フロー図

実用

昔々子どもの中学でＰＴＡの会計委員をやっていたとき
バザーの食券の申し込みを取りまとめる作業があったのだが
毎年ひどく時間のかかる面倒な作業だと恐れられていた。

さてその恐るべき作業の内容は
クラスごとに
袋に書かれた注文内容と代金を確認して
それぞれの注文個数を集計し
袋の中の代金を回収して
食券を袋に入れる

だったのだが
毎年合計金額や個数が合わなくなったりして
時間がかかってしまうらしかった。
その中学の保護者はほぼ全員働いていたので会議や作業は夜に行われて先生だけでなくみんな仕事を終えた疲れた体で参加していたので夜に時間がかかる面倒な作業をするというのは大変な負担だったのだ。

作業当日、作業の手順を説明するのが会計委員だったので
引き継いだ手順の説明を前もって読むと・細かく説明してはあるのだが
これではちょとわかりにくいし間違えやすいのでは、と思って考えた。

そこで
ひとつひとつの作業を区切って・手順の流れを示す
という説明図を作ってみた。
ひとつの作業が終わらないうちは
次の作業に手をつけてはイケナイことにしたのだ。
作業当日その説明図を配って手順を説明した。

「みなさん、この手順を守らないと・いつまでも帰れません！」

一つの作業を早く終えたクラスがあっても
すべてのクラスが終えるまで待ってもらって
次の作業の確認を全員でもう一度してから
全クラスで次の作業に取り掛かるという
一見時間がかかりそうなことをやったのだが
何と例年より1時間早く終えることができて
一同喜びの声を上げたのだった。

「手順を区切って流れを示す図で説明したらわかりやすいって言われた」
と夫に言うと
「フロー図描いたんだ」と。
…え？何か凍るの？

こういう手順を示した図をフロー図というのだそうだ。
作業の流れを示すからなんだ。

へええ、そうなんだ。

（そして、ひとつおりこうになったのであった）