社員が無関心な複合機の印刷コストを削減する方法

複合機で印刷するコスト

複合機の契約には様々な種類がありますが、多くの企業が利用しているのはカウンター保守契約です。
この契約では、1枚印刷するごとに「◯円」というように料金が発生します。
まずはこのコスト構造をしっかりと認識しましょう。
（参考：カウンター保守とは？　https://www.sagas.co.jp/guide/copy_hoshu.htm#counter　）

どんな場面で印刷する事が多いか

オフィスでの印刷物には、帳票や見積書、納品書、プレゼン資料などがあります。しかし、紙に残さなくても良い書類を印刷している場面も多々見受けられます。
例えば、パソコンやPDFの画面で確認できる資料をわざわざ紙に印刷していることがあります。こうした印刷の目的を再検討し、本当に必要だったかどうかを見直すことが必要です。

具体的にどのくらいの金額になるのか

例えば上記の「資料」が、1日に10枚、1ヶ月に300枚印刷されているとします。これが10人の社員によって行われると、月間で3000枚の印刷になり、
カラー印刷が1枚15円だとして、合計45,000円のコストが発生します。

さらに、同じような拠点が5箇所あると、月間で225,000円にもなります。

このコストは「社員」のちょっとした工夫で削減できるはずですが、
呼びかけてもなかなか実現しません。
なぜなら、「社員」自身の財布に影響がないため、真剣に対処しないのです。
経費はあくまで「会社のお金」なんですね。

じゃあどうやって削減するか？

答えは「環境」と「仕組み」です。
印刷枚数が減らなくてもコストを抑える「環境」を整え、
印刷物が少なくなる「仕組み」を社内に構築することです。

「環境」を変える

カウンター保守契約がある複合機は、
印刷すればするほどコストが増え、
印刷しなくても月間基本料金がかかります。
事務機器業界にとっては非常に収益性の高いモデルですが、
ユーザーにとっては負担が大きいです。

そこで、我々がおすすめするのは
「カウンター料金がかからない」複合機です。
機器保守にかかるコストを固定額だけ頂き、消耗品も必要な分だけ提供するタイプのものです。
この違いは大きく、経営者や経理・総務担当者にとって大きなメリットとなります。
（参考：これは革命！A3カラー複合機から「カウンター料金」がなくなった！　https://www.sagas.co.jp/sharp/?id=dx20c20#1　）

「仕組み」を構築する

更に印刷枚数を減らすため「PDF DOX for Google」を利用して書類をデータ化し、共有化を進めることで、仲間や取引先との情報共有に紙を使う必要がなくなります。
これにより、社内での印刷コストも大幅に削減できます。
特に社内確認用に印刷していた資料がデジタル化されることで、無駄な印刷を防ぐことができます。

我々の取り組み

なんでこのように、「お客様の印刷コスト＝事務機器販売店の利益」を減らすような提案をするのか？

その答えは
お客様にとって、お得だからオススメする。
ただそれだけの理由です。

私たちは渋谷で創業して以来37年以上にわたり、お客様に「いいね」と言っていただける商品やサービスを提供することをポリシーにしてきました。
複合機に関しても、お客様のニーズに応じた最適な機器を提供してきました。
今回、新たにPDF DOXという便利でコスト削減にもなるサービスを提供し、改めて低コストの「カウンター料金がかからない複合機」を提案します。
独自の営業スタイルで活動する弊社だからこそ、おすすめできる複合機です。

ぜひ、PDF DOXおよび「カウンター料金のかからない複合機」について詳しくご覧いただき、ご興味があれば弊社スタッフまでお気軽にご相談ください。

PDF DOXは今なら最大2ヶ月無料でお試し頂けます！

PDF DOXは今なら最大2ヶ月間、無料でお試しいただけます。詳しくは弊社担当スタッフまでお気軽にお問い合わせください。

このような取り組みで、貴社の印刷コストを効果的に削減し、経営効率を高めることが可能です。ぜひご検討ください。

総括

ここまでご紹介しました通り「社員」のコスト意識を変えることは簡単ではありませんが、環境と仕組みを整えることで、無駄な印刷コストを大幅に削減することができます。
「カウンター料金がかからない複合機」と「PDF DOX」を導入することで、社員の印刷習慣に左右されることなく、効率的にコストを抑えることが可能です。
経営者や運営者にとって、これらの取り組みは会社全体の経費削減に直結し、持続的な成長を支える重要なステップとなるでしょう。ぜひこの機会に、当社のソリューションをご検討ください。