【書評】仕事が速い人はどんなメールを書いているのか 3つのポイント
「メールが多すぎて、他の仕事に手が回らない」
「どう返信すればいいのか、悩んでしまう」
「新着メールが届くと、ついつい気になってしまう」
みなさんは、仕事の中でこんな問題にぶつかったことはないでしょうか。
私たちが扱うメールの数は、日々増え続けています。
その一方で、１通１通に対しては、スピーディーで質のよいやりとりが求められています。
もちろん、質を上げたければ時間を存分にかければいいのですが、それでは他の仕事をする時間が確保できません。
だからといって、用件のみを伝える事務的なメールばかり送っていれば、冷たい印象を持たれてしまいます。
もしかしたら、相手を怒らせてしまうかもしれません。
このジレンマを、どう解消すればいいのでしょうか？
著者の平野さんは
どうすれば１秒でも速く処理できるか。
やりとりを１回でも減らすにはどうしたらいいか。
そんなことを常に考えていたそうです。
結果、今では１通あたりの処理時間を１～３分に縮められるようになったそうです。
そして、ちょっとしたコツを知るだけで誰でもできるようになるとも本書で述べています。
そしてその、コツとは、１万通を超えるメールの添削から導き出されたものでその信頼性は非常に高いものです。
以降では、いくつかそのコツをご紹介します。これを実践するだけでも、メールの時間をそれなりに削減することができるはずです。
ぜひ、試してみてください。
この本の全体像
この本の目次は以下の通りです。
はじめに 仕事が速い人のメール発想
１.メールが速い人は仕事も速い？
仕事が速い人の発想①「主導権」を握る
仕事が速い人の発想② ムダなことを排除する
仕事が速い人の発想③ 優先順位をつけない
仕事が速い人の発想④ 相手の思考を先回りする
仕事が速い人が気をつけている ５つのポイント
２.目的を意識しながら書く
すべてのビジネスメールには「目的」がある
「目的」を伝えるために必要な６Ｗ＋３Ｈ
メールを送る前にシナリオをつくる
先回り力を駆使してメールを書く
一番効果的なタイミングでメールを送る
一度口にした約束を軽く扱わない
間違いを恐れないで送信する
３.ビジュアルを工夫して読ませる
選ばれるのは読めるメール＆読みたいメール
ブロック化・空行で本文を美しく整える
箇条書きで相手の理解度をアップさせる
７つの要素を意識してメールをつくる
「なぜ、このメールを送ったのか」を先に書く
文章をできるだけコンパクトにする
４.確実に返信を受け取る
めんどくさそうなメールには返信をしてもらえない
面識がない人に送るメールは〝ラブレター〟のように書く
まずは自分から相手のファンになる
件名に開封したくなるキーワードを入れる
「逃げ道」を用意して催促メールを送る
期限を１秒でも遅れたら問い合わせる
相手の感情を大切に受け止める
５.相手の心に刺さる言葉を使う
言葉で相手の心を動かす
使えるフレーズはストックしておく
ネガティブフレーズをポジティブフレーズに変換する
ムダな前置きはカットする
「お手すきのときに」という配慮は必要ない
「させていただきます」を徹底排除する
安易に「思います」を使わない
３つのポイントでケンカ腰の相手をいなす
聞きづらいことをあえて聞く
言葉のレベルを意識する
６.メールの処理時間を削減する
４つのアプローチで処理時間を減らす
すべてのメールに即レスする
処理できないときはメールのチェックをしない
即レスできないメールはいったん受領の連絡をする
部分引用を使って素早く返信する
ＣＣは必要最低限にする
あえてメール以外の連絡手段を使う
単語登録でスピーディーに入力する
テンプレートを１２０％活用する
キーワードを拾って速読する
まずは第1章で仕事が速い人の考え方/マインドを解説し、その後第2-6章で具体的なテクニックの話をしています。
仕事が早い人のメールの3つのポイント
主導権を握る
主導権を握るとは、積極的にコミュニケーションをとっていき、仕事が先に進むように先手を打っていくことです。
相手の思考を先回りして考え、早めのアクションを打つことで仕事は驚くほどスピーディーになります。
例えば、電気屋さんでパソコンを買おうと思っていた際に店員さんから「何がお探しですか？」と聞かれたらあなたはなんで答えますか？
店員さんは以下のようなことを色々と聞きたいはずです。
買う気の有無
予算
メーカーの好みの有無
デスクトップ型？ノート型？
パソコン知識のレベル感など
そこを先回りして、
「今使っているのがデスクトップなので、持ち運びに便利なノート型を探しています。予算は最大25万円くらいに抑えたいです」
と伝えたらどうでしょう？
店員さんはアドバイスしやすいですし、結果として買い物の時間も短くなります。
これが相手の思考を先回りして考え、早めのアクションを打つと言うことです。
メールでも同じで、相手から出る可能性が高い質問については先に触れておくことで、無駄なメールのやり取りを減らすことができます。
ビジュアルを工夫して読ませる
突然ですが、あなたはこのようなメールを書いてしまっていませんか？
お世話になっております。○○株式会社の○○です。先ほどはお電話ありがとうございました。△△様のご要望に合った研修をご提供することは十分可能です。ただ、会場の都合上、制約も多いので、何を準備すればいいのか、改めてご相談させてください。お打ち合わせはx月x日13-14時まででお願いいたします。貴社へ伺います。お打ち合わせでは、弊社の研修内容と検収実績についてご紹介させていただきます。ご不明な点がございましたらお気軽にご連絡ください。よろしくお願いいたします。
さすがにこれは極端としても非常に読みづらいですね。
一方で、仕事ができる人は、メールの見た目にもこだわります。
なぜなら、人が「読みたい」と感じるかどうかは、１行の文字数やスペースといった「視覚的な要素」に大きく影響されるからです。
具体的には以下のような方法で美しくすることができます。
一行空きで本文を美しく整える
箇条書き
メールの構成要素を整える
実際にこれらを駆使すると以下のようにかなり読みやすくなります。
お世話になっております。
○○株式会社の○○です。
先ほどはお電話ありがとうございました。
△△様のご要望に合った研修をご提供することは十分可能です。
ただ、会場の都合上、制約も多いので、何を準備すればいいのか、改めてご相談させてください。
来月のお打ち合わせについてご連絡いたします。
日時：x月x日13-14時
場所: 貴社
内容: 弊社の研修内容と検収実績についてご紹介
ご不明な点がございましたらお気軽にご連絡ください。
よろしくお願いいたします。
ビジュアルを工夫して読みやすくする。これも大事なメール術です。
確実に返信を受けとる
「メールを送ったのに、いつまで経っても返信がこない……」
そのせいで、足踏みを強いられて、仕事が前に進まない。
そんな経験はございませんか？
本書では、そうならないために相手が「このメールは返信しなければならない」と思うようなメールを送るための心構えやテクニックを紹介しています。
面識がない人へのメールは”ラブレター”のように書く
自分から相手のファンになる
件名に開封したくなるキーワードを入れる
”逃げ道”を用意して催促メールを送る
期限を1秒でも遅れた問い合わせる
選択肢を示して返信を誘導する など
ここでは詳細の解説は避けますが、これらのテクニックやマインドをもってメールを送れば、今以上に確実にかつ素早く返信を受け取ることができるようになるはずです。
まとめ
本書では、メールに関して多くのテクニック/マインドを示していますが、その一部について紹介させていただきました。
筆者は最後に以下のようにコメントしています。
このテクニックを使えば、１日30分は確実に時間を短縮できます。１年間に２５０日働くとすると、１２５時間（約15営業日）の削減が可能になるわけです。
さて、問題は、この時間をどう使うのか？ もちろん、本来やるべきメール以外の業務に充当するのもいいでしょう。 資格や語学の勉強など、自分自身に投資するのもいいかもしれません。あるいは、家族のもとに早く帰るなど、よりよい生活を送ることに使ってもいいのです。 いずれにせよ、取り戻した時間を有意義に使ってください。
本書を読むことで、メール業務で今まで失ってきた時間を取り戻し、取り戻した時間を有意義に使えたら最高ですね！！
最後までお読み頂き、ありがとうございました!
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