【人材紹介×ChatGPT企画/第9回】人材紹介企業の組織拡大期に発生する課題と解決策をChatGPTに聞いてみる（1→10人フェーズ編）

お世話になっております。VINCEREの塚原です。

ここ2回、当ブログではAIやその他最新技術では解決できない人材紹介企業の”人の課題”について、ChatGPTを使って深ぼってきました。
今回も、人材紹介企業の社長様・マネジメントレイヤーの方へのヒアリングを通して判明した課題について調査していきたいと思います。

これまでの2つに負けず劣らずよく聞くのが「組織拡大の弊害が各方面で出てきてる」という課題です。
好調な業績を背景に人員を増加し、さらなる事業の拡大に取り組むのは企業としては喜ばしいことですが、一方で組織的な問題をまったく起こさずに人員を順調に増やしていける企業というのはなかなかないでしょう。

私自身、前職のスタートアップでは社員20名未満の状態から会社にジョインし、2年後に120名に拡大するまで勤め上げた経験がありますが、その時の組織に発生する課題とそれを解決しようとした経営陣・マネジメントレイヤーの努力は尋常でないものがあり、当時の体験は今でも私の貴重な財産になっています。

今回は、そういった私の経験も踏まえながら、例によってChatGPTを用いてこの課題を深堀ります。

直近で組織拡大中の会社の方にとってはまさに喫緊の課題でしょうし、今後拡大のビジョンを描いている企業様にとっても起こりうる事態への事前準備としてきっと有益と思いますので、ぜひ御覧ください。

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ポイント：組織フェーズごとの違い

ちなみに、個人的な経験から申し上げると、組織拡大にもいくつかのフェーズがあり、とくに人数によってかなり課題の種類が異なってきます。

一般に、管理職1名に対して部下は5−8名が管理可能な妥当な人数と言われており、前職でもそのことはよく耳にしたのですが、もう少しわかりやすくして以下の観点で今シリーズでは「1→10名」「10→30名」「30名→100名」の3回に分けてブログを書いていきます。

課題のブレスト

まずは以下のプロンプトを入れてみます。

【人材紹介企業における、組織拡大時に発生する課題とその解決策を調査しています。
社員1人（社長のみ）→10人に拡大する際に発生しやすい課題と、その解決策をいくつかリストアップしてください。
その際、経営レイヤー、マネジメントレイヤー、現場レイヤーなど組織内の階層に応じて発生する課題の違いに留意してください。】

ChatGPTの回答がこちら。

社員が1人（社長のみ）から10人に拡大する際に発生しやすい課題とその解決策について、
組織内の階層（経営レイヤー、マネジメントレイヤー、現場レイヤー）ごとに検討します。
具体的な事例は提供されていませんが、一般的な組織拡大の課題と解決策について. 述べます[3]。

1. 経営レイヤー（社長）
課題: 
ビジョン・方針の共有、組織運営の計画と実行、人材マネジメントの適応
解決策: 
明確なビジョンと戦略を設定し、これを組織全体と共有する。
また、人材マネジメントにおける評価基準や報酬体系を明確に設定し、適切に運用する。

2. マネジメントレイヤー
課題: 
リーダーシップの不足、チーム運営の難しさ、新人・若手の立ち上がりの遅れ[2]
解決策: 
マネジメント層の教育とトレーニングを実施し、リーダーシップを強化する。
また、新人・若手に対する教育体制を整備し、早期の立ち上がりを促進する。

3. 現場レイヤー
課題: 
プロセスの標準化や役割分担の不明確さ、スキルの偏り、コミュニケーション不足
解決策: 
業務プロセスを明確に標準化し、各員の役割と責任を明確にする。
また、スキルの偏りを避けるための教育やトレーニングを実施し、
コミュニケーションを促進するツールや手段を提供する。

全ての階層において、社員間のコミュニケーションの促進と役割の明確化が
重要なポイントとなります。また、各階層に適した教育とトレーニングを実施し、
必要なスキルと知識を提供することも重要です。

具体的には、経営レイヤーでは経営戦略の設定や
適切な人材マネジメントの方針を明確にすることが求められます。

マネジメントレイヤーではリーダーシップの強化と新人・若手への教育を、
現場レイヤーでは業務プロセスの標準化とスキルアップのための教育を重視すると良いでしょう。

また、組織の規模が大きくなるにつれて、個々の社員が自身の役割を理解し、
責任を持って行動できるようにすることも重要です。
そのためには、組織のビジョンや戦略を明確にし、
それを全員が理解できるように共有することが必要です。

さらに、定期的なフィードバックとコミュニケーションを通じて、
社員が自身の業績を把握し、成長できる環境を整備することも大切です。
これにより、組織の一員としてのアイデンティティを強化し、
モチベーションを維持することができます。

以上のような解決策を適切に実施することで、組織拡大時に発生する課題を克服し、
健全な組織運営を実現することが可能になるでしょう。

経営、マネジメント、現場それぞれに重要な課題と解決方法の一般的な内容は得られたかと思います。

経営レイヤーの課題はビジョン、経営戦略、人材マネジメントというところですが、そもそも経営レイヤーは自社課題に対して自主的に動くことが前提なのでここは省略します。

「教育・トレーニング」に絞って深堀る

どちらかというと、重要なのはマネジメント・現場に共通する「教育・トレーニング」の部分でしょう。人数が少ない段階では両階層の課題解決を経営層がやる必要があるため、ここを深ぼります。

【教育とトレーニングが重要なことは理解しました。ただ、企業規模が小さいゆえになかなか教育に回せるリソースがないことが想定されます。
その場合、実際の業務を通じて上記のような課題ができるだけ顕在化しない、致命傷にならない範囲に留めるためにはどのような施策が有効でしょうか。いくつかリストアップして教えてください。】

小規模企業でも効果的な教育・トレーニングを実施するためには、以下のような施策が有効です：

オンジョブトレーニング（OJT）：
実際の業務を通じて、スキルや知識を身につけさせる方法です。
指導役の社員が、新入社員や職務変更した社員に直接指導を行います。
小規模企業では、資源が限られているため、OJTは非常に効果的な手段です。

クロストレーニング：
異なる職務や役割を理解するために、従業員が他の部門やチームで働く機会を提供することです。
これにより、視野が広がり、企業全体の業務運営について理解を深めることができます。

メンターシップ：
経験豊富な社員が新しいまたは経験の少ない社員に対して、
業務に関する指導やアドバイスを提供することです。
これは、経験と知識の伝達を助けるだけでなく、社員間の強い関係を築くのにも役立ちます。

自己学習の推奨：
自己学習を奨励することで、社員の成長とスキルアップを促進します。
オンラインコースやウェビナーなどのリソースを提供し、
それらを活用するための時間を設けることが可能です。

定期的なフィードバックとレビュー：
定期的なパフォーマンスレビューを通じて、社員の強みや改善すべき点を特定し、
それに基づいたフィードバックを提供します。
これにより、社員は自分がどのようにパフォーマンスを改善できるかについての
明確な理解を得ることができます。

以上の施策は資源が限られた状況でも実施可能で、
効果的な教育とトレーニングを通じて、
社員のスキルアップや企業の生産性向上につながります[3]。

OJTは良く聞く施策ですが、個人的には実質的にトレーニングというより単にいきなり現場に投入されるだけのケースが散見されるように思います。
OJTを導入する上での課題と、その解決策について深ぼります。

【OJTは企業にとっての一般的な打ち手と理解していますが、実質はトレーニングになっていないケースも多いように思っています。
OJTを導入する上でよく発生する課題と、その有効な解決策について教えてください。】

OJT（On-the-Job Training）は実際の職場で行われる教育・トレーニングの一種で、
新たに職場に配属された人や新しい職務を担当する人への教育、スキルアップを目指す方法です。

しかし、確かに正しく行われない場合、OJTは単なる仕事の遂行となり、
トレーニングとしての価値を失うことがあります。以下にOJTでよく発生する課題と、
その解決策.をいくつかリストアップします。

1. 指導力の不足: 
OJTは上司や先輩が直接指導を行いますが、
全ての上司や先輩が優れた指導者であるわけではありません。
指導能力が不足していると、新入社員は必要な知識やスキルを十分に学べない可能性があります。

解決策: 
指導者向けのトレーニングを導入し、指導者自身が教育方法や
コミュニケーションスキルを学ぶようにすることです。
指導者が教育者としての役割を理解し、その役割を果たすためのスキルを持つことが重要です。

2. 時間の不足: 
日々の業務に追われ、OJTに必要な時間を割くことが難しい場合があります。
この結果、OJTが適切に行われず、新入社員のスキルアップが遅れる可能性があります。

解決策:
 OJTを計画的に行い、トレーニングに必要な時間を事前にスケジューリングすることです。
また、業務と教育のバランスを見直し、新入社員が学ぶ時間を確保することも重要です。

3. 組織的な支援の不足: 
OJTは個々の上司や先輩の指導に依存することが多いですが、
組織全体としての支援体制が不足していると、OJTの効果は限定的になります。

解決策: 
組織全体でOJTの重要性を認識し、新入社員の教育を全員でサポートする体制を
作ることが求められます。具体的には、上層部からのサポートや
メンターシップ制度の導入などが考えられます。

4. 評価制度の不備: 
OJTの成果を評価し、フィードバックするシステムが不十分な場合、
新入社員は自分がどれだけ進歩しているのか、
何を改善するべきなのかを明確に把握することが難しくなります。

解決策: 
新入社員の進捗を定期的に評価し、具体的なフィードバックを提供するシステムを
設けることが重要です。また、これにより新入社員のモチベーションを維持し、
必要なスキルの獲得を促進することができます。

5. 研修内容の適切さ: 
OJTでは、新入社員が必要とするスキルや知識を習得できるように、
研修内容を適切に設計することが求められます。
しかし、指導者の理解や視点だけで研修内容を決めると、
新入社員のニーズを見落とす可能性があります。

解決策: 
新入社員自身の視点を取り入れて、彼らが何を学びたいのか、
何が必要なのかを理解し、それに基づいてOJTの内容を設計することが求められます。
また、定期的なフィードバックや自己評価を通じて、研修内容を見直し、改善することも重要です。

以上のような課題と解決策を踏まえて、企業はOJTを有効に活用し、
新入社員のスキルアップと成長を促進することができます。

OJTについては理解が深まったかと思います。
また上のリストの中で、メンターシップ制度の有効性は個人的に前職での経験から感じているので、ここを深ぼりたいと思います。

【メンターシップの制度について、指導やアドバイスの提供が有用なことは理解していますが、組織として施策を仕組化する上で重要になる具体的な施策を教えていただけますか。】

メンターシップ制度を組織で導入し、効果的に運用するためには以
下のような具体的な施策が有効です：

1.メンターの選定: 
メンターには組織や業界における広範な知識と経験が求められます。
さらに、指導者としての資質（コミュニケーション能力、問題解決能力、教育的スキルなど）も
重要です。また、メンターがメンティーのキャリア目標や個人的な目標を理解し、
支援する意欲があることも必要とされます。

2.メンターのトレーニング: 
メンターが効果的な指導を提供するためには、
メンターシップに関するトレーニングが重要です。
コーチングスキル、フィードバックの与え方、メンティーのニーズを理解する方法などを
研修することが有用です。

3.明確な目標設定: 
メンターとメンティーが共有する明確な目標を設定し、
その進捗を定期的に評価するシステムを設けることが重要です。
これにより、メンターシップが具体的な成果をもたらすものとなります。

4.定期的なミーティング: 
メンターとメンティーが定期的にミーティングを行い、進捗を確認し、
問題を解決し、新たな学びの機会を探ることが有効です。
これにより、メンターシップが活動の一部となり、成果を最大化することができます。

5.フィードバックと評価: 
メンターとメンティーの関係や進捗を定期的に評価し、
フィードバックを提供するシステムを設けることが重要です。
これにより、メンターシップの質を維持し、必要な改善を行うことができます。

これらの施策を通じて、組織はメンターシップ制度を効果的に運用し、
メンバーのスキルアップとキャリア成長を支援することができます。

まとめ

以上のように、課題と施策について調べてきました。
いずれの施策も有効ではありつつ、実際に実行しようとすると大変な部分も多々あり、なかなか一筋縄ではいかないところです。

それだけに、やはりChatGPTによる事前のブレストや発生しうる課題の確認は重要だと考えていて、当ブログがその一助になればこれに勝る喜びはありません。

次回ブログではは【10→30人】の組織拡大について深ぼっていきます。
それではまた。

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