはもうこれは今日できなくて明日に持ち越そうっておもっているタスクもこれに一時的に保管しています。

これを毎日繰り返すだけです。
まず一時置き場からタスクを移した後にやることリストと1週間やることリストから予定を移して1日の予定を構築する。
これを朝することで1日の動きが安定する。こんな感じで私は管理しています。

ルーティーンも一緒に

タスク管理をするときにルーティーンも一緒に管理したいなとおもってこんなものも作って一緒にしています。

朝と夜のルーティーン実物のスキャン

おでかけ時に確認することリストの一覧実物スキャン

そう…私は忘れん坊です。
すぐ忘れます。なのでこんな感じで朝やること、寝る前にこれチェックした？の確認用を1日の予定リストにマスキングテープでくっつけています。
これはメッセージカードとかにテプラで文字を貼り付けました。
使いたいメッセージカードがあったのでこんな風に作りましたが、名刺サイズで好きなデザインを作ってコピーするとかでもいいと思います。

あとはおでかけセットですね。
家出る前にこれした？家帰ってきたらこれするんだよ。病院セット持った？の確認用に作りました。
1日の予定に外出がつくときはマスキングテープで1日の予定にくっつけます。

こんなタスク管理もありだよね

ゆるーく管理する方法っていくらでもあるけどやっぱり自分にあうものを見つけなきゃいけないんですよね。
これならすごく簡単だし、直感的にタスクの管理ができるっていうのに感動してこの方法を採用しました。
いまでは午前中これやろ～とか午後からこれしなきゃだからここまでこれしよ～とか何となく考えながら動けるようになりました。
別に付箋だけを貼るっていうわけじゃないんです。
ちょっとタスクとして書き出しておきたいなぁと思ったら大きめな付箋やメモ帳に書いてマスキングテープで貼るでもいい。とにかくここに書き出すっていうのが大事。
この形式をとってる人って手帳に挟んでるイメージなんですけど私はこれは手帳に挟んでないです。これはこれで独立して存在しています。
持ち歩いたり出先で確認する場合は出先用に小さなリストを持ち歩いています。需要があれば紹介しますね。

いかがでしょうか？
こんなこんなゆるくてもいいんだって思ってくれたらいいなぁと思い書いてみたのであくまで参考程度に聞いてくださいね。
先人様の付箋管理術のおかげで私はこの形にたどり着けました。
本当に感謝です。
この管理方法について詳しく知りたい方は付箋でタスク管理とか調べてみるといいと思います！
なにかもっとこのことについて知りたいっていうのがあれば教えていただけると幸いです。
今回の記事はここまでそれでは。