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自治会DX化の第一歩はYoutubeとGoogle

Jam

先日、まちづくり系の集まりに参加しました。
そこで「私は〇〇自治会の者ですが、情報を周知させるにはどんなツールを使えばいいですか」と質問する方がいました。
私はマンション管理組合に入る前に、マンションの自治会役員も経験したので、その方の藁にもすがる気持ちが痛いほどわかりました。
しかしその方の「PowePointの使い方もわからないし・・・」という発言に「ん？PPTはいらんよね？」と思いました。
ここでは、私調べで自治会活動に使えるデジタルツールを書きます。

有料サービスの方が便利です

デジタルツールを使い慣れていない方、PC操作に慣れていない方は、有料サービスに課金した方がいいです。
無料のツールを組み合わせるには、
・適切なツールを探して選ぶスキル
・業務に合わせてツールの組み合わせ方を考えるスキル
・ツールの使い方を自力で学ぶスキル
・不具合が生じた時に対処するスキル
などが必要です。
そういうスキルを身につける手間や時間、自分以外の人に教えたり引き継いだりすることを考えると、有料サービスに申し込んで、使い方をユーザーサポートに教えてもらった方が早くてラクです。
特にセキュリティが重要だ！と考えている方は、有料サービスの方がいいです。

それでも無料でするならば

お金を出さないなら、自分で試行錯誤しないとダメです。
世の中には無料ツールがたくさんあるので、自分の団体でやりたいことに合わせて、ツールを探して使って選ぶ、という手間をかけるのです。

この試行錯誤の大きな手順は、以下の通り。
１．Googleアカウントを１つ作る
２．Youtubeで「〇〇の使い方」動画を見まくる、保存する

Googleアカウントを１つ作りましょう

Googleは、無料で使えるサービスをたくさん提供しています。
無料のGoogleアカウントを１つ作るだけで、これだけのことができます。

  • Gメール　メールのやり取りが可能

  • Googleドライブ　クラウド上に無料のファイル保存領域を15GBもらえる

  • Googleスプレッドシート　ExcelのようなWebアプリ

  • Googleサイト　無料でWebサイトを作って公開できる

  • GoogleMeet　オンラインミーティングを開催できる（Zoo,のようなもの）

  • Youtube　多種多様な動画を視聴でき、自分で動画を公開も可能

たとえば自治会役員全員がGoogleアカウントを取得すれば、Gメールで連絡を取り合うことができます。
Googleスプレッドシートで作成した表形式のファイルをGoogleドライブに保存して、みんなで共有できます。
Googleサイトで簡易的にWebサイトをつくって公開できるので、掲示板や回覧板で知らせたい情報をWebで確認してもらえます。

これ以外にも、Googleはたくさんの機能を無料で公開しています。

ツールの使い方はYoutubeで確認

そうはいってもGoogleアカウントの作り方がわかない！という場合は、Youtubeを使います。
Youtube　https://www.youtube.com/　　にアクセスして、Youtubeの検索窓に「Googleアカウント　つくりかた」と入力して検索簿案を押せば、Googleアカウントの作り方動画が山ほど出てきます。

検索結果には、古い動画も含まれます。
「この動画で説明するような画面は出てこないけど？？？」などという場合は、古い動画を見ているかもしれません。
検索するときに「Googleアカウント　つくりかた　2023」のようにして、新しい動画を見るようにするといいです。

Googleアカウントのつくりかた以外にも、Googleドライブの使い方、Googleスプレッドシートの使い方など、様々なツールの使い方はすべて動画で確認しましょう。
動画なら無料で何度でも繰り返し見ることができます。
何度も見たい動画があったら、動画を保存しておきましょう。
「youtube　使い方　保存」で検索すれば、気に入った動画の保存方法の説明動画を見つけられます。

何をどう使うか、自分たちで判断しましょう

自治会でデジタル化をする前に、デジタル化して何をどんな状態にしたいのか、はっきりさせましょう。
特に2つのポイントを明確にすると良いです。
・情報を共有（公開）したい範囲は？
・情報を保存する期間は？

情報を共有する相手が2～3人なら、Googleドライブにファイルを保存し、みんなで共有すればいいと思います。
もっと多くの人、広い範囲で共有したければ、GoogleサイトでWebサイトを作って公開するといいでしょう。
また作成したイベントちらしなどを保存しておけば、翌年同じイベントをするときに、年月日を変えるだけで済みます。
10年20年単位で保存するファイルが大量にある場合は、将来Googleドライブ以外のクラウドファイル共有サービスを検討した方がいいかもしれません。
何をどのような状態にしたいかは団体ごとに異なるので、仲間と相談して判断していくとよいです。

人に背負わせず、みんなでやりましょう

私が自治会の役員をしていたときは、パソコンとか苦手だからほかの人に任せるわ、という人ばかりでした。
でもこれからの日本はデジタル化が進みます。
小学校からプログラミング教育義務化が始まったので、子供たちが大人になる10年後からは、もっとデジタル化が顕著に進むことが考えられます。
人生100年と言われる時代、「苦手だから」で逃げ回っていたら、世の中についていけなくて辛くなるばかりです。
むしろ苦手だという人たちが、いまのうちにみんなでYoutubeを見て、Googleアカウントを作って、みんなで少しずつ使えるようになることを目指せば、無理なくできる範囲で楽しみながら活動できるんじゃないでしょうか。

子どもも大人も巻きこんで、Youtubeを見ながら操作をやってみる会を開きましょう。
大人も子供も混在する、町会のWebサイトを作るチームを作りましょう。
町会名簿だって、町会アンケートだって、無料で簡単に作ることができます。
すごいことを無料で簡単に実現してくれるツールが、日進月歩でたくさんリリースされています。

苦手といって避けるのは、かなりもったいないです。
「誰かに教えてもらわないと出来ない」という固定観念も捨てましょう。
身の回りにあふれている有効な情報を、利用することをみんなで考えましょう。
デジタル化は、本当は楽しいことなんです。

【参考】

  • 東京ホームタウンプロジェクト　

市域の課題解決に、プロボノやボランティアの人に協力してもらえます。
自治会のデジタル化に力を貸してもらった事例もあります。
相談先が欲しい場合に、よいのではないでしょうか。

  • いちのいち　自治会町内会のSNS　

日本全国様々なところで使われているようです。

  • コミュニケーショングループウェア（情報共有）アプリYumicom

町内会費の改修などの機能も付いている模様。有料ですが、こういうのを導入してしまえば話は早いですよね。



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