オンラインイベントで実感！リスクマネジメントの大切さ

先日、自社の配信システムを利用したオンラインイベントがありました。
私は運営のサポートで登壇いただいた担当者様の写真を載せたエンドロールの作成担当でいわばイベントの大事なオーラスになるもの...その作成の最後に起こった出来事を書きます。

前準備

たまたま案件も手すきになったところで声をかけていただき、私が参加したエンドロール作成班は私を入れて３人。
エンドロールは動画ですが元となるのはパワポ。そのパワポを私に声をかけてくれた方が当日までに音楽や文字入れを行って作成いただきました。
キャプチャ班がセッションの様子を撮影した画像を作成班(私たち)がそのパワポに貼り付け、動画形式で出力、最後に配信班に渡して配信してもらう、という流れで作成する手はずでした。
準備段階では
配信システムの画面から登壇者の配信を切り抜く手順
画像を組み合わせる手順
パワポに画像を貼り付ける手順
といった当日の作業はほぼ全て手順化しておき、分担作業で進めるものの、２人のうち片方にトラブルが発生しても残りの１人で全作業が進められるよう準備をしていました。というのも運営自体は東京で行われており、私は札幌からリモートでのサポートに入ることになっていたためです。
登壇する方々がどのような画面構成で発表してくるかが当日まで分からない、という懸念点はありましたが、想定外をどれだけ想定内にできるか、考えられることは３人で相談し、解決策を練っておきました。
残念ながらパワポを作っていただいた作成班の１人は通常業務で参加できず、当日は２人だけで臨みました。

当日・想定外その１～前提が覆えった配信画面～

最初のセッションは対面形式のため、登壇者の顔映りも良く、複数の登壇者の画像も組み合わせてきれいなスライドになったものの、次のセッションからトラブルの連続でした。
私も序盤は余裕があったのでセッションを観に視聴画面を開いたのですが、登壇者の顔がでない、セッションの画面に対して登壇者の顔が映る枠が小さい等々キャプチャ班の悲鳴が聞こえてきそうなくらいセッションによって配信の画面構成がバラバラでした。ちなみにセッション自体は５つのチャンネルで別々に進行していたため、この直後から画像の編集でてんてこ舞いになりました。

当日・想定外その２～スムーズ過ぎた進行～

最後のセッションの編集も終わり、エンドロールの作成もほぼほぼオンスケで残すのは動画出力の作業のみ、というところまで来たとき、配信班の方からチャットが来ると同時に東京の方の作成班の通話越しに会話が聞こえてきました
配信班「予定より早めにエンドロール流すことになるかも、けっこう巻きで進んでいるからあと10分くらいで欲しい」
作成班「あと出力だけなんでぎりぎり間に合う..はず」
配信班「間に合わなかったらエンドロール無しね(汗)」
作成班「え゛!!!」
序盤なんだかんだあったイベントも運営陣の切り盛りでうまく進んだうえに最後の挨拶も短く終わったために予定より早くイベントが終了する、との連絡でした。

当日・最後の最後で

その後、急いでパワポ全体の最終確認を実施した後、一緒に作業していた東京側の作成班の人が動画を出力しながらぽつりとつぶやきました。
「この出力が失敗したらもう間に合わないよね…。失敗したら今日いないもう１人の作成班の人もキャプチャ班の人たちの頑張りも無駄になっちゃうんだよね…そんなの絶対嫌だよね」
この呟きを聞いた私は即座に自分のローカルに同じパワポで動画出力のボタンを押していました。
東京側でうまく出力できていたならそれでOK。でも万が一失敗したら？そう思った瞬間動いていました。
待つこと10分。
東京側から悲痛な声が届きました。
「出力失敗しました、って出た…このフォルダには保存できませんって…もう一度やるからなんとかオンスケまで時間持たせてって配信班に言ってくる！」
ほぼ同時に私の方でも出力が完了したのを確認して私は迷わずオンラインストレージに格納し、配信班に連絡を入れました。
「出力できました、確認お願いします」
時間は巻きで、と伝えられてから１０分をわずかに超えていました。
ダメ元で連絡を入れましたが、配信班からリアクションはなく、私もダメだったか…と諦めた時、スピーカーからエンドロールのBGMが聞こえてきました。
格納したと連絡して１分も経っていなかったので耳を疑ったのですが、後から聞いた話によると配信班の人もオンラインストレージにかじりついてもらっていたそうで、一旦イベント中止の表示を出したものの、東京側の作成班の方が運営本部に直訴してOKが出たのを見た瞬間にすぐ表示を切り替えてエンドロールを配信してくれたそうです。

振り返って

今振り返るとあのタイミングで行動を起こせたのは
「万が一を防ぎたかった」
これに尽きると思います。
色々理由は思いつきますが、結局はこれに行きつきます。
この話をある人にしたら「リスクマネジメントの真骨頂じゃん！ファインプレーだよ！」と言ってもらいましたが、行動を起こせたのはここ１年の学びがあってのことです。
それに最後にエンドロールを流せたのは運営本部と配信班の協力があったからこそ。周りの優しさにも恵まれていたと思います。
運営に参加して本当に良かったです。(来年もやりたい)